關(guān)于醫(yī)院基建檔案管理工作的思考

陳 雷

齊齊哈爾市第一醫(yī)院 黑龍江齊齊哈爾 161005

關(guān)于醫(yī)院基建檔案管理工作的思考

陳 雷

齊齊哈爾市第一醫(yī)院 黑龍江齊齊哈爾 161005

基建檔案是醫(yī)院檔案中的重要組成部分。它記錄了整個工程建設(shè)的全過程，也是工程建設(shè)、竣工驗收、交付使用的必要條件。近年來，我國經(jīng)濟飛速發(fā)展，國家加大了對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的投入。因此，醫(yī)院基建檔案這一特殊的信息資源也十分重要起來。本文先分析了醫(yī)院基建檔案的重要性，又著重闡述了醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題，并進行了措施分析，希望能夠為醫(yī)院基建檔案的管理及醫(yī)院的長遠發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

醫(yī)院；基建檔案；作用；管理；措施

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院在建設(shè)活動過程中形成的第一手材料，是對醫(yī)院基建在建設(shè)、改建、維修及使用過程中的真實記載。醫(yī)院基建檔案不僅投資較大，而且周期較長，環(huán)節(jié)較多，內(nèi)外協(xié)作關(guān)系十分復(fù)雜，這就對醫(yī)院基建檔案管理工作提出了更高的要求。如何加強醫(yī)院基建檔案的管理工作，提高基建檔案的完整率，使其為醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展更好的服務(wù)，是值得我們深思和探討的問題。

一、當前我國醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題

（一）缺乏基建檔案管理的復(fù)合型人才。基建檔案是工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙和聲像等各種歷史記錄，對于后期的維護管理具有重要的意義，因此，需要對建設(shè)過程中的各項技術(shù)資料進行收集、整理，進而形成完整的檔案。基建檔案管理對檔案管理人員的要求較高，不僅需要具有檔案管理方面的專業(yè)知識，同時還要了解基建過程中的各項技術(shù)資料，才能夠確保基建檔案的高效管理。但是在實際操作過程中，部分醫(yī)院的檔案管理部門缺乏這種復(fù)合型人才，要么是熟悉檔案管理知識，但是對基建過程中技術(shù)資料知之甚少，所以在收集資料的過程中，容易造成技術(shù)資料的缺失；要么是從事基建工程的管理人員，負責檔案資料的整理，但是由于缺乏檔案管理專業(yè)知識，所以在分類以及整理過程中比較混亂，不利于基建檔案管理工作的高效開展。

（二）保障制度有待完善。雖然我國《檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是部分醫(yī)院沒有制定相關(guān)基建設(shè)備檔案的收集、管理制度；有些醫(yī)院所制定的基建設(shè)備檔案規(guī)范因政策水平的差異而大相徑庭，所以不利于醫(yī)院基建檔案管理工作的有序開展。

（三）基建歸檔質(zhì)量有待提高。醫(yī)院主體建設(shè)工程從立項到竣工需要較長的周期，而在此過程中會不斷的產(chǎn)生新的材料，而有些醫(yī)院的基建檔案卻沒有將各個時間段的資料收集齊全，致使基建檔案資料不完整，對以后基建檔案管理工作的開展產(chǎn)生一定的影響。

（四）檔案資料載體缺失。按規(guī)定，基礎(chǔ)建設(shè)施工過程每個階段均要留下照片或是其它電子文件，但在實際操作過程中，由于種種原因?qū)е侣曄駲n案的收集效率不高，進而缺失很多珍貴的資料，從而影響到基建檔案的管理質(zhì)量。

二、如何加強醫(yī)院基建檔案管理的措施分析

（一）加強基建檔案管理隊伍建設(shè)。基建工作是醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展過程中的重要組成部分，是醫(yī)院開展各項業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)保障，所以醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該高度重視基建檔案管理，并且設(shè)置專業(yè)人員進行基建檔案管理工作，從而提高基建檔案管理的效率，為醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)創(chuàng)造有利的條件。由于基建檔案管理不同于其他檔案的管理，其中涉及到很多技術(shù)性的資料，所以對檔案管理人員有較高的要求，不僅要具有專業(yè)的檔案管理知識，同時還要熟悉基礎(chǔ)建設(shè)流程，了解各項技術(shù)資料之間的關(guān)聯(lián)，從而確保基建檔案管理工作的有序開展。所以醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該注重對這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)，為基建檔案管理工作的高效開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）完善保障制度。基建檔案和別的檔案不同，比較大型或重點的建設(shè)項目，在基建檔案館是一定有一份備案的。因此，醫(yī)院檔案館可以對大型、重點基建項目和本醫(yī)院的一般基建項目檔案管理分別對待，只需保存醫(yī)院經(jīng)常利用的基建檔案。這樣可以在減少人力、物力、財力的同時達到基建檔案歸檔和可利用的效果。

（三）提高基建檔案歸檔質(zhì)量。進行部門立卷之后，醫(yī)院的基建檔案最終還是要由基建部門移到檔案館，這就要求檔案部門制定一個可行的接收、移制度。切實可行的基建檔案接收、移制度，可以改變檔案館對基建檔案管理的被動性，從而能夠主動有效地進行指導(dǎo)、監(jiān)督，使基建檔案及時的、規(guī)范的歸檔。醫(yī)院主體建設(shè)工程從立項到竣工驗收要經(jīng)過一年甚至幾年的時間，有的建設(shè)工程雖已完工，但因工程款結(jié)算或其他問題仍未驗收完畢，每年都有新的文件材料形成，這些文件材料與該工程相聯(lián)系，是反映該建筑實際建設(shè)過程的真實記錄，都應(yīng)按該工程項目立卷歸檔，這樣才能保證案卷的成套性不受影響，有利于今后的檔案管理利用工作的順利進行。

（四）創(chuàng)新管理。從基建檔案形成情況看，多數(shù)醫(yī)院雖有悠久的建院史，但又非專門建筑單位，所以基建檔案跨越歷史時間較長，絕對數(shù)量較大，每年新增檔案數(shù)量相對有限。因此，如果購置專用掃描設(shè)備，在將現(xiàn)有竣工圖紙材料集中掃描完成后，未來每年的工作量是不充分的。考慮到投入-產(chǎn)出相比關(guān)系，醫(yī)院檔案部門專為基建圖紙掃描而購置大型、高效掃描儀，經(jīng)費投入過高，且相對于專業(yè)建筑設(shè)計單位工作量，投入與產(chǎn)出不成比例。為此，可采用社會化服務(wù)方式，由建筑設(shè)計專業(yè)圖文公司負責將基建圖紙進行掃描，完成圖形文本及光盤刻錄工作。

三、結(jié)束語

實施基礎(chǔ)建設(shè)是醫(yī)院能夠正常運轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)，及時準確地對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中的各項資料進行收集、整理，并以檔案的形式進行系統(tǒng)化管理，是為后期的維護、管理以及擴建、翻修等工作提供有利的參考依據(jù)。因此，醫(yī)院應(yīng)該加強對基建檔案管理工作的建設(shè)，加強基建檔案管理人員隊伍的建設(shè)，建立完善的基建檔案管理體系，提高管理質(zhì)量，并隨著時代的發(fā)展，不斷創(chuàng)新管理模式，進而確保醫(yī)院基建檔案管理工作有效順利的進行。

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