關于事業單位檔案管理創新的思考

劉宏銳

伊春市機關事務管理局 黑龍江伊春 153000

關于事業單位檔案管理創新的思考

劉宏銳

伊春市機關事務管理局 黑龍江伊春 153000

隨著經濟的快速發展和科技的不斷進步，信息技術在各行各業中的應用愈加廣泛，事業單位的檔案管理也面臨著重大的機遇與挑戰。本文基于事業單位檔案管理的現狀分析了事業單位檔案管理存在的問題，并針對這些問題提出了相應的解決策略，以期為事業單位檔案管理的創新提供參考和建議。

事業單位；檔案管理；創新

一、引言

檔案管理是指對檔案信息進行收集、組織、保存、統計和服務的一系列活動，在實際的事業單位檔案管理工作中，檔案信息十分龐雜繁冗，如何提高事業單位檔案管理的工作效率和工作質量是改善事業單位日常工作的重要問題，事業單位檔案管理創新有利于使事業單位檔案管理的各個工作環節高效銜接，有利于事業單位為內外部提供更高質量的檔案信息服務，從而促進事業單位的各項工作向科學化、規范化發展。

二、事業單位檔案管理存在的問題

（一） 檔案管理制度形式化，缺乏行業統一標準規范

目前，事業單位的檔案管理制度還不夠完善，部分單位領導對檔案管理工作沒有給予足夠的重視，部分事業單位沒有嚴格執行現有的檔案管理制度，檔案管理制度形式化的現象較為普遍，這導致了事業單位檔案管理的整體水平難以提高，管理工作難以高效實施，只有不斷完善檔案管理制度，將制度落到實處而非流于形式，才能改善事業單位檔案管理工作的種種問題，此外，事業單位檔案管理還缺乏統一的標準規范，這不利于各單位之間檔案信息的共享和檔案信息的標準化、規范化錄入，也在一定程度上限制了檔案管理工作的高效運行。

（二） 檔案管理基礎設備落后，缺乏先進技術支持

信息技術的進步與網絡媒介的盛行為傳統的檔案管理工作帶來了機遇與挑戰，合理運用計算機技術可以提高各單位處理信息的效率和質量，但目前大多數事業單位的檔案管理工作中沒有良好地運用好計算機技術，在基礎設施方面，檔案室的基礎設備較為簡陋，許多檔案存儲柜已經陳舊，檔案保存環境也難以保證紙質檔案的長期保存，檔案維護情況也不盡如人意，將傳統的紙質檔案管理轉化為現代化的電子檔案管理可以有效解決檔案存儲設備老舊和檔案維護困難等問題，但很多事業單位仍沒有積極推進檔案管理信息化的工作，對檔案管理長期發展也少有規劃。

（三）檔案管理人員專業素質較低，缺乏責任意識

由于很多事業單位對檔案管理工作的重視程度不夠，因此檔案管理的專業人才也難以得到良好的工作待遇，很多事業單位的檔案管理人員都是年齡較高的工作人員，人才結構缺乏新鮮血液的注入，而且部分事業單位的檔案管理人員缺乏專業的基礎知識和實踐方法，對檔案的收集、組織、保存、歸檔等工作缺乏全面系統的認識，有些管理人員的責任意識較差，工作積極性較低，只負責自身的工作任務而不對整個檔案管理工作進行思考和實踐，這導致了具體業務操作的疏漏或檔案資料的混亂，也不利于檔案管理工作的長期發展，所以完善檔案管理人員的知識結構、提高檔案管理人員的責任意識、改善檔案管理人員的工作待遇、實施責任制度和獎勵制度是提高事業單位檔案管理工作效率和服務質量的重要手段。

三、事業單位檔案管理的創新策略

針對檔案管理存在的諸多問題，事業單位應提高對檔案管理工作的重視程度，積極采取相應的解決措施，從以下幾個方面加大事業單位檔案管理的創新力度：

（一）完善檔案管理制度，建立統一標準規范

要從根本上解決事業單位檔案管理的問題，就要先制定科學合理的檔案管理制度，由制度和規定指導工作實踐，相關領導應提高對檔案管理工作重要性的認識，具體問題具體分析，從工作實際出發來制定工作流程分工并嚴格監督工作秩序，真正落實檔案管理制度，深化檔案管理制度改革。此外，事業單位可以建立統一的檔案管理標準規范，這有利于檔案信息的長久保存與資源共享，提高檔案管理實質性和穩定性，提高事業單位檔案管理的整體效率和工作水平。要真正完善好檔案管理制度，除了要建立標準規范之外，還要定期對檔案管理的現狀做出總結并對檔案管理的未來發展做出展望，制定科學的計劃有利于事業單位檔案管理的可持續發展。

（二）創新管理理念與方法，提高管理技術水平

事業單位檔案管理的理念與方法亟待創新，首先，事業單位應對傳統模式下的檔案管理加以總結和改革，對新時代環境下的檔案管理加以思考和創新，樹立科學嚴謹的工作態度，提高檔案管理工作的責任意識，建立系統的檔案管理機制，爭取從各個方面提高工作效率并發揮出檔案的最大價值。創新管理理念有利于提高管理人員的工作積極性，強化管理人員的專業理念，而創新管理方法有利于減輕工作負擔，加速整體運作，從而提高工作效率，事業單位應該加大對檔案管理的資金投入力度，積極開發以先進的計算機網絡技術為工作平臺的數字管理系統，挖掘新的檔案信息資源，提高檔案信息的利用率，實現檔案信息資源共享。

（三）創新信息化管理模式，提高檔案管理人員素質

在現階段，傳統模式下的紙質載體檔案管理模式正逐漸轉化為信息化的電子載體檔案管理模式，事業單位應積極創新檔案管理模式，大力推進檔案管理的信息化建設。此外，事業單位應積極優化檔案管理人才隊伍的資源配置，定期對檔案管理人員進行專業基礎理論和技術的培訓，對檔案管理人員的信息素養和計算機技術進行定期考核，這有利于提高檔案管理人員的專業水平和實踐能力，優化檔案管理人員的知識結構，對于具體工作分工，事業單位可以采取責任制度，這有利于提高管理人員的責任意識，對于工作表現突出的管理人員，事業單位應采取獎勵制度，這有利于提高管理人員的工作積極性。

四、結束語

綜上所述，事業單位檔案管理雖然存在著檔案管理制度形式化、檔案管理基礎設備落后、檔案管理人員專業素質較低等問題，但事業單位只要積極地在完善檔案管理制度、提高管理技術水平、提高檔案管理人員素質等方面進行管理創新，就能有效推動事業單位檔案管理的信息化建設，促進傳統模式檔案管理向新信息環境下的檔案管理轉型，希望每個事業單位都能抓住機會，積極進行檔案管理創新，從而推動整個事業單位的發展。

[1]何旋.關于事業單位檔案管理創新的思考[J].科技展望,2015(14).