數(shù)字檔案館建設(shè)的新趨勢及應(yīng)注意的問題

文/遼寧省本溪市北營鋼鐵（集團(tuán)）股份有限公司檔案館 王艷春

數(shù)字檔案館建設(shè)的新趨勢及應(yīng)注意的問題

文/遼寧省本溪市北營鋼鐵（集團(tuán)）股份有限公司檔案館 王艷春

本文通過對數(shù)字檔案館概念及重要性的闡述，分析了數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性和發(fā)展趨勢，著重提出了建設(shè)數(shù)字檔案館應(yīng)注意的問題。

數(shù)字檔案館；新趨勢；注意的問題

一、數(shù)字檔案館建設(shè)的新趨勢

隨著信息化建設(shè)的迅速發(fā)展，在我國各級政府、企事業(yè)單位形成了大量的歸檔電子文件，這些電子歸檔文件勢必要應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段和方法，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式不再適用當(dāng)今電子檔案管理的需求，因此，檔案的數(shù)字化管理問題是今后檔案館的發(fā)展目標(biāo)和方向，檔案館勢必將轉(zhuǎn)變成各級各類數(shù)字化檔案館，數(shù)字檔案館的建設(shè)成為必然的發(fā)展趨勢。

二、什么是數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館（Digital Archives）是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長對檔案信息資源管理、利用需求、運(yùn)用現(xiàn)代信息、技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)的重要意義

數(shù)字檔案館是又一種知識網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)數(shù)字檔案館是現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，是加快信息化建設(shè)步伐的需要，也是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果，建設(shè)數(shù)字檔案館具有十分深遠(yuǎn)的意義，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.數(shù)字檔案館是知識經(jīng)濟(jì)時代基礎(chǔ)信息資源不可替代的組成部分，數(shù)字檔案館所提供的信息是不可代替的重要信息資源。

2.建設(shè)數(shù)字檔案館，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

3.建設(shè)數(shù)字檔案館，有利于促進(jìn)國家信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，有利于提高各級政府公共服務(wù)能力，有利于促進(jìn)社會主義文化的發(fā)展繁榮，滿足廣大人民群眾對現(xiàn)代信息服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求。

4.數(shù)字檔案館為科學(xué)研究、知識普及等提供智能化服務(wù)，數(shù)字檔案館不僅能夠滿足科學(xué)研究的大型而復(fù)雜的課題需要，而且可以滿足形式豐富多彩的各種需求，充分發(fā)揮檔案工作的作用。

5.數(shù)字檔案館有助于改善檔案管理工作。數(shù)字檔案館的建設(shè)將促使與之相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

四、數(shù)字檔案館建設(shè)過程中應(yīng)注意的問題

實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的“管理自動化、信息網(wǎng)絡(luò)化、網(wǎng)建科學(xué)化、原則法制化”是檔案工作普遍關(guān)注的問題，如何才能使傳統(tǒng)檔案信息向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，促進(jìn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，是檔案管理部門的熱點(diǎn)和難點(diǎn)。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，是傳統(tǒng)檔案館望塵莫及的。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們在建設(shè)數(shù)字檔案館過程中必須考慮到這些缺陷帶來的后果，不能對存在的問題視而不見，或掉以輕心，否則必將給未來的檔案事業(yè)造成巨大而無法彌補(bǔ)的損失。無論各級各類檔案館在建設(shè)數(shù)字檔案館的過程中，都要注重以下問題：

1.數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的科學(xué)化。在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過程中，首先要根據(jù)自身的特點(diǎn)及規(guī)模和未來的發(fā)展方向來進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，促使自己的網(wǎng)絡(luò)能和區(qū)域網(wǎng)絡(luò)有效連接，以實(shí)現(xiàn)資源共享，確保數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)更科學(xué)、合理，避免重復(fù)建設(shè)和資源的浪費(fèi)。

2.數(shù)字檔案館建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、立項、論證、軟件開發(fā)、平臺構(gòu)建、資源準(zhǔn)備、系統(tǒng)試運(yùn)行、項目驗收、運(yùn)行維護(hù)等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及其他相關(guān)單位的共同參與，要多方面考慮，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，不能盲目建設(shè)不能急于求成。

3.數(shù)字檔案館的建設(shè)要有一定的數(shù)字化基礎(chǔ)做準(zhǔn)備，建立各類數(shù)字檔案資源庫群，無論是電子歸檔數(shù)據(jù)還是傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的電子化處理，數(shù)字檔案館都需要一定的數(shù)據(jù)資源做基礎(chǔ)，否則再好的數(shù)字檔案館也是空殼。

4.數(shù)字檔案館的建設(shè)最關(guān)鍵的是要做好檔案信息數(shù)據(jù)的安全，無論是數(shù)據(jù)的存儲和信息的提供利用，都必須建立在安全的條件下，應(yīng)當(dāng)按照信息安全等級保護(hù)的要求，采取相應(yīng)的安全保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件設(shè)施，建立健全安全管理制度，完善災(zāi)難恢復(fù)服務(wù)機(jī)制，確保數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)行的安全。同時要考慮到自然災(zāi)害的發(fā)生和防御。從汶川地震案例考慮到當(dāng)今氣候天氣的多變等不利自然因素造成的損失，避免亡羊補(bǔ)牢為時已晚。

5.要高度重視前期調(diào)研和可行性研究分析，結(jié)合各級部門業(yè)務(wù)工作實(shí)際，提出可行性較強(qiáng)的功能需求，以確保系統(tǒng)開發(fā)和項目建設(shè)的合理性、適用性，及時研究和發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯誤，避免研究分析失誤造成資源浪費(fèi)。

6.數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中，其中數(shù)字檔案信息、資源建設(shè)、提供檔案信息利用和社會共享服務(wù)應(yīng)分階段推進(jìn)，有步驟實(shí)現(xiàn)，務(wù)求實(shí)效。

7.數(shù)字檔案館建設(shè)要保證數(shù)字檔案管理系統(tǒng)收集、存儲、利用等基本業(yè)務(wù)功能和用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、維護(hù)等功能實(shí)現(xiàn)并不斷擴(kuò)展。

因此，以推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)為契機(jī)，建設(shè)數(shù)字檔案館，是我國檔案工作的發(fā)展趨勢，在建設(shè)過程中必須著重處理好上述問題，避免造成不必要的浪費(fèi)和損失。

［1］國家檔案局.數(shù)字化檔案館建設(shè)指南［DB/OL］.重慶檔案信息網(wǎng)，2010-6.

［2］林秦秦.關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)的幾點(diǎn)思考［J］.中國檔案，2001（6）.