淺談檔案管理現(xiàn)代化

文/菏澤市牡丹區(qū)疾病預(yù)防控制中心 李娟

淺談檔案管理現(xiàn)代化

文/菏澤市牡丹區(qū)疾病預(yù)防控制中心 李娟

隨著信息網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的快速發(fā)展，科技力量的不斷進(jìn)步，檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化成為必然趨勢(shì)。我國實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化不僅可以提高檔案管理的整體水平，而且可以對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生重要作用。本文主要對(duì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化存在的問題進(jìn)行了研究，并提出了一些解決問題的方案。

檔案管理；現(xiàn)代化；對(duì)策

一、引言

所謂現(xiàn)代檔案管理即是憑借管理軟件，依照必要的流程，通過電腦操作，將所存檔案進(jìn)行收拾、歸類，完成組卷分錄管理及查詢和借閱管理等功能，以滿足科研、生產(chǎn)、運(yùn)營、管理等各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要，深化推進(jìn)檔案精細(xì)化管理，加快由傳統(tǒng)檔案管理方式向電子檔案管理方式轉(zhuǎn)型，全面提高檔案工作基礎(chǔ)管理水平和信息化水平，并逐步建立檔案數(shù)據(jù)庫，使全部庫存資料電子化及數(shù)字化。

二、檔案管理現(xiàn)代化的必要性

（一）提高檔案管理效率。隨著人類社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，社會(huì)上存在著很多的信息，傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)于新的形勢(shì)顯得無能為力，新時(shí)期的檔案管理需要充分利用信息時(shí)代的有關(guān)技術(shù)，這就迫切需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

（二）提高檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。隨著信息時(shí)代的到來，檔案管理者每天都要面對(duì)大量的信息，關(guān)于這些信息的分類和管理需要大量工作人員來完成，使得檔案管理人員不堪重負(fù)，這就迫切需求采用現(xiàn)代化的檔案管理方法對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行改造。

三、檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

（一）檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)淡薄。現(xiàn)階段我國檔案管理現(xiàn)代化觀念不強(qiáng)，不僅僅是存在不少領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化工作的不了解，而且有的檔案管理人員也沒能徹底改變傳統(tǒng)檔案管理思維，依然存在有些工作運(yùn)用傳統(tǒng)的工作辦法，阻遏檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)與遍及。并非只是在檔案管理工作過程中單純運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技能，采用了縮微機(jī)與光盤等就稱得上檔案管理現(xiàn)代化。

（二）部分檔案人員思想觀念陳舊，計(jì)算機(jī)操作能力薄弱。因受檔案工作長期構(gòu)成的封閉和半封閉環(huán)境的影響，有些檔案工作者短少創(chuàng)新意識(shí)，思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，把管好檔案作為檔案工作的要點(diǎn)，以為只需按時(shí)接收，利用時(shí)拿出來就行了，對(duì)開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用率想得少。同時(shí)有些檔案人員把握現(xiàn)代化信息技術(shù)和基本技能的才干單薄，還沒有把工作要點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檔案信息化上來。

（三）基層檔案管理制度缺乏。檔案管理體制制度不健全，對(duì)于管理機(jī)構(gòu)并沒有很好的去行使自身的職權(quán)，檔案管理部門沒有健全地規(guī)范制度，且沒有高水平的專業(yè)人員，這是整個(gè)基本單位都存在的問題。檔案管理人員的素質(zhì)不能與現(xiàn)代化的檔案管理要求相適應(yīng)，不能夠推廣一些管理經(jīng)驗(yàn)。檔案管理工作的首要載體是紙質(zhì)檔案，現(xiàn)階段并沒有電子信息的交流與存儲(chǔ)。

四、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的措施

（一）強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化觀念。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的了解，提高其重視程度，改變檔案管理人員的管理觀念，依托科技力量與科學(xué)管理加強(qiáng)其現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)。逐步形成與時(shí)代和社會(huì)相適應(yīng)的檔案意識(shí)，自動(dòng)適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求，積極探索檔案管理現(xiàn)代化工作的特征與規(guī)則，大膽創(chuàng)新檔案管理工作的方法，堅(jiān)持從本身實(shí)際工作出發(fā)，擬定相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理方案，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要。

（二）對(duì)檔案準(zhǔn)確分類，編制合理的賬目，檔案庫逐漸實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化。準(zhǔn)確的分類檔案，科學(xué)的入口是檔案材料快速使用重要先決條件。首先應(yīng)根據(jù)具體情況，確定專門負(fù)責(zé)存檔的負(fù)責(zé)人，在電子信息完成檔案之前應(yīng)該掃描進(jìn)電腦，然后掛連接。雖然過程比較麻煩，但真正的信息技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，不僅方便文件管理人員，而且方便科研人員的訪問查閱。

（三）做好涉密檔案管理工作，健全管理制度。涉密檔案管理人員因其特殊的工作崗位和身份，知曉的涉密事項(xiàng)多，了解的涉密檔案內(nèi)容多，涉密檔案有無遺失泄密與檔案管理者有嚴(yán)重聯(lián)系，直接影響到保密工作的好壞，因而，要加強(qiáng)對(duì)涉密檔案管理人員的保密培訓(xùn)和教學(xué)，使他們?cè)鰪?qiáng)保密意識(shí)，樹立涉密檔案安全管理理念。健全各項(xiàng)規(guī)章準(zhǔn)則是做好涉密檔案管理的保證，確保涉密檔案管理有法可依、有章可循。用約束阻礙管理者在搜集、整理、保管、運(yùn)用、毀掉等各個(gè)環(huán)節(jié)不出差錯(cuò)，才能杜絕遺失泄密的情況發(fā)生。

五、結(jié)論

總之，隨著檔案信息化的深入發(fā)展，檔案管理需要不斷完善，建立一套與自身相適應(yīng)的檔案管理機(jī)制，以適應(yīng)企業(yè)信息化的發(fā)展需求，這也將是檔案部門和檔案工作者現(xiàn)在和將來長時(shí)期內(nèi)的一項(xiàng)艱巨使命。檔案管理的現(xiàn)代化是現(xiàn)代管理理論和方法的融合，最終科學(xué)地管理檔案和檔案工作，提高工作能力和效率，大大提高了檔案管理工作滿意度。檔案管理人員要加強(qiáng)科研檔案管理水平的能力，為社會(huì)和單位提供更多有價(jià)值的文件信息。

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