PDM系統中電子檔案信息的管理

文/山西省太原重型機械集團有限公司 蓋薇

PDM系統中電子檔案信息的管理

文/山西省太原重型機械集團有限公司 蓋薇

筆者結合自己的實際工作，介紹了產品數據管理（PDM）在機械行業中的使用，并對PDM中電子檔案信息的管理和以前的檔案管理模式做了對比，并提出一些自己的建議。

PDM；電子檔案信息

PDM（ProductDataManagement）的中文名稱為產品數據管理系統，是一門用來管理所有與產品相關信息（包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結構、權限信息等）和所有與產品相關過程的技術。可以說PDM涉及產品整個生命過程的所有信息。

以前，我們企業是采用CAD設計圖紙后進行打印，先入庫紙質檔案，然后工藝人員根據相應的文件制作出產品工藝明細表，再發到生產車間進行生產，最后再入電子圖檔到我們檔案部門存檔。這樣的管理模式存在了很多弊端，例如：技術資料不完整，查找不方便；不同的人員使用不同版本的產品數據，數據重復，資料修改不同步；資料容易泄露等，為了解決這些弊端，更有效地管理好企業的產品信息檔案，我公司全面實施了PDM管理系統。

PDM系統的實施，對我們檔案管理部門在電子文檔信息的管理方面帶來了新的管理模式。如何應對PDM系統下電子文件的管理，對我們檔案管理工作來說，提出了很大的挑戰。基于此，我對PDM系統下的檔案信息管理和以前的檔案信息管理，從以下四個方面做了個比較：

（一）電子檔案信息的基本管理。PDM系統管理包含：項目的創建，圖紙設計、修改、瀏覽、查詢，版本管理，文檔的簽入、簽出，文檔的打印制表等等。

PDM系統從項目建立開始，就會產生大量的數字化文檔資料，這些資料的收集、整理、鑒定、歸檔、編研、檢索、保存、利用等，將對傳統的以紙質檔案為主的管理流程、方式、方法帶來了革命性的變化。通過PDM的文檔管理，可以很好地組織、管理、控制文檔的建立、修改、發布等操作。企業人員也可以方便、快捷、有效的查找和引用所需要的各種信息和數據。

PDM系統中最后一步——文件簽署流程結束完成后，通過發布流程發送到檔案資料部門，實現了電子歸檔，然后由檔案部門對電子文檔產品信息文件進行下載整理、打印、工藝路線的制定、產品信息資料及數據文件的下發，產品制造完成后，出廠資料的裝訂整理等，從而迅速、方便快捷地完成電子文件的一整套數據管理，改變了從前人工完成這些工作的管理模式。

（二）電子檔案信息的規范性、完整性。PDM中產生的大量的電子檔案信息，首先要保證其規范性。PDM系統中每一過程都有統一的模板，設計人員必須按照相對應的模板進行產品設計，這樣才能有效地保障歸檔文件的規范性。

其次要保證檔案信息的完整性。由于以前檔案管理人員是被動接收電子文檔信息，有時會因為客觀原因，使產品信息資料不完整，出現短缺現象。而PDM系統解決了這一問題，一臺產品，從開始的項目建立，到設計、審查、互校，再到最后實施歸檔，都必須按流程進行，同時，入庫后的電子文檔管理人員會對圖紙的完整性進行檢查、核對，從而杜絕了電子檔案信息短缺等情況，保證了檔案信息資料的完整性、準確性。為后期設計人員對電子文檔的查詢、重復利用等創造了可靠而有利的條件。

（三）電子檔案信息的一致性。以往在生產制造過程中，生產工人發現圖紙問題，需要更改設計圖紙時，是由生產服務人員將更改單和電子文檔，送到檔案部門，對原文件進行修改或者替換。有時因個人遺漏、改動頻繁等原因，會造成圖紙更改不徹底，使檔案部門留存的電子文檔與紙質文檔版本不一致的情況，導致重復利用圖紙時，電子圖檔庫中留存的不是最終版圖紙。PDM系統上線后，從根本上改變了對文件更改管理的方式。圖紙更改時由設計在PDM系統中對需要更改的文件發出修改申請，通過領導審批方可對圖紙進行修改，修改后的圖紙保存后自動版本升級，這樣不僅能保證每次變更均有記錄，而且歷史版本仍可追溯，保證了生產部門和檔案部門的檔案信息資料的一致性。

（四）電子檔案信息的安全性。因為我們重型機械企業設計產品種類較多，而且不斷有新的開發項目及軍工產品，覬覦它的人很多，因此有時也會出現產品信息泄密情況。雖然有加密軟件來控制，但是隨著電子信息的發展，這些已經不能滿足安全設計生產的需要，PDM系統針對這個問題給予充分考慮。從項目準備、設計、工藝生產、實施、完成、資料打印、歸檔等都在PDM系統中完成，所有文件資料均在服務器上存儲，同時在系統中設置了權限審批流程，互相制約，互相牽制。通過各級權限管理來控制文檔信息的泄露，進一步加強了電子文檔信息的安全性。

PDM系統中，包含有主管部門、設計部門、工藝審查、標準審查、檔案管理等，各部門權限不同，每一部門不可越權訪問，同時上級部門可以隨時監控產品的進展情況和資料流向。

目前PDM中產生的大量電子信息，我們只是能通過系統程序查閱到，其實真正的產品信息還是在系統服務器中，并未自動采集到檔案管理系統中來。因為電子檔案的特殊性，必須將歸檔的檔案信息定期從系統中導出、備份管理，這就需要PDM系統和檔案管理系統要盡快建立相互集成接口，實現真正的檔案信息電子化管理，使我們更好的實施對檔案信息進行歸檔管理。

隨著PDM系統的實施，電子文檔管理模式發生了變化，改變了以往檔案人員被動接收電子文檔的管理局面，較大地提升了我們企業的檔案管理水平。加強了對于文檔、圖紙、數據的高效利用，對于檔案管理人員來說，可以時刻觀察著電子檔案的發展動態，同時能夠高效、準確、完整地將文檔的生產信息提供給生產車間，也為未來我公司實現無紙化辦公提供了有利條件。