EXCEL在檔案管理工作中的應用

文/白銀礦冶職業技術學院 郭昱伶

EXCEL在檔案管理工作中的應用

文/白銀礦冶職業技術學院 郭昱伶

Excel辦公軟件在當前的企業檔案管理中具有非常重要的作用，它能大大提升檔案管理工作效率，節少人力及時間，在企業辦公中具有非常好的應用空間。

Excel；檔案管理；應用

一、Excel檔案管理的應用分析

Excel軟件是一種常見的表格辦公軟件，它是一種多功能的表格，操作比較簡單，能夠在短時間內生成不同格式的表格，并且能夠對各種數據進行快速的處理，具有較好的實用性。

（一）利用Excel表格輸入檔案。1.工作表的編寫：利用Excel表格能夠根據企業的實際情況分類編寫檔案工作表。可以對單位的地方、時間、分公司等內容分類進行編寫。2.分類輸入數據：對于企業的檔案來說，我們必須要嚴格根據相關的日期、編號以及相關的內容進行分類，然后對數據進行輸入整理，利用計算機網絡技術能夠快速查詢各種數據。

（二）利用Excel表格查找檔案。1.利用Excel表格軟件中的查找來實現數據的快速查找；在表格的菜單欄中找到“編輯”，下拉找到其中的“查找”功能，單擊該菜單能夠獲得對話框，然后在相應位置輸入需要的詞語即可完成查找。比如，在該表格中輸入單位的某個人的姓名，即可快速地獲得這名員工的相關信息。2.可以利用相關的信息記錄來進行查找；Excel表格的數據記錄是指通過相關的數據記錄對表格中的所有數據進行一一的篩選，能夠在較短的時間內將符合條件的信息全部顯示處理（本數據庫的內容）。首先，通過菜單欄中的“數據”欄，下拉找到“記錄單”，單擊該菜單功能后，能夠獲得“本庫類”的對話框。然后選擇記錄單當中的“條件”菜單，對該對話框中的文字進行修改，輸入需要查找的文字，記錄單的查找一欄輸入完成后，點擊“下一條”，記錄單能按照順序顯示出搜索的相應數據信息。持續單擊下一條可以一直搜索，一直到所有信息搜集完成。對于返回來說，我們可以通過上一條來實現。在數據搜索完成后，直接點擊關閉即可，就能夠退出數據記錄查找，不會對表格本身造成任何影響。3.Excel表格的篩選功能；我們可以采用Excel表格對所有數據信息進行篩選，選擇符合條件的信息來進行顯示。首先，打開Excel表格后，單擊任意的單元格，找到菜單欄當中的數據功能，通過下拉選擇其中的“篩選”功能，然后選擇“自動篩選”，這樣，Excel表格中的每個單元格的數據右上角均會出現下拉箭頭。我們利用鼠標點擊右上角的下拉箭頭，然根據篩選方式菜單中的自定義功能，我們可以在對話框中輸入相應的數據信息進行查找，最后單擊確定即可獲得想要得到的信息。

二、Excel表格的檔案管理工作中的應用實例分析

（一）數據庫的建立。首先，我們要在Excel表格中找到文件功能，然后新建工作簿。在建立新的工作簿之前，要對相關的菜單進行設置，包括字體、字段、長度等等因素。在該設置當中，字段名字必須要設置在表格中的第一行，字段名字設置完成后，利用列表對字段的列進行調整，可以在格式中利用數字來進行表格的標簽，對于字段類型來說，通過分類進行來對字段的類型進行調整，如果屬于數字，我們可以通過“數字”菜單來對數字進行分來整理，在“小數點”中對字段的類型進行調整，一般都設置為0。對于字段的長度來說，我們在該列的第二行進行輸入，一般輸入9的字符，在字符輸入完成后，要對整行單元格的列寬進行調整。在相關的格式調整完成后，我們按照企業的規定，對相應的輸入內容按照一定的順序進行編排輸入，比如，數值、文本、責任人、內容、日期等等一系列的填寫要素進行輸入。輸入完成后，在“文件”當中對輸入的信息進行保存，同時根據輸入的內容填寫文件名，保存到制定文件夾中，避免文件的丟失，這樣一個完整的數據庫就創建完成了。

（二）目錄的編輯。我們可以利用Excel表格來對企業目錄進行編寫，首先要參照一定的標準來對格式進行調整。通過頁面設置來對紙張大小、列寬等做出調整。將列寬以及紙張大小設為固定值。然后，對順序號、責任人、日期、頁號等等每列的填寫內容調整列寬的固定值。接下來，單擊表格的行高設置，輸入固定的行高。

在表格中的各項數據設置完成后，對各項內容進行檢查，包括設置的各種數值確保準確無誤后，點擊文件的打印預覽，然后在設置菜單中查找頁面的編輯菜單，對表格的頁眉、頁腳等內容進行設置修改。在內容調整完成后，需要注意的是，必須要對版心、寬度等進行適當的調整，保證Excel表格能夠整個在一個界面當中，并且表格必須要留出一定的裝邊空間，表頭也要適當的留出一定距離，保證Excel表格的整體美觀。

三、總結

計算機網絡技術的發展，也使我們的工作得到了極大的改善，各種辦公軟件層出不窮，這也使得我們的工作變得更加細化。Excel表格在檔案管理工作當中的應用大大節省了工作的時間及人力，提高了工作的效率。為此，我們需要積極提升自我，努力掌握該軟件的一些使用技巧，將其應用到檔案管理工作當中，在解放勞動力的同時，提高檔案管理工作的質量。

［1］吳閩泉.Excel在人事檔案管理中的應用［J］.科技創新導報，2010（14）.

［2］王偉.用Excel函數實現人事資料管理［J］.實驗室科學，2008（2）.

［3］席小艷，孫阿萍.Excel在檔案管理工作中的應用［J］.陜西檔案，2005（4）.