淺議程序化審核在防范企業合同法律風險中的應用

摘 要 眾所周知，在當今法治社會經濟生活中，合同正在扮演越來越重要的角色。企業之間的經濟往來，主要是通過各種形式合同進行，合同管理體系的優劣與否，是企業經營成敗的一個重要因素。

關鍵詞 程序化 合同法 企業合同 管理

作者簡介：俞秀紅，上海飛機制造有限公司。

中圖分類號：D923.6 文獻標識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.11.427

合同審核是企業簽訂合同之前的必經程序。相關部門根據各自職責通過對合同進行審核把關，可以在簽約前發現并及時協調解決合同中的某些問題，可以減少和避免在合同履行的過程中產生不必要的分歧和爭議，降低企業合同履約風險。

筆者所在的航空制造業中，較多的工作流程采用標準作業程序（Standard Operation Procedure）來進行。這是將某一事件的標準操作步驟和要求以統一的格式描述出來，用來指導和規范日常的工作的方法。它的精髓在于，把程序中的關鍵控制點進行細化和量化，形成統一規范的操作方法，能使得中等資質的人發揮出一流人員的效用。根據筆者多年的合同管理工作經驗，雖然合同的標的、形式千差萬別，但其審核流程也有著某種類似性，可以用標準工作法來規范合同審核流程，從而達到防范法律風險并兼顧工作效率的效果。

一、防范企業合同法律風險的必要性和意義

企業作為市場經濟的主體，在經營過程中會遇到各類風險，合同法律風險是形形色色的風險之一。合同法律風險是指：在合同訂立和履行過程中發生的，合同實際履行情況與合同約定偏離導致的法律責任以及因此造成損失的可能性。它具有不可避免性、分布廣泛性、后果嚴重性及可防控性等特點。

目前，我國經濟適逢轉型之際，國際化合作日益增多，網絡經濟的崛起，市場和投資環境的不確定性，合同法律風險可謂是暗潮洶涌。如果因防范不善被風險擊中，輕則權益受到影響，遭受損失，重則可能資不抵債，破產等嚴重后果，所以加強合同法律風險的防范對于保障企業安全運營是十分必要的。本文的重點就是從合同簽訂審核的角度來對風險進行防范和控制。

二、合同審核的內容和要點

在論述程序化合同審核之前，首先需要明確合同審核的基本概念和要點，因為程序化審核就是將這些要點、原則以流程的形式固定下來，便于操作和檢查，所以本章主要介紹合同審核的要點。合同審核主要有三個要點：合同對方資質審核、合同內容合法性審核和合同訂立程序合規性審核。

（一）合同對方資質審核

資質審核主要審核對方是否具有相應的民事權利能力和民事行為能力。主要分為對組織機構和對自然人資質審核。對組織機構需重點審核機構性質、證照編號、專業資質、法定代表人、營業期限、實收資本、住所地、經營范圍、行業聲譽、人力資源和以往信用等。對自然人需重點審核對方國籍、身份證編號、性別、年齡、住所地和健康情況等。另外，無論合同對方是組織機構還是自然人，對其近三年財務狀況、類似項目經驗和重大涉訴情況也要重點審核，最后得出評估結論。

（二）合同內容合法性審核

企業簽訂合同是為了達到一定的經濟目的，但只有合法的合同才受到法律保護，能達到企業的目標，所以合同內容是否合法是合同審核中最重要的內容。合法性審核主要包括的內容有：合同內容是否損害國家、集體及第三方利益；是否有以合法手段掩蓋非法目的的情況；是否損害社會公共利益；合同條款是否存在歧義；企業權益是否得到保障等內容。如果存在《合同法》明確規定合同無效的情況，那將對企業經營帶來極大的風險。

（三）合同訂立程序合規性審核

一份合法合同不一定能為企業帶來效益，相反，如果這份合同的供應商比選失當，合同首付款無法與企業資金計劃相匹配，合同規定的技術質量要求無法滿足生產實際需要或對方合同簽訂人不具備簽字授權，那么簽訂這份合同無疑是一個失敗。所以，在合同審核時，除了合同文本的合法性審核之外，合規性審核是必不可少的環節。合規性審核主要包括：合同立項依據是否恰當合理；供應商比選過程是否廉潔合規；合同經費是否符合財務資金計劃；合同審核流程是否按既定的流程進行；合同約定的產品服務時間節點是否滿足項目要求；雙方約定的產品技術規格是否能滿足生產需要；合同對方簽訂人是否具備簽字授權等。對于某些特定行業，合同約定的內容可能會涉及到專用許可證、市場準入條件等。例如筆者所在的航空制造業，涉及到飛機裝機件或專用試驗件的產品都具有國際或國家民航的適航要求。上述因素在合同審核中都應該充分考慮到，并以固化到合同標準審核流程中。

三、程序化合同審核的實施和基本步驟

（一）程序化合同審核體系的建立

1.明確各相關部門在合同審核中的職責：

合同管理是一項應由各部門分工協作，共同完成的工作。首先，在合同管理各項工作開展前，公司的組織機構規劃部門根據公司各部門的職責確定各部門承辦的合同業務范圍。

合同歸口管理部門應明確重大合同和一般合同的定義、合同審核流程、各審核會簽部門職責、合同審核層級并組織重大合同評審。在合同審核過程中負責合同合規性審核，包括合同的形成方式是否符合公司規定；合同承辦部門與業務分工的一致性以及合同簽署人與法定代表人授權范圍一致性。

法務部門應負責審核合同的實質性條款，合同實質性條款一般包括：當事人姓名、住所、營業執照、合同標的、履行方式、違約責任等條款；負責合同合法性審核，確保合同不違反法律、行政法規的強制性規定，招投標或比價程序符合法律法規以及公司相關規章制度。

合同承辦部門負責調查評估合同對方資信狀況、起草合同、發起合同審核流程、跟蹤解決合同審核過程中出現的問題等。

項目歸口部門負責審核合同內容是否符合項目需求；合同經費是否符合項目預算等。當公司存在不同的項目歸口部門時，對合同對應的項目及項目歸口部門應予以明確。

財務部門負責審核合同價款（酬金）和收、支進度、結算方式等條款；合同是否符合財務資金計劃、是否具備履行能力等。

技術質量部門負責審核部門職責范圍內合同相關條款。

紀檢部門負責對合同審核過程進行監督、檢查，對出現的違法、違規、違紀問題進行調查處理。

值得一提的是，隨著我國市場經濟運行日趨規范，企業內部控制管理愈加嚴謹，越來越多的企業重視合同供應商比選的廉潔、公正性。在合同審核過程中也應當考慮由供應商比選歸口管理部門全部或有選擇性地對合同供應商選擇過程進行合規性審核。這一方面是合同全壽命周期管理中重要的一環，另一方面也為合同審核的前置流程復核把關，可以最大限度地降低供應商選擇廉潔風險。

2.固化合同審核流程和層級：

程序化合同審核是通過對合同合法合規性的規劃和分析，針對法律風險和企業合規性需求，遵照一定的模式、流程和審核標準對合同文本進行審核活動。程序化合同審核由審核管理辦法、標準審核流程和合同審核指引，加上合同示范文本、信息化系統等組成。其中標準審核流程和合同審核指引是核心，示范文本、信息化系統是輔助部分。

合同審核流程一般分為重大合同審核和一般合同審核兩類。一般合同審核先由業務部門內部進行審核，再提交法務部門、供應商比選歸口管理部門、財務部和項目歸口部門等相關部門進行合法、合規性審核，審核完畢后由合同管理部門對上述審核流程進行確定，對于達到一定標準的合同提交公司分管領導和總會計師審批和聯簽。重大合同因為其對企業的重要程度高，故此其審核流程應比一般合同更加嚴格。首先業務部門應向合同涉及的部門進行書面意見征求，全部意見得到落實后，由公司主要管理部門對合同進行評審，評審通過后，再由總法律顧問、公司分管領導和總會計師審核，最后提交公司最高決策平臺審議。

需要注意的是，合同審核流程的標準操作步驟和應注意事項必須以文件、規章制度的形式表達出來，用以指導和規范合同審核工作，它要求保留必要動作，去除不必要的程序，達到相對統一又清晰精簡的程度。合同審核記錄最終也要以表單的形式記錄在案備查。

3.制訂合同審核指引：

質量管理中的三個層級由高到低依次是“質量手冊-程序文件-表單和作業指導書”。與之類似，上述兩項工作構建合同審核工作架構，明確了審核流程，相當于完成程序化合同審核的“質量手冊”和“程序文件”內容，但對于具體、特定的合同審核程序中關鍵點仍需細化和量化，所以筆者提出合同審核指引的概念。所謂合同審核指引是指，以合法性和合規性為基礎，結合審核人員經驗總結成的，對于特定類型合同形成審核標準。合同審核指引可以以表單的形式編制，在審核合同時可以參照一份或數份審核指引單。

所有合同既有“共性”的部分，也有“個性”的內容。所以有必要對不同類型的合同編制“個性化”的合同審核指引。買賣合同是最常見、最重要的合同種類之一。掌握買賣合同的相關審核要點，可以為審核其他合同打好基礎。下面就以買賣合同為例，建立合同審核指引：

我方為買方的買賣合同審核指引

（二）程序化合同審核的實施

上述工作構建了完整的合同審核體系，接下來論述系統的實際運行情況。

1.合同審核流程的發起：

業務承辦部門根據本部門職責，辦理相應的合同管理相關工作。首先，業務承辦人員收到項目歸口部門下發任務指令，根據其要求開展供應商比選工作，供應商比選工作內容包括但不限于：各家供應商報價比較、質量技術談判、產品交付期確定、其他供應商服務質量等。確定供應商后，業務經辦人員起草合同。起草合同應力爭使用公司合同示范文本。如實在無法使用公司示范文本，則確保合同條款維護公司權益。完成合同文本起草工作后，經辦人按公司合同管理相關要求編制合同送審材料，并提請相關部門進行審核。這里要特別強調的一點是，為提高審核效率，減少駁回次數，合同審核在流轉到公司職能部門會簽審批前，應由業務承辦部門內部人員先進行初審，并由部門領導確認。

2.各會簽部門程序化合同審核：

公司各職能部門根據其在合同審核中的職責，按固定的合同審核流程和審核指引對合同進行會簽，并留存審核記錄備查，合同完成會簽后，由合同管理部門對合同會簽結果進行匯總，審核合規性。對于重大合同，在完成各部門會簽準備提請公司決策層審批前，應當由核心管理部門、審計監察部門對合同進行評審。

對于合同審核出現的問題應建立完善的駁回機制，同時為考慮審核效率，對合同原則性錯誤和非原則性錯誤設定不同駁回層級。

3.合同用印前的二次復核機制：

為確保合同審核意見得到完整、全面的落實，在合同用印前應對照合同審核記錄對待用印的合同文本進行復核。同時需檢查合同對方簽訂人的授權、合同文本有無留空、合同附件是否完整等細節問題。

（三）程序化合同審核與合同信息化管理的關系

目前，傳統的紙質化合同管理流程正逐漸被信息化管理所取代。程序化審核的特點恰好使其能與信息化管理流程契合。首先，合同審核流程固化在信息化系統中很容易實現，即使對于一般合同和重大合同有著不同的審核流程，在合同信息錄入時要求經辦人確定該合同是否重大合同，系統可以自動選擇該種合同的審核流程。其次是表單的固定，在搭建合同信息化管理系統時，可以將合同審核所需表單輸入系統，系統可以自動或取合同基本內容，審核流轉信息，并填寫入相應表單，并由電腦打印出來。既提高了審核效率，又確保審核記錄留存的完整無誤。最后，信息化系統所獨具的數據分類統計、審核查詢和用印文本電子檔留存等智能化功能可以使得合同管理人員更快捷、準確地掌握合同審核的信息，提高了整體管理質量。

四、程序化審核特征和優點

程序化合同審核具有程序性、模型化和自動化審核的特點。合同審核人員按照優化過的流程、程序步步為營、有條不紊地審核合同，去除不必要的動作，達到流程再造的目的，既高效又能保證合同質量份，防范法律風險。

隨著企業規模的不斷擴大，合同數量顯著增長、爆炸，所以合同審核模式也應當與時俱進，改進審核模式，采取程序化的審核模式勢在必行，當然這個模式不是鐵板一塊，它應該是相對靈活和開放并根據工作實際不斷完善。

在非常熟練掌握了合同審核的方法、流程和模式技巧后，必然能達到自由階段的王國。在長時間熟練使用各類合同審核指引后，一名審核員對合同審核要點駕輕就熟，在頭腦中自然形成了虛擬的審核指引對照表，這對于提高個人能力有著積極作用。

五、結語

對企業而言，合同審核和防范法律風險是一項系統而復雜的工程。實踐中必須嚴格按照規章制度、操作流程來執行。通過建立合同程序化審核體系，明確各職能部門審核職責和權限，固化審核流程，參照指引對合同進行審核，構筑防范企業合同法律風險的防火墻，降低或避免風險的危害性。總之，企業合同管理人員要時時保持一顆警惕的“心”，認認真真努力，方能以不變應萬變。

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