新時期高校檔案數字化管理的現實意義探析

文/浙江科技學院檔案館 徐秀娟 王宇晴

新時期高校檔案數字化管理的現實意義探析

文/浙江科技學院檔案館 徐秀娟 王宇晴

在大數據時代，信息量暴增，隨之而來的是越來越多的信息資料，而對于高校檔案工作來說，傳統的管理方法已經無法適應發展的需求，檔案數字化管理已成為必然。因此，新時期高校必須順應發展趨勢，認知檔案數字化管理的意義，加強檔案數字化管理。

高校檔案；數字化管理；現實意義

伴隨著大數據時代的來臨，社會經濟發展對高校檔案管理工作也提出了更高的要求，檔案管理工作對于高校的發展有著非常重要的作用。然而，當前高校檔案管理工作中存在著諸多問題，制約著高校檔案管理工作的進一步發展。

一、高校檔案管理過程中存在的主要問題

（一）高校檔案管理基礎設施相對落后。高校檔案管理基礎設施相對落后主要體現在以下幾個方面：1.由于高校檔案中包含不同種類的檔案資料，因此管理時需要大量的專門檔案盒以及檔案柜，但是學校往往在這一方面的經費投入較少，管理設備缺失，從而導致檔案材料丟失，材料堆積；2.現代化的技術管理設備配置不到位，專門檔案室空間狹小，常年失修，缺乏防盜、除塵、防火、防漏、防有害生物的必要保護設施；3.沒有建立相應的數據庫，不利于高校檔案的管理。

（二）高校檔案內容缺乏完整性。高校檔案內容缺乏完整性主要體現在：1.高校開設的課程門類繁多，且教學活動本身是一個動態的過程，教學效果易受到師生情緒的影響，種種因素造成教學檔案具有多樣性、分散性和易變性等特點，這些特點不利于檔案的齊全收集、集中歸檔與規范管理。2.教學檔案直接來源是教師的教學成果，這使得部分教師對教學檔案的上交有抵觸心理，上交不積極或上交材料不齊全，甚至將一些檔案材料據為己有，導致部分教學材料不能完整地收集起來，缺乏完整性。

（三）紙質檔案保護、查找、共享難以實施。在傳統的檔案管理中，紙質檔案給檔案管理帶來了很大的不便。1.高校檔案眾多，頻繁查詢及借閱紙質檔案，經常出現檔案丟失、丟頁、頁面污染等情況；2.紙質檔案查找起來非常不容易，如果需要批量查找更是十分困難，并且查找出來的檔案還要放回原處，否則會給下次的查找造成更大的困難；3.由于高校檔案的內容包含的比較廣泛，像重點學科及課題跟蹤檔案以及文獻典藏檔案和借閱檔案，如果需要查詢檔案，就必須到檔案管理處來，并由檔案管理處工作人員協助查找，這種低效的重復勞動不利于高效辦公，降低了工作效率。

二、新時期高校檔案數字化管理的現實意義

（一）高校檔案智能化管理，有利于提高辦公效率。借助檔案管理系統進行智能化管理，可使檢索編碼自動生成，提高辦公效率。1.辦公人員可以實現遠程操作，彌補以往的傳統辦公條件空間和時間的局限性。掃描、壓縮、轉化原始材料大大減少了人工操作的工作量，并將失誤率降至最低，能夠將珍貴材料及時、準確地保存。2.將檔案借閱或者翻閱記錄錄入電腦，能夠及時提醒管理人員，避免檔案遺失，實現快捷管理，提高辦公效率。檔案數字化代替原來的紙質檔案使用，使文件不再受“孤本”限制，該文件可以提供給所有需要的人使用，數字圖像文件異地轉移，使異地存取使用可通過計算機網絡得到實現，極大地提高了辦公效率。3.為了保證數字檔案的兼容性和規范性，必須根據高校的實際情況，制定統一的格式標準和檔案管理業務規范，使檔案智能化管理在實際應用中少走彎路，以保證檔案管理軟件的有效運行，提高辦公效率。

（二）高校檔案數字化管理，有利于拓寬資源建設途徑。

高校檔案數字化管理，有利于資源建設途徑的拓寬。1.高校檔案可借助于檔案管理系統進行數字化管理，將檔案數字化處理并錄入系統，運用先進的計算機技術，建立相應的提交檔案信息的系統，這有利于檔案的齊全收集、集中歸檔與規范管理。2.高校應遵循開放性原則，將數字化信息資源對外開放，讓學生或者公眾在數字資源中查詢并自愿提交有用信息資源，提高共享程度，拓寬資源建設途徑。3.對于部分教師對教學檔案的上交有抵觸心理，上交不積極或上交材料不齊全的情況，可以運用計算機技術，通過軟件管理系統對其進行統一的提醒、督促及審查，督促其完整上交教學材料，以確保教學材料能完整地收集起來，保證其完整性。

（三）檔案數字化網絡系統，有利于實現資源保護共享。

數字化管理是建立在計算機快速發展的基礎上，摒棄了傳統管理方式和檢索方式的煩瑣，安全性、通用性得到很大程度地提升。1.建立安全技術防范系統，積極應用各種先進的計算機加密、防入侵等技術。對重要的電子檔案，不但要同質備份，而且要異質備份，及時轉換成微縮品，以確保它們長久可讀。2.教學檔案數字化管理可借助網絡平臺實現整個網絡內部信息資源共享，管理和檢索檔案信息不受辦公地點和辦公時間的限制，使檔案信息的利用更加便捷，擴大范圍，使應用范圍、應用人群更加廣泛，而且有利于實現資源的保護、查找。3.人們在共享資源的使用過程中，可以不斷了解到當前使用的數據庫缺點，取長補短，不斷改進和更新數據庫管理系統，使檔案數字化管理日益成熟完善，并且定期整合高校產生的教學信息資源，確保具有歸檔價值的信息能夠及時數字化歸檔。

三、結束語

綜上所述，新時期高校檔案管理面臨的諸多問題，嚴重制約了高校檔案管理的效率。因此，要想使高校檔案管理更快更好，必須使高校檔案智能化和數字化管理，提高辦公效率，拓寬資源建設途徑。同時，認識到檔案管理對高校工作的重要性，大力推動高校檔案管理的數字化發展，對構建和諧的高校環境和和諧的社會環境也有著巨大的意義。

［1］王翠紅.實施檔案數字化管理的幾點思考［J］.檔案管理，2013（09）：115-117.

［2］王靜.對檔案信息安全體系建設的幾點思考［J］.東方企業文化，2014（02）：108-120.