輕松提取文件名中的關鍵詞

馬震安

將大量長文件名中的不同類別關鍵詞分別提取出來，存入Excel表格中，我們應該如何巧妙實現呢？

例如公司組織下屬單位進行論文大賽，收到相當數量的電子版論文。論文主要就經典文學作品人物進行論述，文件標題包含了作品人物、作品名稱、論文標題等三大部分，如圖1左側。根據要求，需要將這些電子版論文的文件名、所選人物、作品名稱等錄入到Excel工作表中。如果手動錄入的話，工作量可想而知的繁重。用VBA代碼嗎？固然能夠實現，但恐怕對于普通辦公人員不大容易實現。那么有沒有什么更好的辦法解決？其實，只需要借助一個一行代碼的bat文件就能輕松搞定了。

生成bat文件

在存放若干論文的文件夾中右擊建立一個文本文件，打開它，將“for /r d：＼論文 %%a in （*.doc） do echo %%～na >>生成文件.xls”這行命令輸入到文本文件中，保存并關閉文件。接下來，設置顯示文件擴展名，右擊這個文本文件，選擇“重命名”，將它的擴展名“txt”更改為“bat”，回車后就會提示是否更改擴展名，選擇“是”。這時文件的圖標如果發生了變化，這就意味著這個文本文件變成批處理文件了。雙擊這個批處理文件，就會生成一個Excel文件。打開這個Excel文件，就會看到每個Word文檔的文件名被錄入到工作表中了（圖1）。

標題巧分離

初始目錄生成之后，還需要從這些個目錄中分離出人物、作品及論文標題。選定數據列，點擊“數據”選項卡下的“分列”，在彈出的窗口中選擇“分隔符號”，點擊“下一步”，在窗口中勾選“其他”，輸入分隔符（本例中輸入下劃線“_”），點擊“完成”，就實現了數據的分離。

添加鏈接

為了更進一步操作，可在文件目錄中的標題和文件夾中的相應文件之間建立鏈接，當點擊目錄標題時就會打開相應的Word文件。首先為數據記錄添加表頭（即列標題）;選定論文標題這列，利用替換的方法刪除每個單元格最后的空格（即在替換內容處輸入一個空格，替換為處什么也不要輸入）;接下來，在鏈接列的相應單元格輸入“=HYPERLINK（A2&"_ "&B2&"_"&C2&".doc"，A2&"_"&B2&"_"&C2&".doc"）”，并向下拖動填充。這樣，標題就和文件之間建立起了鏈接。最后，將這個Excel另存為擴展名為xls的文件就可以了（圖2）。

以上僅以文學作品文件名為例，其他大家日常遇到的多字段長文件名的分離提取，均可以采用上述方法。