網絡時代檔案數字化管理的可行性分析

鄧決

（湖北省荊州市道路運輸管理局，湖北荊州 434000）

網絡時代檔案數字化管理的可行性分析

鄧決

（湖北省荊州市道路運輸管理局，湖北荊州 434000）

隨著現代科技和信息化時代發展的加快，信息資源的利用與人們的生活和工作密不可分。檔案作為信息資源的一種管理方式，逐漸顯示其重要性。網絡時代的到來，檔案管理工作應該充分的將計算機和網絡有效的結合起來，以進一步提高檔案的網絡化、數字化以及以信息化等，以為人們提供更多的服務。本文就對網絡時代的檔案管理數字化進行介紹，提出實現數字化檔案管理的可行性以及措施，為大家提供參考。

網絡化 檔案數字化管理 可行性分析

隨著現代化技術的不斷發展和完善，網絡技術的應用也逐漸走進人們的生活，網絡技術和計算機技術的完美結合，使數字化成了檔案管理工作以后的發展方向，檔案管理為進一步實現數字化不再是空想的事情。目前，檔案的數字化管理在實際的工作中會遇到很多問題，比如，標準化方面、技術方面、合作方面以及計算方面等。所以，檔案管理工作在利用數字化發展的進程中需要做好科學的信息分析，對有效的工作目標和實施方案做好可行性分析。進一步實現檔案數字化為檔案管理工作水平和工作效益提供保障。

1　檔案管理數字化的可行性分析

1.1技術條件

檔案管理的數字化在發展的過程中技術性要求非常強，需要涉及到很多技術，比如，計算機技術、網絡技術、多媒體技術以及信息采集技術等，這些新型的技術對檔案管理的數字化發展非常重要。因此，將這些技術進一步的發展和完善是檔案管理數字化發展的基礎條件和重要前提。這些技術的發展和實際應用也在一定程度上影響著檔案管理的數字化發展進程。

1.2網絡基礎建設條件

為了進一步實現檔案管理數字化目標，需要做好兩個方面，一方面是通過利用網絡對檔案進行整理和應用，對檔案原始資料有了更好的保護；另一方面是通過網絡來實現檔案的有效利用。因此，網絡基礎設施的完善是做好檔案管理數字化的重要前提和基礎。網絡基礎設施主要有網站建設、局域網建設等。網絡基礎設施建設是否完善，質量是否達標對檔案管理的數字化進程是否能盡快實現起著決定作用，因此，它發揮著非常重要的基礎作用。

1.3資金條件和人才條件

實現檔案的數字化管理在實現的過程中非常困難，不是說實現就能快速實現的，是一個比較系統龐大的工程。在發展的過程中首先需要的就是資金的投入，高科技的利用需要大量的資金注入才能逐漸向前，因此，檔案管理部門需要依據自身的發展情況以及對自身的經濟實力來實現檔案的數字化發展。另外，檔案管理的數字化需要涉及到很多的新技術和新知識，這就需要吸引高素質、高技術人才，才能進一步實現檔案管理的數字化。因此，人才也是檔案管理數字化的基礎和關鍵。

2　檔案管理的現狀分析

2.1管理制度的調查和分析

目前的檔案管理沒有建立完善的科學管理體系，組織建設不夠全面，崗位職責劃分不明確等這些都有阻礙了檔案管理的數字化發展，檔案部門需要對這些情況進行分析。因此，檔案部門需要建立數字化發展組織體系，建立科學的管理體系以及規章制度，建立數字化發展規范，對崗位職責劃分明細等。

2.2硬件方面的調查和分析

目前的檔案管理沒有完善的基礎設施，計算機以及網絡設施不夠先進，設備的資金投入不足等。因此，檔案部門應該清楚，檔案的數字化管理是建立在資金的投入上，如果物質基礎達不到就很難去實現。實現檔案的數字化管理需要一定的物質基礎為前提，主要是數字化管理工作的硬件設備以及硬件條件，比如，網絡設施以及計算機等其他輔助設施等。

2.3技術方面的調查和分析

目前的檔案管理技術方面跟不上，新技術或者新設施的支持不夠，嚴重影響檔案數字化管理的發展進程。檔案部門要自身的實際發展情況做好了解和分析，通過自身的技術發展情況來制定數字化發展戰略。由于檔案的數字化管理具有很強的技術性特點，因此它的發展需要技術力量的支持，比如，信息技術、計算機技術以及網絡技術等對它的發展來說都非常重要。

3　檔案管理數字化的實現措施

3.1檔案數字化管理的實施目標

通過以上對檔案管理數字化的可行性進行調查和分析，檔案部門需要成立專門的數字化建設小組，制定檔案管理的數字化的實施目標，并提出未來發展的總體目標和階段性目標。在發展目標制定的過程中，需要把檔案管理目前的發展狀態和未來的發展趨勢為制定依據，結合檔案部門的實際情況，做好協調，制定科學合理的發展目標。

3.2檔案數字化管理的實施要素

制定合理的檔案數字化管理發展目標以后，需要根據這些目標確定要實施的要素。在數字化實施方案的過程中，實施要素占主要成分，需要明確檔案管理的數字化發展過程中的重點發展部分或者重點項目。比如，檔案數字化信息采集建設、檔案目標數字化建設以及信息局域網建設項目等。比如，數字化檔案的采集是通過利用文檔一體化進行管理，這樣可以保證數字化文件的信息完整，不會因為運行環境的改變而被破壞或者丟失等。在發展過程中，不同的實施要素在實施的方法上也有不同，需要檔案部門根據實際情況選擇合適的評估方法或者實施方法，比如，總結性描述方法、指標體系方法等。

3.3檔案數字化管理的保障體系

檔案數字化管理的保障體系主要是指檔案在數字化發展的過程中實施的管理體制、運行方法以及保障體系等。保障體系為檔案管理的數字化發展提供了物質基礎、技術力量、規范制度以及組織機構等方面的保障。建立完善的保障體系為檔案數字化管理的實現提供有效的保障。

4　結語

檔案管理工作在現代社會發展下面臨挑戰和發展機遇，檔案管理部門應該明確它以后的發展趨勢，通過對檔案進行數字化管理才能滿足新時代發展要求。檔案的數字化管理是檔案管理未來的發展方向也是必由之路，在發展的過程中需要對它的可行性進行調查和分析，結合實際情況制定科學合理的發展目標和實施方案，以保證檔案管理數字化的順利實現。

［1］石英.淺析教學檔案管理數字化和數字化過程中產生的問題及解決方法［J］.科學咨詢（科技-管理），2010（84）：106-107.

［2］王麗勇.探討高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題［J］.赤峰學院學報（自然科學版），2014（75）：164-165.

鄧決（1978—），男，湖北荊州人，本科，副科長，研究方向：檔案管理。