基于辦公自動化下的醫(yī)院檔案管理分析

文/酒泉市中醫(yī)院 秦雯

基于辦公自動化下的醫(yī)院檔案管理分析

文/酒泉市中醫(yī)院 秦雯

社會的進步和發(fā)展帶動了信息技術的進步，信息化時代的到來為醫(yī)院的發(fā)展開辟了嶄新的道路，辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理更加重視對信息化建設水平的提高和進步，但是在辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理工作還存在一些問題，制約著醫(yī)院整體水平的進步和發(fā)展。

辦公自動化；醫(yī)院檔案管理；措施；問題；完善

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理中非常重要的組成部分，檔案管理的內(nèi)容往往會直接涉及醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)和科研成果的落實情況等內(nèi)容，也是推動醫(yī)療事業(yè)發(fā)展和進步的關鍵。從目前實行辦公自動化醫(yī)院可以看出，我國醫(yī)院檔案的管理工作在辦公自動化的環(huán)境下仍然具有一定局限性。

一、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點

（一）工作效率得到顯著提高。根據(jù)其功能和作用的不同，醫(yī)院檔案具體可以分為病歷檔案、設備管理備份、文書檔案、人事檔案、會計財務報表等各種不同的文件，涉及醫(yī)療、病歷、設施和財務等多個領域，辦公自動化系統(tǒng)的應用對醫(yī)院內(nèi)部各部門都起到促進作用，極大地提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）檔案管理人員需求增多。辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作是基于計算機和網(wǎng)絡基礎的管理工作，也是現(xiàn)代化辦公設備的基本要求，所以對于檔案管理人員的技術和能力都有著十分嚴格的要求，在新形勢下對于醫(yī)院的檔案管理工作人員來說傳統(tǒng)的工作經(jīng)驗和知識是遠遠不夠的，所以醫(yī)院內(nèi)部對于檔案管理人員的需求也在不斷地增加。

（三）檔案管理的標準化和統(tǒng)一性。辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理首先就具備自動化的操作模式，所以檔案管理工作中自動化必須要有標準化作為前提，統(tǒng)一醫(yī)院檔案的工作標準，以保障其能夠滿足辦公自動化的需求。

辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院的檔案已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)，不僅有效縮短了存儲空間，還最大程度的保障了檔案的完整性，延長了檔案的受用壽命。

二、辦公自動化下醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院檔案的保密性存在漏洞。網(wǎng)絡中黑客和病毒可以通過網(wǎng)絡接入醫(yī)院的檔案管理程序中，對沒有固定標識和簽名來識別的電子檔案進行修改，醫(yī)院電子檔案的安全性和保密性往往涉及醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)療安全和患者的個人資料等隱私信息，所以醫(yī)院檔案的安全問題就顯得尤為重要。

（二）檔案管理人員缺乏專業(yè)知識和技能。辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理已經(jīng)脫離了傳統(tǒng)模式下醫(yī)院檔案管理的發(fā)范疇，現(xiàn)代化的檔案需要檔案管理人員具有超強的計算機操作和實踐能力以及檔案管理知識才能勝任，所以即懂得現(xiàn)代檔案管理的知識又熟悉計算操作能力的復合型人才是目前醫(yī)院檔案管理人員急需要解決的問題。

（三）辦公自動化系統(tǒng)水平較低。目前我國所應用的辦公自動系統(tǒng)的水平較低，軟件投入較少，嚴重影響到了醫(yī)院檔案管理工作整體水平的提高和發(fā)展，開發(fā)隊伍良莠不齊，使得部分軟件產(chǎn)品的質(zhì)量達不到標準，系統(tǒng)的集成性能較差，檔案管理系統(tǒng)中各子系統(tǒng)之間不能很好地協(xié)調(diào)配合起來。

（四）醫(yī)院內(nèi)部檔案的管理缺乏統(tǒng)一的標準。辦公自動化在給醫(yī)院檔案管理工作帶來便捷的同時也產(chǎn)生了不少的問題，辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案往往只會對正式文件進行存檔，沒有保留原始底稿，所以打印機和傳真機經(jīng)手的檔案作為底稿的現(xiàn)象十分普遍。檔案管理工作的規(guī)范化落實不到位，缺乏統(tǒng)一的標準。

三、提高辦公自動化下醫(yī)院檔案管理的措施

（一）提高醫(yī)院檔案管理的信息化建設水平和力度。醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)是建立在計算機系統(tǒng)之上的，是由硬件、軟件和基礎設施以及其他存儲的數(shù)據(jù)材料組成的計算機系統(tǒng)來完成的，具有安全、可靠的優(yōu)點，醫(yī)院檔案管理的辦公自動化就要求對醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡和工作平臺進行完善的網(wǎng)絡安全和防護工作，保護網(wǎng)絡系統(tǒng)中各部分不受外來因素的影響和破壞，保障醫(yī)院檔案系統(tǒng)能夠正常工作和運行。

（二）建立完善的檔案管理機制。社會的發(fā)展和進步使得醫(yī)院檔案的數(shù)量也在不斷地增加，使得醫(yī)院檔案的管理方式也變得日趨復雜，在這種形式下對檔案管理和工作人員提出了新的要求，所以高素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)就成為目前急需要解決的問題，醫(yī)院應該建立和完善科學合理的檔案人員管理機制，并且制定完善的考核制度，醫(yī)院檔案管理工作是一項系統(tǒng)性非常強的工作，只有建立完善的獎懲制度，將檔案管理工作和獎懲措施掛鉤，才能從根本上激發(fā)員工的工作積極性，推動醫(yī)院檔案管理工作的全面落實和進步。

四、結(jié)束語

新形勢下，醫(yī)院檔案的管理工作只有不斷地調(diào)整，建立起能夠適應辦公自動化環(huán)境的管理制度和技術手段，并且制定出科學完善的自動化檔案管理制度，才能從根本上提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率，推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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