應需而變打造Excel動態圖表

仲勇

在日常工作中我們難免要和各種圖表打交道，在制作圖表的時候經常會遇到數據結構相同但是具體數據不一樣的情況。比如對于每個分公司的季度、年度銷售統計，數據主體結構（銷售月份和部門名稱）是一樣，但是每個分公司的銷售額卻是不同的（圖1）。如果要在Excel中制作這些數據的圖表，常規的方法是為每個子公司的銷售數據單獨建立一個圖表，但是這樣既占頁面，瀏覽起來也不方便。其實可以在Excel中插入動態圖標，這樣在一片區域就可以顯示出不同的圖表，使得文檔看起來更為美觀、實用。

用Excel 2016打開報表，選中A8單元格，點擊“插入→函數”，在函數列表選中“INDEX”函數，在彈出的函數設置窗口，Array參數選擇A2→A7區域數據（即數據結構中的常量數據，當然也可以根據自己的需要選擇月份數據），Row_num參數選擇A9單元格，當然可以任意選擇A10、A11等，它的主要作用是記錄一下返回的行序號。比如A9返回的值是2，表示返回的是$B$2：$D$7區域的第2行有效數據，也就是B3：D3的數值。完成參數的設置后點擊“確定”完成函數的插入（圖2）。

選中需要插入控件的區域，點擊功能區的“開發工具→插入→組合框（窗體控件）”，此時在工作簿上可以看到一個帶下拉箭頭的窗體控件。右擊控件選擇“設置控件格式”，在打開的數據源區域選擇上述所說的常量（即A2→A7數據），單元格鏈接選擇“A9”（即引用A9數據），完后后點擊“確定”（圖3）。

完成控件窗體格式的設置后，使用填充工具將A8公式向左填充到D8，這樣原始數據就會自動整合到控件下拉列表中。比如在控件下拉列表中選擇對應的常量，如“分公司3”，A8→D8顯示就是分公司3一季度的銷售數據（圖4）。

選中A8→D8數據，點擊“插入→圖表→柱形圖”，插入一個柱形圖數據圖表，在插入的圖表上右擊選擇“選擇數據”，在打開的窗口單擊“水平分類標簽”下的編輯按鈕，將其數據設置為B1→D1數據，即顯示一月、二月、三月名稱（圖5）。

完成上述設置后可以看到組合框和柱形圖是分離存在，為了美觀、實用，可以將兩者組合在一起。返回Excel窗口選中上述插入的“組合框（窗體控件）”，右擊選擇“剪切”，然后將其粘貼到任意位置，這樣就可以使用鼠標將粘貼控件移動到圖表區域。

按住Ctrl鍵選中圖表和粘貼的控件，點擊“格式→組合→組合”，這樣就可以將下拉控件和圖表組合在一起。現在展開控件下拉列表選擇分公司，就會自動顯示對應月份的銷售圖表完成動態圖表的制作了（圖6）。

不過上面的操作僅僅是制作動態數據的報表，如果要讓生成的圖表更具有視覺沖擊力，我們還可以將上述圖表中每個分公司的報表轉換為GIF圖片，這樣可以自動進行播放。首先使用截圖軟件依次將每個分公司的報表數據截圖為圖片，接著登錄http：//www.uupoop.com/gif/，點擊“從電腦上打開圖片”，將上述截圖全部導入。依次選擇導入的圖片，點擊右側的“添加幀”，將數據圖片生成為GIF圖片（圖7）。

搜索下載VBAniGIF.ocx控件，下載后將其保存在C：＼windows＼system32。在Excel中點擊“開發工具→插入→其他控件→注冊自定義控件”，選擇上述下載到的控件注冊。成功注冊后點擊上述控件，在文檔中插入一個VBAniGIF.ocx控件（圖8）。

右擊插入的控件選擇“屬性”，在“Filename”后輸入需要插入的GIF圖片的實際位置，這樣可以在Excel中直接插入上述處理好的GIF圖片（圖9）。

關閉控件設計窗格，點擊“文件→另存為”，將其保存為“Excel啟用宏的工作簿”，這樣以后打開這個工作簿，上述插入的Gif圖片就會自動顯示分公司1到分公司6的數據。當然點擊上述原來的圖表，也可以手動切換各個子公司的報表數據圖（圖10）。