高校檔案工作績效考核機制建設的探索與實踐

文/中原工學院 劉學健

高校檔案工作績效考核機制建設的探索與實踐

文/中原工學院 劉學健

在學校改革發展新形勢下，二級部門檔案資料和未歸檔檔案在實際工作中體現出重大價值，必須加強對這部分檔案資料的管理。針對二級部門檔案管理普遍薄弱的現狀，中原工學院將檔案管理引入績效考核體系，在機制建設、規范制定、指標更新、考核實施和結果運用方面進行了多年探索，引導二級部門加強檔案工作，走出一條下移檔案工作重心、創新檔案工作方法之路，期盼對同行有所啟發。

高校；檔案；考核；機制

檔案工作是反映學校辦學水平的重要標志。在上世紀末國家開始推行的各種教學評估中，專家均將抽查檔案資料列入實地考察的主要工作內容。同時，申報國家各層面與資源配置相關的教學質量工程、協同創新計劃、重大科研項目等，都離不開檔案資料的支撐。因此，檔案工作也越來越受到高校的重視，實現了較快的發展。在實踐中，我們認識到很多“有用的材料”并不是集中保存在檔案部門的檔案，而是校內二級部門自存的“資料”和正在生成的“檔案”。針對這種新情況，中原工學院（以下簡稱“學校”）從績效考核機制建設入手，在強化部門檔案工作、提升檔案管理水平方面做了積極探索。

首先，納入績效考核體系，強化檔案工作地位。檔案工作具有滯后性、煩瑣性，很容易被基層部門忽視。必須采取有力措施，引導二級部門在檔案管理方面下功夫。從2003年開始，學校把檔案工作納入工作績效考核體系，在對二級部門的年度考核中，把檔案工作作為重要觀測點，規定“檔案工作質量差，扣1～3分”“檔案工作業績突出，加1～3分”。對檔案工作觀測點的考核，由綜合檔案室具體組織實施，有效地提升了檔案部門的執行力。由于年度績效考核實行百分制，檔案工作在整個考核體系中的分量就顯得舉足輕重，各部門加強檔案業務建設的主動性得到空前提高。

其次，加強工作規范建設，完善檔案工作標準。檔案資料的齊全完整和科學管理，必須建立制度保障。學校綜合檔案室將工作重心前移，協調有關職能部門，出臺相關的工作規范。與教務處一起，對照教育部教學工作水平評估體系，制定了《中原工學院教學院、系（部）檔案資料管理辦法》，進一步明確了各院、系（部）檔案資料的收集范圍、歸檔類目、整理和考核辦法。與學院辦公室一道，根據學校日常管理工作的需要，對二級部門基礎數據統計、會議記錄、大事記撰寫等制定了具體的工作規范。與研究生處一道，出臺了研究生教育檔案的一系列管理規定，對二級教學院系保存的研究生教育檔案的形成、分類、保管期限等做出具體規定。此外，還與組織部、科技處等部門一起，建立了黨員發展、科研項目檔案資料的管理辦法，著重對不向學校檔案室移交的檔案資料的管理提出了具體要求。各種工作規范的完善，為檔案工作考核明確了標準，更為檔案資料的積累和管理提供了制度依據。

其三，及時調整考核內容，有效引導檔案工作。考核是指揮棒，考核指標是方向盤。檔案工作考核指標的設置必須體現“學校提倡什么，反對什么”，體現檔案部門的工作導向。學校根據檔案工作發展情況，堅持每年更新考核指標體系，保持指標體系的開放性。目前，考核工作已經從關注組織領導，發展到關注部門檔案資料的完整性，再發展到關注檔案資料管理的質量和水平。例如，最初將檔案工作是否有分管領導、是否有兼職檔案員，檔案裝具是否齊備，歸檔材料字跡、紙張、用印是否規范等，列為重要觀測指標。隨著檔案工作水平的提高，將基礎數據統計、案卷質量、特色材料的形成和整理、檔案資料的信息化管理等列為重要觀測點。在制定考核辦法時，以有用、有效為目標，不追求檢查指標體系的完整、系統，確保考核要求簡潔明了、易于執行。在設置工作指標時，注重征求教務、教學評估中心、科研、研究生處等業務部門的意見，聽取二級教學院系的意見，使考核方案既有利于規范工作行為，又不脫離基層部門的工作實際。堅持以評促建，年度考核辦法確定后，提前兩個月下發給各個部門，由部門對照自查。學校綜合檔案室結合考核體系，舉行業務培訓，加強工作指導，有針對性地解決問題。同時，熱情接待來訪的部門兼職檔案員，回答他們的問題，或者深入部門具體指導，形成了部門積極改進檔案工作的良好態勢。

其四，加強績效考核組織，構筑教育交流平臺。一是建立權威的考核組織，確保考核結果的權威。學校綜合檔案管理人員是檔案工作的權威，是考核的成員。同時，為了彌補專業檔案工作者在教學、科研等專業知識和業務經驗方面的欠缺，吸收教務處、科技處、研究生處、學生處、組織部等部門的人員參加考核組。有時，還邀請河南省檔案局業務部門的領導蒞臨指導，直接參與學校的檔案工作考核。二是簡化考核程序，注重工作效果。學校在檔案工作考核中，簡化程序，注重實效，最大限度地減少對基層工作秩序的沖擊。在實地考察環節，不要求部門領導參與，取消領導匯報，直接查閱檔案資料。在實地考察過程中，考察組成員發現問題，隨時向部門兼職檔案人員反饋，不僅指出需要改進的地方，而且告訴他們如何改進。由于兼職檔案員一般是由教學秘書或行政秘書兼任，更換比較頻繁，檔案工作考核中的交流其實就成為一種很有效的業務培訓，較好地發揮了以查代訓的作用。三是集體民主討論，客觀公正評分。在考核中，學校考核組成員分塊負責，兼顧全局，分別對部門評分。在實地考察階段完成以后，考核組成員召開會議，集體匯總成績，對于一些特殊情況，如得滿分或者扣分較重的還要說明原因，以負責任的態度完成計分工作。考核組的科學評分，得到了所有部門的認同，檔案工作考核也贏得了各部門的尊重。

最后，合理運用考核結果，充分調動人員積極性。樹立典型，帶動一般，是提高檔案管理實效的有效手段。一是兌現激勵政策。根據檔案工作考核的得分情況，評定先進個人和先進集體，給予物質和精神獎勵。召開隆重的表彰大會，請省檔案局領導和校領導為獲獎人員頒獎，同時，報請學校工作績效考核委員會，分別對先進和落后部門提出加減分建議。對工作開展比較好的部門，為兼職檔案員提供公費業務培訓機會。二是共享先進經驗。在表彰大會上，邀請先進單位介紹工作經驗。舉辦檔案工作業績展，把來自部門的優秀檔案案卷集中展示，為各部門樹立標桿，對落后部門也產生了強烈的鞭策作用。

學校十多年來的實踐證明，檢查評比機制對檔案工作的促進作用非常顯著。在校內，二級部門的檔案意識普遍增強，干好檔案工作的內在動力充足。有的部門還結合工作實際，進行了大膽的嘗試。如，教務處針對部門大、專業性強的特點，在兼職檔案員之下，以科室為單位分別設立檔案執行員，進一步完善檔案工作網絡。有的部門作出規定，把向部門移交檔案情況作為影響職稱晉升和個人收入的重要因素。二級部門參加檔案工作交流的主動性大大增強，部門之間互相參觀、互相學習已經實現常態化。同時，檔案工作已經成為教師開展學術研究的一個重要方向，作為沒有檔案學專業的工科院校，學校每年都有省級檔案項目立項，2012年還有1項成果獲得河南省科技進步二等獎。學校檔案工作也獲得了上級部門的肯定，學校綜合檔案工作水平達到“部（省）級”標準，學校干部人事檔案工作目標管理達到國家一級標準單位。