淺談檔案管理電子化服務的建設

文/廣州市商貿職業學校 湯惠玲

淺談檔案管理電子化服務的建設

文/廣州市商貿職業學校 湯惠玲

隨著現代信息技術和計算機的發展與應用，電子檔案越來越多，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢，是檔案管理中的一種新型模式。保存電子檔案的目的是使電子檔案能夠處于準確、完整、可靠地提供利用狀態，起到憑證和查考作用。電子檔案如何管理和利用，這是檔案管理現代化面臨的一個重要問題，推進檔案電子化管理成為必然趨勢。

檔案管理；電子化服務；建設

檔案電子化服務是計算機發展的形勢下發展起來的一種新型存檔方式，原來以紙質格式承載的各類文件及其他文字、數據資料逐步被以計算機為依托的電子格式所替代，由此產生了大量的電子檔案。檔案電子化服務是指檔案部門利用電子化辦公設備和現代通信技術，向利用者提供非紙質載體的數字化檔案。它是現代網絡辦公和辦公自動環境下的趨勢和要求。

一、充分發揮電子檔案的優勢，為社會提供全方位的電子化便捷服務

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通信線路中進行，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

首先其優點很多：可提供多媒體信息；可將文字、聲音、圖像結合起來；使利用工作更高效方便，可通過多媒體的超文本技術，將計算機存儲、表現信息的能力與人腦篩選信息的能力結合提高檢索效率，能夠提供超時空、全方位的信息服務。

其次，電子化服務過程本身就是一個信息服務過程，機關檔案開放是其信息服務內容之一，文檔人員更重要的責任是及時收藏電子文件。電子化服務的核心是大量頻繁的行政管理和日常事務都通過設定好的程序在網上實施。電子檔案的利用方式與紙質檔案不同，很多情況下是通過網絡滿足異地利用的需要，而不是集中在檔案閱覽利用。而且與紙質檔案利用相比，電子檔案利用更快捷、更方便，也正是這一優點使得電子檔案的利用服務被逐漸推廣，不過前提是需要一定的技術支持和相應措施才可實現，檔案電子化服務是檔案利用工作發展的必然趨勢。

二、合理利用檔案部門存儲和應用的技術條件和環境，真正實現文檔管理一體化

電子檔案最典型的特征就是非人工直接識讀性，因而提供利用前要進行電子檔案基礎數據的準備和識別文件的建立。電子檔案的基礎數據包括兩部分：一是背景信息，即電子檔案形成背景，包括形成的目的，形成時的結構，形成和使用階段功能與活動以及影響文件的環境；二是元數據，即電子檔案的技術數據，如描述電子文件的編排與內部結構的數據。這些都是在電子文件形成階段就得到完整收集的。

識別文件是記錄在每份電子檔案載體上的特殊文檔，用于描述存儲在載體上電子文件之間的關系。不管是電子檔案基礎數據還是識別文件的建立，都應根據檔案保管部門存儲和應用等技術條件和環境來確定其要求，一般是在電子文件的設計階段就納入系統設計，使它能自動產生元數據與背景信息。現在隨著檔案信息化的發展，很多企事業單位的檔案管理系統逐漸納入電子文件管理系統，真正實現了文檔管理一體化。

三、擴展網絡技術的優勢和發展空間，確保檔案信息網絡使用的規范性、安全性和關聯性

基于互聯網技術和應用的快速發展，無論是政府還是企業的信息化，都受到戰略管理和服務客戶的強烈驅動，不斷地擴展信息化的應用領域和內容。而檔案部門將檔案信息連接在專門的檔案網站和網頁上，利用者根據自己的需要隨時進行異地查閱。優點是超越了時空的限制，效果好。缺點是電子信息容易失控，更新較慢。不過網絡上的檔案信息服務對利用者的身份和使用權限有一定的限制，對利用系統的管理非常重要，畢竟檔案不是一般的信息資源。比如從信息安全的角度考慮，主要是對用戶及提供利用者的管理，對利用者身份的認定、利用中采取有效的安全保密措施等。網絡技術的發展極大地促進了業務系統的連續性、關聯性，如果不在制度上和文件管理要素上對業務系統提出要求，比如提出元數據要求，就可能使業務系統自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續體理論提出的整體系統思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

四、進一步加強檔案網站的建設與管理，不斷提高網絡檔案人員的綜合素質

目前，以檔案館、檔案局或檔案信息網等名稱建立的國家級、省市級各類檔案網站數量繁多。但是國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。我國檔案網站總體建設比較好，但還存在一些令人不太滿意的地方。如網站流于形式、信息量少、更新慢，還是目錄級檢索，沒有實現全文閱覽。這些現象已嚴重影響了檔案遠程網絡服務的質量。

究其原因，主要是長期以來我國的檔案網站存在著“重宣傳，輕內容”的現象。根據中國互聯網信息中心（CNNID）發布《第23次中國互聯網絡發展狀況統計報告》顯示；截到2008年底，中國網民數量達2.98億，與該數字相比多數檔案網站訪問量簡直少得可憐，完全沒有起到宣傳與提供利用的作用。其根本原因就在于檔案網站內容過于單調，吸引不了網民的眼球。檔案網站是檔案電子化服務的重要窗口和平臺，是提供檔案電子化服務的核心方式，有著極其重要的作用和意義。因此，檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫存建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化、檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化，只有提供大量高質量的檔案信息才能真正發揮檔案網站的作用。

電子化檔案信息服務必須通過其依賴的技術和利用系統才能完成，因此在利用過程中包含著相關利用系統的各種功能的使用，其中涉及人員較多，有電子檔案載體保管者、信息系統的管理者，利用和維護系統的操作人員以及利用者等。因此，在提供利用服務時要對他們的使用權限進行嚴格的審核。審核一般由利用工作的決策者來執行，根據各種人員的級別、層次進行使用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。比如：企業對內提供利用電子檔案時應采取二級簽字；借用絕密企業電子檔案時，則實行三級簽字，即需經項目管理部、技術管理部、總經理審批后方可利用。

綜上所述，對于電子檔案的收集、提供利用檔案工作者必須按照國家檔案局發布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，制定一些適合本單位或公司的策略、政策和標準，并在具體實施過程中逐步加以完善，使該項工作更易于操作和規范化，以保證電子檔案更好地服務于公共管理。

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