改善醫院檔案管理 努力實現檔案管理現代化

李 艷

黑龍江省大慶市中醫醫院 163000

改善醫院檔案管理 努力實現檔案管理現代化

李 艷

黑龍江省大慶市中醫醫院 163000

在現實生活中，我國少數醫院對檔案的管理仍然不合理，存在很多混亂，這一現象不利于醫療工作的又好又快發展。為了努力實現檔案管理的現代化，提高醫院為人民服務的水平，我們有必要改善醫院檔案管理，分析可能出現的問題，優化管理，提高品質。

醫療檔案管理；管理現代化；醫療管理的信息化

醫療機構里，工作繁多復雜，有很多的分管下設部門機構，整個系統有其特殊性，針對醫療機構管理是有難度的。給醫院檔案下一個定義，即是對醫院每個層級的記錄，是醫院管理中不可或缺的重要部分。對醫療檔案的正確管理，能提高醫院的品質，提高工作效率與能力。但是，有很大一部分的醫院，著眼于提高醫療服務水平上，卻忽略了檔案管理這一部分。實際的經驗告訴我們，如果忽視了醫療檔案管理，醫院的運作往往會產生很多問題，工作效率低下。綜上所述，提升檔案管理的水平，是大勢所趨，是醫院發展的必然。

一、檔案管理中存在的問題

（一）缺乏檔案管理意識

雖然，在醫院管理中，檔案管理是至關重要的，但是，很大一部分的醫院往往都忽略了這個重要部分，大筆的資金人力都投入在提高醫療技術和改善醫療環境上。很長的一段時間里，對醫療檔案管理的投入資金薄弱，對醫療檔案管理工作不了解，不重視，不落實。即使有一部分企業，開展了檔案管理活動，也存在很多問題，醫院對綜合管理的能力低下，醫院的領導沒有盡到應有的領頭羊的作用，對專業的檔案管理人員也缺乏一套嚴格的審核培養體系，管理人員往往工作隨意，效率低下。

（二）管理制度不完善

為什么會出現管理混亂的大局面呢？最主要的原因是醫院缺乏一個明確的管理制度。醫院的管理一般通過借鑒周圍不成熟的經驗，采取分散管理的方法。種種原因造成了醫療管理的混亂，人力物力沒有用到實處，甚至可能產生醫療糾紛問題，影響企業的信譽。其次，醫院對檔案管理這一方面投入的人力物力少，很多重要的檔案如醫院的絕密資料、對病人病情記錄的檔案，由于管理的脫節，阻礙了醫院的正常發展，影響了病人求醫的效果，檔案管理工作的發展與醫療服務的發展逐漸產生較大差距。

（三）管理不規范

隨著醫院的擴張，醫院的下設機構越來越大，病人的資料越來越多，醫院的檔案信息也處于一個逐漸膨脹的過程。為了維系醫院的正常發展，提高醫院的信譽，降低醫院可能產生混亂和更大損失的風險，規范管理是至關重要的。因為醫院不重視企業管理，很多錄音、照片等重要資料都沒有得到良好的保存，消失在歷史長河中。如果管理不規范，損失基本都很慘重，如在分科或分卷保存時一旦出現失誤，后期資料的查詢和分類的難度都會特別大。

二、如何加強檔案管理

（一）完善檔案管理制度

如何完善醫院的檔案管理制度呢？有必要建立一套制度，規范醫院檔案管理，將醫院檔案進行統一管理，規范化、制度化、系統化檔案管理的制度。用制度規范運作，提高醫院的效益。如何建立這項管理制度呢？應建立一個全面的檔案管理體系，對每個崗位應該做的事情下一個明確的定義，確定相應的實施細則；培養專業的檔案管理人員，提高工作的準確性和科學性，定期檢查完善檔案；協調每個部門的工作，優化管理檔案的效率；采用績效考核系統，檔案管理與評選職稱，年終評優掛鉤，激勵有關人員。

（二）檔案管理的質量受檔案管理人員的綜合素質影響

如何提高檔案管理人員的素質呢？提高管理人員對工作的認同，培養專業人才，提高管理檔案工作的效率，而對于非專業人員，任職前的培訓尤其重要。對不同人員的任職培訓，應該有一定的針對性，根據每個人的知識能力水平和崗位的差異，從考核、時間、內容上凸顯出差異。在培養了專業人才的專業性后，有必要規范員工行為，引導員工形成正確的道德規范，遵守醫院的規章制度，培養法律意識，維護自己的合法權利。

（三）隨著經濟的不斷發展，醫院事業的不斷發展進步，推動檔案管理的現代化是大勢所趨

從醫療改革的實際出發，我們發現傳統模式已經無法適應現有的管理需求，信息的增加加劇了醫療檔案管理的難度。隨著科技的進步，檔案管理與計算機的結合日益密切，很多的醫院的檔案管理都向信息化和現代化的方向發展，電子信息手段提高了醫院儲存檔案的安全性，節省了儲存空間，提高了醫院服務水平。為了順應時代發展，醫院有必要建立一套完整的信息管理系統，建立局域網絡和電子檔案，推動醫院檔案管理工作的又好又快發展。

三、加強醫院檔案現代化管理

如何實現醫院檔案現代化管理呢？經過分析我們發現，可以從下述方面考慮：第一，完善相關軟件如數據庫系統、加強安全性能的軟件、查詢系統、操作系統和如復印機、掃描儀、計算機之類的硬件配套設施，完善基礎設施的基礎上，逐步實現檔案管理的信息化和現代化。第二，培養現代化的檔案管理，現代化的檔案管理人才，應該具備下述品質，遇到突發事件的應急處理能力，熟悉電子計算機的各項運作，具備專業的檔案管理知識。

規范信息化管理檔案的信息化。在這個信息化的社會，電子文件是管理中的主要文件。為了規范發展，必須制定一套嚴格的管理制度，推動電子文件管理朝著規范化、標準化。但是，如今的網絡安全性不高，會出現一些網絡黑客或者木馬病毒的問題，醫院有必要采用了解電子計算機的專業人才設置防火墻，隨時監控網絡環境，增強醫院檔案的保密性和安全性。

四、總結

在當前歷史發展階段中，要想實現醫院檔案管理水平的提高，必須實現其檔案管理的現代化，文章通過分析現在的醫院檔案管理中存在的缺陷，進一步分析加強醫院檔案現代化管理的措施，為相關人員提供借鑒和參考。

[1]解春莉.醫院檔案管理工作中存在的問題及其解決方法[J].科技與企業,2013,24(7).

[2]胡小雨,劉軍.略議醫院檔案管理信息化建設[J].企業導報,2013,29(4).