企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

修云潔（云南省公路開發(fā)投資有限責任公司　昆明　650228）

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企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

修云潔
（云南省公路開發(fā)投資有限責任公司昆明650228）

摘要企業(yè)檔案管理的最終是為了利用信息資源為企業(yè)服務，如果檔案信息資源得不到有效開發(fā)和利用，則檔案管理的作用將不能充分發(fā)揮出來。本文探討了當前企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用存在的普遍問題，針對存在的問題提出了企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的對策。

關鍵詞企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用

經(jīng)濟全球化推動了信息一體化，人們在新時代更加深刻認識到信息資源的重要性，信息資源的收集和獲取也成了企業(yè)贏得市場競爭的重要因素。企業(yè)檔案提供的信息如果開發(fā)利用得當，能為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、科研、管理都能提供不可忽視的服務，創(chuàng)造一定的經(jīng)濟效益和社會效益。近年來，我國企業(yè)檔案管理水平不斷提高，大部分企業(yè)基本能實現(xiàn)了檔案管理的制度化、現(xiàn)代化，在組織、人員、經(jīng)費等方面受到了愈來愈多的重視。然而，在檔案信息資源的開發(fā)利用方面與歐美發(fā)達國家相比差距較大，在規(guī)模化、利用率、技術含量等方面存在較多不足。

一、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

當前，我國企業(yè)檔案信息資源在開發(fā)和利用方面深度不夠、利用率不高，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1、觀念滯后，檔案信息資源利用意識不強

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理，主要側重于檔案信息的收集和保管，檔案管理者認為只要保管好檔案資料的安全就行，檔案管理部門提供的服務也主要是檔案檢索、查詢和調檔，其他的方面的服務幾乎空白。由于對檔案信息資源的重要性認識不夠、觀念滯后于新時期的人力資源管理要求，所以企業(yè)檔案信息在利用方面長期沒有得到應有的重視，檔案的價值信息也得不到挖掘和開發(fā)，對企業(yè)決策等方面起不到良好的支持作用。由于對信息資源的利用利用意識薄弱，使得企業(yè)對檔案信息的開發(fā)、管理等工作重視不夠，在人、財、物方面的投入和支持不足，阻礙了企業(yè)檔案建設工作的健康推進。

2、檔案信息資源整合度低

紙質檔案管理主要依靠管理員的手工操作，保管是實體保管。企業(yè)信息化建設工作開展后，計算機被廣泛應用于檔案管理中。但由于不同企業(yè)信息化人才素質的參差不齊，導致檔案管理中計算機的應用水平有限，很多企業(yè)僅僅局限于把檔案信息存儲于計算機中，缺乏對信息資源的深入整理能力，不能靈活運用互聯(lián)網(wǎng)技術等對信息資源進行規(guī)范管理，信息資源流通受限。同時，由于信息化的不夠深入和技術的缺乏，企業(yè)的檔案信息收集工作方法滯后、收集渠道和形式單一，導致資源整合度低。只依靠簡單的信息記錄來整合檔案資源，顯然是不夠的；外部網(wǎng)絡信息的積極獲取，以及對企業(yè)內部員工信息資源的獲取與整合，對企業(yè)檔案管理都是非常重要的。

3、檔案信息資源挖掘深度不夠

如前所述，許多企業(yè)的檔案管理功能單一，過于偏重收集保管，盡管檔案管理工作的規(guī)模不小，然而深度不夠、專業(yè)化缺失。首先，企業(yè)的檔案信息資源收集后，后續(xù)的管理和開發(fā)跟不上，停留在檔案保存的表面。許多企業(yè)的檔案管理員，在檔案資料收集后主要就是分類歸集，由用戶需要時提供查閱服務，對檔案信息不會進一步去挖掘和整理。其次，檔案信息的價值體現(xiàn)不足，對企業(yè)決策的輔助作用不強，在提升企業(yè)競爭力方面的效用過低。再次，信息技術力量薄弱，無力開展充分有效的信息挖掘工作，從檔案中獲取不了更多值得深入的信息。最后，檔案信息資源局限于企業(yè)內部，與外部銜接不夠，因而檔案信息資源的增值效果差，跟不上時代和科技進步的步伐。

4、檔案信息資源利用率低

企業(yè)檔案更多地是作為一種憑證和記錄，在市場中缺乏必要的流通和利用，其經(jīng)濟效益自然體現(xiàn)不出來。對企業(yè)檔案信息資源的利用，除了借閱、查詢以外，還應在是收集、整理和鑒定利用等方面關注用戶需求，以及市場的動態(tài)。當前的企業(yè)檔案信息資源在利用方面都是被動地提供咨詢、借閱等服務，沒有把信息資源進行加工和整理，提供一些智能化的服務，因而利用率極低。

二、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的對策

深入挖掘和利用企業(yè)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案資源價值的最大化，既是檔案服務于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際的根本任務，也是檔案部門不斷提升作用、實現(xiàn)自我價值的有效路徑。針對企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用普遍存在的問題，提出一些建議對策。

1、強化開發(fā)利用觀念，提升檔案管理者素質

企業(yè)要改變傳統(tǒng)的重保管、輕利用的觀念，加強對信息資源重要性的認識，認真搞好企業(yè)檔案信息資源的服務、開發(fā)和利用工作。檔案管理人員不僅要重視本部門的檔案管理本職工作，還要重視加強與企業(yè)內其他各個部門的溝通聯(lián)系，把企業(yè)內外部的信息和檔案管理聯(lián)系起來，以更好地強化檔案信息資源為企業(yè)服務的意識。

檔案管理者的綜合素質直接影響著企業(yè)檔案管理水平，決定著檔案信息資源的開發(fā)利用程度。因此，企業(yè)要加強檔案管理工作者的培訓和教育，提高檔案管理者的綜合素質。一方面，加強檔案管理專業(yè)知識和信息資源開發(fā)利用方面的業(yè)務培訓。要讓企業(yè)的檔案管理者熟練掌握信息化背景下檔案工作的重點，逐漸實現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化和數(shù)字化，為信息資源的深入開發(fā)利用奠定基礎。另一方面，注重培養(yǎng)檔案管理者的職業(yè)道德。綜合素質的提高不僅取決于業(yè)務能力，而且也和管理者的職業(yè)素養(yǎng)息息相關，只有充分發(fā)揮檔案管理者的積極性和創(chuàng)造性，在檔案管理工作中既遵守崗位職責，也善于創(chuàng)新和開拓，注重檔案管理工作流程和管理方法的改進，促進檔案信息資源開發(fā)和利用工作的開展。

2、加快檔案信息化建設，整合檔案信息資源

在信息化大環(huán)境下，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用也需要建立在檔案信息化的基礎之上，通過對信息技術、網(wǎng)絡技術的應用，推進檔案收集、整理和開發(fā)利用的信息化。檔案信息化建設，離不開人才、設備和技術等方面的支撐，企業(yè)只有在人、財、物等方面給予檔案管理足夠的重視和支持，才能推進檔案信息化建設的快速發(fā)展。通過檔案信息化的快速發(fā)展，強化檔案信息資源的整合，推動檔案信息資源的開發(fā)與利用。檔案信息資源的整合，首先要深挖檔案信息資源在服務方面的共享，充分利用信息技術來管理檔案，這樣才能更有利于檔案信息資源的歸類、識別、保存與傳輸。其次，拓寬信息資源整合的渠道，實現(xiàn)多樣化整合。根據(jù)信息資源的多樣性特征，靈活運用信息技術把各類信息資源轉換為知識型文檔，實現(xiàn)檔案信息資源不同的文檔和模型，達到良好的信息資源整合效果。

3、深入挖掘，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息增值

企業(yè)檔案的增值需要通過信息資源的深入挖掘、充分開發(fā)和利用來實現(xiàn)，增強企業(yè)檔案的效用發(fā)揮對企業(yè)而言具有重要的經(jīng)濟效益。那么，如何深入挖掘檔案信息資源呢？筆者認為，一方面，要努力把信息資源轉化為具有一定商業(yè)價值的資源。檔案管理工作者要與時俱進、開拓視野，把企業(yè)檔案中的顯性知識和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的隱性知識結合起來，根據(jù)企業(yè)發(fā)展實際，把檔案信息資源的挖掘提升到戰(zhàn)略高度。應用先進的科技和信息技術，深挖檔案中的各類知識資源，切實轉化為企業(yè)的生產(chǎn)力，為企業(yè)決策和市場競爭提供大力支持。另一方面，改變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案利用方式，開展各類服務。企業(yè)檔案的增值，主要通過服務來體現(xiàn)。企業(yè)的檔案管理部門要加強與各部門的溝通聯(lián)系，促進檔案信息的交流，豐富檔案結構知識，整合為企業(yè)分享利用。在開展檔案信息資源服務的過程中，同樣要充分借助互聯(lián)網(wǎng)等技術，開展多形式的、信息化的檔案咨詢、服務于共享，創(chuàng)新服務的提供方式和信息內容的傳播方式。

4、強化技術支撐，提高信息資源利用率

檔案信息資源開發(fā)利用工作的迅速有效需要技術和硬件的支撐。企業(yè)檔案管理中，如果不應用先進的技術和設備對相關信息資源進行處理，將只會停留在紙質檔案階段，利用率將難以提升。因此，企業(yè)檔案管理者要運用計算機多媒體等先進技術，將聲音、文字、影像、圖片等形式的信息，統(tǒng)一進行處理、存儲，進行全方位的編研，使檔案的內容和表現(xiàn)形式達到高度的統(tǒng)一，將更加豐富多彩的檔案種類通過企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)呈現(xiàn)給廣大利用者，極大擴展利用工作的領域，提高檔案的開發(fā)利用途徑。通過技術平臺（信息資源前端平臺系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)等）的構建，以紙質檔案和數(shù)字化檔案為基礎，充分處理好圖書、情報、檔案等知識資源，把計算機技術、網(wǎng)絡技術和多媒體技術融合應用于企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用中，提高檔案信息資源利用率。

5、建立檔案信息開發(fā)利用反饋機制

企業(yè)檔案信息資源在開發(fā)利用過程中，要注重用戶的反饋和管理者的實踐，建立反饋機制，不斷改進檔案信息資源開發(fā)利用工作質量。讓用戶對企業(yè)檔案管理的模式、管理機制和具體管理方法提出客觀評價意見，幫助檔案管理部門深入了解用戶的需求，掌握檔案信息開發(fā)利用中存在的不足和缺陷，以更好地從用戶角度出發(fā)開展檔案管理服務，提升檔案信息資源價值。同時，全方位收集檔案信息資源利用反饋信息，避免收集的反饋信息范圍狹窄、不能客觀體現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的情況。為此，企業(yè)檔案管理部門應本著多多益善的原則，對每一個企業(yè)檔案利用者的反饋信息進行全面收集。在收集過程中也要掌握合理的方式方法，抓住有利時機，例如運用主動向用戶收集信息的方法，避免被動收集信息導致的反饋信息不全；結合用戶對信息資源關注的程度，研究用戶的心理和行為，掌握最佳的信息收集時機。

總之，檔案信息資源的開發(fā)利用是企業(yè)檔案工作生存和發(fā)展的動力，是企業(yè)檔案管理的重要職能。針對當前企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用中普遍存在的問題，我們不僅要研究檔案信息資源的開發(fā)利用過程，還應重視對檔案信息開發(fā)利用策略的研究，提高檔案信息資源的利用效益。

參考文獻

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The Development and Utilization of Enterprise Archives Information Resources

Xiu Yunjie
（Yunnan Highway Development & Investment Co.，Ltd.，Kunming 650228）

AbstractEnterprise archives management is ultimately to make use of information resources services for the enterprise，if can not get effective development and utilization of archives information resources，the role of the archives management will not be able to give full play to come out.This paper discusses the current common problems of enterprise file information resources development and utilization，put forward to solve the problems that exists in the enterprise development and utilization of archives information countermeasures.

KeywordsEnterprise archivesInformation resourcesDevelopment and utilization

中圖分類號G273；G278.3

文獻標識碼B

文章編號160304-7218

作者簡介

修云潔（1973-08），女，吉林敦化人，漢族，大專學歷，館員職稱，研究方向：檔案管理。