ERP系統(tǒng)運(yùn)行中存在的問題與對(duì)策

胡斌（中海油信息科技有限公司信息技術(shù)服務(wù)中心，天津　300452）

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ERP系統(tǒng)運(yùn)行中存在的問題與對(duì)策

胡斌
（中海油信息科技有限公司信息技術(shù)服務(wù)中心，天津300452）

【摘 要】ERP是企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resources Planning）的簡稱。它通過標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)化的信息數(shù)據(jù)將企業(yè)各個(gè)方面的資源（人力、資金、物料、設(shè)備、時(shí)間、方法等方面）進(jìn)行整合，以提升內(nèi)部運(yùn)營的效率和整體的經(jīng)營水平，是將企業(yè)做大做強(qiáng)的一個(gè)必然選擇，然而這一信息化的過程不是一蹴而就的，它應(yīng)該是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，就中海油上線以來，對(duì)存在的一些問題提出解決辦法。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，石油企業(yè)管理逐漸跨向現(xiàn)代化，ERP因其眾多的優(yōu)點(diǎn)成為首選。本文通過對(duì)ERP系統(tǒng)在上線運(yùn)行中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)配置設(shè)計(jì)及用戶職責(zé)方面進(jìn)行分析，提出解決問題的方法和建議，從而更好的促進(jìn)石油企業(yè)持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】石油企業(yè)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)權(quán)限流程

1　ERP系統(tǒng)運(yùn)行中存在的問題

1.1系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息維護(hù)不完整，不準(zhǔn)確，不及時(shí)

（1）ERP管理的實(shí)現(xiàn)是基于數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，而在數(shù)據(jù)錄入時(shí)沒有相應(yīng)的生產(chǎn)、庫存等電子數(shù)據(jù)或雖有電子數(shù)據(jù)但無法直接引入ERP中使用。

對(duì)于上線前期的全部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就不得不采用人工錄入，由于工作量大（如：在實(shí)現(xiàn)帳卡物的一致率中，設(shè)備數(shù)有3萬多個(gè)，而資產(chǎn)卡片數(shù)僅為設(shè)備數(shù)量的1/4，且設(shè)備數(shù)量與實(shí)物嚴(yán)重不符），人員水平差異，是很難保證數(shù)據(jù)在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到100%的完整性和準(zhǔn)確性；再就是系統(tǒng)上線初期，好些用戶對(duì)ERP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定不熟悉，而ERP顧問又對(duì)企業(yè)運(yùn)行數(shù)據(jù)劃分不清楚，錯(cuò)誤地在系統(tǒng)中創(chuàng)建配置了大量數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致系統(tǒng)中存在不少的垃圾數(shù)據(jù)。

（2）ERP系統(tǒng)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)由于流程在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中因人停滯、基建技改項(xiàng)目實(shí)施數(shù)據(jù)未投入運(yùn)行或數(shù)據(jù)端口置于其它系統(tǒng)后端，數(shù)據(jù)不能及時(shí)維護(hù)。

（3）ERP系統(tǒng)與其它系統(tǒng)接口關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，對(duì)問題數(shù)據(jù)不能準(zhǔn)確判斷所屬系統(tǒng)，導(dǎo)致錯(cuò)誤數(shù)據(jù)久久不能消除。

1.2系統(tǒng)配置設(shè)計(jì)存在問題

ERP系統(tǒng)是通過賦予用戶相應(yīng)的角色來達(dá)到權(quán)限控制的目的。多數(shù)用戶擔(dān)當(dāng)多種不同的角色，不同的角色中同一個(gè)事務(wù)代碼重復(fù)達(dá)20余次，對(duì)修改用戶權(quán)限的工作繁之又繁；ERP系統(tǒng)設(shè)備批量導(dǎo)入模板功能實(shí)現(xiàn)后的數(shù)據(jù)和設(shè)備要求填寫數(shù)據(jù)不符，還需再次用IE02進(jìn)行數(shù)據(jù)的維護(hù)；會(huì)計(jì)科目和工程類型不匹配，會(huì)計(jì)憑證傳不到管控去時(shí)，才知道是一個(gè)錯(cuò)誤憑證，這時(shí)也只能在ERP中進(jìn)行單邊沖銷，造成沖銷憑證增多，還要人工修改憑證抬頭等等。

2　解決ERP系統(tǒng)存在問題的方法

2.1建立ERP監(jiān)督組

成員由本單位各模塊關(guān)鍵用戶組成，定期對(duì)各單位數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查，督促用戶對(duì)所負(fù)責(zé)的數(shù)據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確維護(hù)，讓系統(tǒng)中的各個(gè)控制數(shù)據(jù)點(diǎn)和非控制數(shù)據(jù)點(diǎn)與實(shí)際相符，從而保證數(shù)據(jù)的正確性、及時(shí)性、可用性。由上級(jí)單位集中抽調(diào)所屬單位關(guān)鍵用戶對(duì)系統(tǒng)中的垃圾數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)改，導(dǎo)致關(guān)鍵用戶工作量大、普通用戶又無視工作中的錯(cuò)誤操作而存在的弊病。

2.2制定ERP系統(tǒng)工作操作規(guī)范

2.2.1應(yīng)急事件操作規(guī)范和要求

當(dāng)ERP最終用戶發(fā)現(xiàn)自己不能正常使用操作ERP系統(tǒng)，按照省公司ERP技術(shù)支持流程，聯(lián)系本單位支持人或信息部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)問題；技術(shù)支持人員確認(rèn)為ERP服務(wù)器系統(tǒng)問題或網(wǎng)絡(luò)問題導(dǎo)致終端用戶暫時(shí)不能正常使用操作ERP系統(tǒng)；技術(shù)支持人員根據(jù)問題發(fā)生的原因、影響范圍、可能持續(xù)的時(shí)間判斷是否啟動(dòng)本業(yè)務(wù)應(yīng)急預(yù)案，提出應(yīng)急啟動(dòng)計(jì)劃。

2.2.2流程操作規(guī)范和要求

流程是對(duì)業(yè)務(wù)的一種表達(dá)方式，流程的先進(jìn)性決定了業(yè)務(wù)的先進(jìn)性和企業(yè)的競爭地位。規(guī)范、順暢企業(yè)流程及流程管理體系，解決業(yè)務(wù)及管理中的銜接問題。如：工程服務(wù)確認(rèn)單（工程進(jìn)度付款申請(qǐng)單）項(xiàng)目建設(shè)管理單位項(xiàng)目專責(zé)從ERP系統(tǒng)中確認(rèn)項(xiàng)目的工程量后，從系統(tǒng)中打印工程服務(wù)確認(rèn)單。完成相應(yīng)的審核手續(xù)后，將工程服務(wù)確認(rèn)單、項(xiàng)目服務(wù)單位的原始工程量清單和發(fā)票交給工程財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)提交的原始單據(jù)進(jìn)行發(fā)票檢驗(yàn)和單據(jù)匹配，并按合同要求進(jìn)行付款和對(duì)項(xiàng)目主數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)。項(xiàng)目建設(shè)管理單位項(xiàng)目專責(zé)如需對(duì)項(xiàng)目的主數(shù)據(jù)提出修改（增減）要求，需與業(yè)務(wù)主管單位進(jìn)行討論，會(huì)同相關(guān)部門（財(cái)務(wù)、物資等）確定項(xiàng)目主數(shù)據(jù)的修改（增減）方案，并填寫主數(shù)據(jù)維護(hù)修改申請(qǐng)表，經(jīng)二級(jí)單位業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)后交主數(shù)據(jù)維護(hù)部門進(jìn)行操作。主數(shù)據(jù)維護(hù)部門接到維護(hù)申請(qǐng)后，在五個(gè)工作日內(nèi)完成維護(hù)工作，并通知申請(qǐng)部門。

2.3加強(qiáng)大修、技改項(xiàng)目的規(guī)范化管理

對(duì)大修技改項(xiàng)目要嚴(yán)格執(zhí)行《技改大修相關(guān)管理規(guī)定》，實(shí)施項(xiàng)目設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、驗(yàn)收、結(jié)算、拆舊及ERP錄入、資料歸檔等全過程監(jiān)督管理，特別是在工程安全、質(zhì)量、進(jìn)度三方面嚴(yán)格考核，控制工程造價(jià)。這就要求提前進(jìn)行年度技改大修項(xiàng)目的立項(xiàng)、評(píng)審工作，做到早立項(xiàng)、早下達(dá)，給項(xiàng)目實(shí)施留有充足的時(shí)間，做好項(xiàng)目儲(chǔ)備工作及時(shí)補(bǔ)充完善項(xiàng)目儲(chǔ)備庫，作好邊申報(bào)邊評(píng)審、邊入庫，建立儲(chǔ)備項(xiàng)目常態(tài)化管理機(jī)制。

2.4制定用戶權(quán)限職責(zé)表和加強(qiáng)培訓(xùn)

為加強(qiáng)用戶權(quán)限職責(zé)管理，應(yīng)按照各個(gè)用戶所配置的權(quán)限制定職責(zé)表，并且加強(qiáng)ERP系統(tǒng)培訓(xùn)開展競賽，讓每個(gè)用戶都能明確各自的職責(zé)和流程中擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧炀氄莆崭髯猿Ｓ檬聞?wù)代碼，從而提高ERP系統(tǒng)的實(shí)用化水平。

2.5改變ERP系統(tǒng)原有角色權(quán)限設(shè)計(jì)方案

權(quán)限的配置可以采用按照崗位分配角色，將崗位角色細(xì)化到各個(gè)權(quán)限的控制點(diǎn)，并將每個(gè)權(quán)限控制點(diǎn)做成一個(gè)對(duì)應(yīng)的角色，這樣對(duì)于權(quán)限的修改，就不需要去修改對(duì)應(yīng)的角色，只需增加或減少對(duì)應(yīng)的權(quán)限控制點(diǎn)角色即可。另外，在按照崗位分配角色時(shí)，還應(yīng)考慮實(shí)際業(yè)務(wù)情況與崗位職責(zé)的靈活搭配、組合，從而滿足用戶所需權(quán)限。

2.6企業(yè)管理者轉(zhuǎn)變經(jīng)營管理觀念

企業(yè)管理者首先要從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，ERP是一項(xiàng)投入大、風(fēng)險(xiǎn)多，實(shí)施難的系統(tǒng)工程，是企業(yè)管理模式、管理思想、管理方式的一種變革，在實(shí)施過程中沒有管理者特別是上層管理者對(duì)ERP的高度重視、期待和參與，很難推進(jìn)ERP系統(tǒng)的平穩(wěn)和持續(xù)應(yīng)用發(fā)展。

最好的辦法就是管理者帶頭使用ERP，在實(shí)際應(yīng)用中感受ERP管理理念和優(yōu)勢(shì)，讓ERP在工作應(yīng)用中取得實(shí)效。

2.7針對(duì)最終用戶的教育培訓(xùn)

對(duì)新進(jìn)人員和換崗人員可以采用沙盤式教育。集中各模塊關(guān)鍵用戶在練習(xí)系統(tǒng)中針對(duì)某一實(shí)際項(xiàng)目全過程帶領(lǐng)式的模擬，讓參與者在實(shí)踐中掌握整個(gè)項(xiàng)目的操作流程，熟悉操作方法，明確各自在過程中的職責(zé)。實(shí)現(xiàn)從感性到理性的飛躍，在模擬中讓學(xué)習(xí)者經(jīng)歷一個(gè)從理論到實(shí)踐再到理論的上升過程，把自己親身經(jīng)歷的寶貴經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為全面理論，從而達(dá)到磨練操作。