淺析做好企業(yè)檔案管理工作

文/渤海裝備新世紀(jì)公司 楊麗艷

淺析做好企業(yè)檔案管理工作

文/渤海裝備新世紀(jì)公司 楊麗艷

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)對檔案管理工作也加強(qiáng)了重視，檔案管理是企業(yè)重要資源管理的核心，關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展，也影響著企業(yè)的整體發(fā)展水平。因此，要想做好企業(yè)檔案管理工作，必須結(jié)合企業(yè)實(shí)際，不斷創(chuàng)新與改革。本文簡述了企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀，針對存在的問題，結(jié)合實(shí)際工作提出具體的解決措施，對提高企業(yè)檔案管理工作有著重要意義。

檔案管理；企業(yè)；發(fā)展；創(chuàng)新

一、前言

對于現(xiàn)代企業(yè)而言，檔案是企業(yè)的主要有價(jià)資產(chǎn)，承載著企業(yè)的各方面信息，記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程及各發(fā)展階段的情況，也積累著企業(yè)發(fā)展的寶貴經(jīng)驗(yàn)，是企業(yè)生存與發(fā)展的重要基礎(chǔ)。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的深入發(fā)展，企業(yè)必須依靠不斷改革與創(chuàng)新，為實(shí)現(xiàn)全面性的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，不斷促進(jìn)企業(yè)的整體發(fā)展水平。因此，企業(yè)應(yīng)該以創(chuàng)新與改革為基礎(chǔ)，不斷提高企業(yè)檔案管理水平，從而促使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

二、企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）思想觀念陳舊，綜合素質(zhì)不高。當(dāng)前，許多企業(yè)雖然認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)了管理設(shè)施的投入，但是缺乏高水平的專業(yè)人才。大多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員存在文化素質(zhì)不高、思想觀念陳舊、創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)等問題，同時(shí)，企業(yè)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度不高，導(dǎo)致其積極性不高，綜合素質(zhì)普遍較低。制約著企業(yè)檔案管理水平的提高。

（二）制度不夠健全，管理模式落后。企業(yè)檔案管理制度直接關(guān)系著企業(yè)綜合管理水平的高低。比如很多企業(yè)的檔案收集制度、保管制度、借閱制度以及保密制度等存在不完善的問題，有的企業(yè)管理制度執(zhí)行力度不強(qiáng)，規(guī)范性不強(qiáng)，這就在很大程度上損害了企業(yè)檔案的真實(shí)性以及其利用價(jià)值。目前，大多數(shù)企業(yè)仍采用的是傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式，檔案管理不夠集中，也加大了查閱難度，也無法進(jìn)行有效整合以及統(tǒng)一的科學(xué)規(guī)劃與管理，使得企業(yè)不能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

（三）檢索方式落后，信息化水平不高。當(dāng)前，傳統(tǒng)的手工檢索方式占主導(dǎo)地位，而先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檢索方式利用率低，導(dǎo)致檔案管理的信息化水平不高。雖然企業(yè)檔案管理部門對于手工檢索進(jìn)行不斷完善，并推出了一系列的檢索工具，但是這些檢索工具大多技術(shù)不高，使得手工檢索的準(zhǔn)確度與速度都沒有提高，檢索工具的檢索水平也沒有提高。在企業(yè)檔案管理工作過程，很多管理人員僅僅依賴傳統(tǒng)的檢索方式，導(dǎo)致檢索工作效率較低。

三、做好企業(yè)檔案管理工作的具體措施

（一）提高管理人員管理意識(shí)，創(chuàng)新培訓(xùn)機(jī)制。培養(yǎng)高水平的專業(yè)檔案管理人才是企業(yè)檔案管理水平提高的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對于企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。檔案管理工作是一項(xiàng)任務(wù)繁重的工作，不但工作復(fù)雜而且技術(shù)要求高，因此，檔案管理人員在擁有專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)基礎(chǔ)上，還必須擁有較強(qiáng)的分析處理能力以及管理創(chuàng)新能力，只有這樣，才能不斷強(qiáng)化企業(yè)檔案管理水平。因此，必須不斷提高檔案管理人員的管理意識(shí)，在企業(yè)檔案管理人員培養(yǎng)觀念上應(yīng)逐步向以大量培養(yǎng)信息處理人員以及決策咨詢服務(wù)人員等方向轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，創(chuàng)新培訓(xùn)機(jī)制，改善傳統(tǒng)的單一培訓(xùn)機(jī)制，向綜合性的培訓(xùn)管理發(fā)展，將檔案專業(yè)知識(shí)與檔案管理能力有效結(jié)合起來，從根本上提高企業(yè)管理人員的綜合管理水平。

（二）從體制上創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不再符合現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需要，傳統(tǒng)的檔案管理體制也不再適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展理念，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要，從體制上根本性的創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式，是目前企業(yè)的重點(diǎn)工作之一。首先，必須大力推進(jìn)企業(yè)檔案管理的管理水平，應(yīng)不斷完善檔案法規(guī)條例與部門規(guī)章，規(guī)范企業(yè)檔案管理體制。其次，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式，全面實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。最后，大力推進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化管理，全面建設(shè)企業(yè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，把企業(yè)檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息自動(dòng)化管理，不但能夠延長檔案保存期限，防止檔案流失，提高了企業(yè)的檔案管理水平。

（三）利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)新檔案檢索方式。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，在很大程度上促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與進(jìn)步，因此，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理利用對于企業(yè)的發(fā)展有著重要意義，將其運(yùn)用于檔案管理中，可以有效全面地完成檔案的檢索、保存、統(tǒng)計(jì)以及資源共享等工作。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)作為一種現(xiàn)代化科技手段，有著先進(jìn)的操作管理能力，可以有效控制檔案檢索方式以及管理方式，能夠有效實(shí)現(xiàn)資源共享，使得檔案檢索方式有了很大進(jìn)步。傳統(tǒng)的手工檢索方式速度慢、準(zhǔn)確度低、浪費(fèi)人力資本，使得企業(yè)檔案管理工作效率不高。運(yùn)用電子化的檢索方式，發(fā)揮了自動(dòng)化的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，很大程度上提升了檢索效率，強(qiáng)化了企業(yè)檔案管理力度與自動(dòng)化水平，為企業(yè)檔案管理工作向自動(dòng)化發(fā)展提供了重要條件。

四、結(jié)語

總而言之，要想做好企業(yè)檔案管理工作，就必須對管理制度進(jìn)行改革與創(chuàng)新。確保管理工作者具備一定的職業(yè)道德與敬業(yè)精神，在此基礎(chǔ)上，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)其綜合素質(zhì)，同時(shí)還要提高其創(chuàng)新意識(shí)，確保檔案管理工作的規(guī)范化以及科學(xué)化。結(jié)合信息化技術(shù)不斷創(chuàng)新檔案管理模式與檔案檢索方式，提高檔案管理水平，為企業(yè)檔案管理工作開創(chuàng)新的平臺(tái)。

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［2］李錫相.論知識(shí)管理環(huán)境下的企業(yè)檔案管理［J］.科技信息，2010（22）：131-133.

［3］楊玉俠.談新形勢下的企業(yè)檔案管理工作［J］.價(jià)值工程，2012（11）：112-113.