運用PDCA提高國家自然科學基金申報形式審查通過率

林桂平* 陳翠薇

中山大學孫逸仙紀念醫(yī)院 廣東廣州 510120

運用PDCA提高國家自然科學基金申報形式審查通過率

林桂平* 陳翠薇

中山大學孫逸仙紀念醫(yī)院 廣東廣州 510120

我院國家自然科學基金申報項目在形式審查環(huán)節(jié)多年來都存在不通過的現(xiàn)象，為解決此問題，我們以“提高國家自然科學基金申報形式審查通過率”為目標，通過運用PDCA質(zhì)量管理方法，實施多個有效對策，將國家自然科學基金申報形式審查通過率提高到了100%，說明運用PDCA的原理和方法確實有利于提高國家自然科學基金申報形式審查通過率。

PDCA；國家自然科學基金形式審查；通過率

一、前言

近年來，PDCA 循環(huán)管理方法被越來越多地應用到了醫(yī)院管理中，使醫(yī)院管理更為規(guī)范化、科學化與精細化。國家自然科學基金項目是醫(yī)院科研管理部門一年工作中的重頭戲，其申報工作同樣需要借助PDCA的管理模式，從而避免出現(xiàn)不必要的失誤。

二、PDCA的運用

（一）計劃階段

1、選題理由

基于國家自然科學基金競爭的激烈性，擬申請者須從正式申報前一年的八月起，經(jīng)歷半年甚至更長一段時間的查閱文獻、做預實驗、整理數(shù)據(jù)、撰寫標書等過程，方能醞釀出一份有競爭力的申請書，其付出的時間和汗水不言而喻。國家自然科學基金項目的評審流程一般包括五大步驟，分別是形式審查、初審、同行專家網(wǎng)絡評審、學科專家會議評審、批準立項。其中，形式審查是項目評審的首要步驟，也是關鍵的一步，審查的內(nèi)容包括申請材料的形式要件是否具備，如申請人的基本條件是否具備、申請人或項目組成員是否超項、選擇的領域是否正確等，以及填報是否符合規(guī)定形式。形式審查猶如一條“生死線”，決定著申報項目的命運，申請人學術(shù)水平再高、申請書寫得再出色，如果形式審查不通過，其項目將馬上被淘汰，無法進入科學評審階段。然而，申請人往往會將注意力放在標書本身的內(nèi)容上，而忽視了形式上的要求，在初審時慘遭淘汰，痛失競爭的機會。由此可見，提高國家自然科學基金形式審查通過率的工作勢在必行。

2、現(xiàn)況調(diào)查

2008年至2014年的數(shù)據(jù)顯示，我院每年都有申請者在形式審查這一環(huán)節(jié)被淘汰，其中2012年多達7個。形式審查通過率同樣說明問題，不通過的項目數(shù)越多，形式審查通過率也就越低，2012年的通過率低至95.9%。其中，還有不少教授級別的申請人也因形式審查不通過的問題而無緣國家自然科學基金。

表一　近年來我院國家自然科學基金申報項目形式審查情況

3、原因分析

通過反復調(diào)查、總結(jié)，我們找出了如圖十一點、十九小點導致形式審查不通過的原因，并從重要性、迫切性、可實施性三方面進行了討論，最終確定五個導致形式審查不通過的最主要因素，歸納起來則為：（1）申請人、科管人員培訓不足；（2）形式審查沒有固定的參考標準；（3）科研科與學校未形成牢固的雙重保障。

圖一　形式審查通過率不高的魚骨圖分析

4、制定對策

找出要因之后，科研科進行了深入地探討，針對要因逐條制定了改正或改進的對策，盡可能做到“連根拔起”，杜絕形式審查不通過的現(xiàn)象發(fā)生。

表二　提高國家自然科學基金形式審查通過率的對策列表

我們希望通過實施以上對策，使國家自然科學基金申報形審通過率達到100%，實現(xiàn)我院形式審查不通過項目數(shù)零的突破。

（二）執(zhí)行階段

1、對職工進行培訓

第一，針對申請人經(jīng)驗不足、缺乏培訓的問題，定期舉辦國家自然科學基金申報培訓會，向申請人系統(tǒng)講解申報規(guī)程、項目申報書撰寫規(guī)范注意事項，強調(diào)形式審查在國家自然科學基金申報過程中重行性。同時，邀請院外專家來院開展申請書撰寫幫扶，在幫助申請人理清研究思路、凝練科學問題、制定研究計劃的過程中發(fā)現(xiàn)并提示其改正形式錯誤。第二，針對科管人員，要求其參加院內(nèi)外至少兩場的國家自然科學基金申報培訓會，并須認真記錄在形式審查方面需要注意的事項，以便用于開展院內(nèi)形式審查工作。

2、制定形式審查參考標準

為細化國家自然科學基金申報工作，科研科對申請書逐個地方注意事項進行整理后，以通知形式發(fā)布在醫(yī)院網(wǎng)站，方便申請者查閱并逐條對照修改。此外，在申請者提交申請書前，科研科還發(fā)放形式審查對照表給申請人，進一步為申請人形式自查提供幫助。

3、形成院校雙重保障機制

一方面，科研科形成內(nèi)部聯(lián)動機制，每份申請書須經(jīng)至少3位科管人員審核確認無誤后方可提交至上一級管理部門；另一方面，作為高校附屬醫(yī)院的科研管理部門，科研科加強與學校科研院的交流、溝通，形成科研科與學校的雙重保障機制，再次確保申請書沒有形式問題。

（三）效果確認

通過為期四個月的對策執(zhí)行，科研科順利地提交了所有申請書。2015年5月，國家自然科學基金項目形式審查結(jié)果公布，我院形式審查通過率達到了100%，實現(xiàn)了我院形式審查不通過項目零的突破。

（四）鞏固措施

通過針對要因?qū)嵤Σ?，我們達到了預想的目標，這說明我們采取的對策確實可行、有效。對于有效的對策，我們將其整理制定成為制度、標準或使其成為例行會議，如每年舉辦國家自然科學基金項目申報幫扶的制度、形式審查要點參考標準、申請書撰寫培訓會等。通過制定這些制度、標準或舉辦例行會議，才能保證對策效果的持續(xù)穩(wěn)定。同時，我們也將繼續(xù)探索和學習新的對策，進一步改進國家自然科學基金項目申報過程中的不足之處，并借鑒同行中好的經(jīng)驗，在工作中不斷地發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。

三、討論與總結(jié)

此次我院通過運用PDCA質(zhì)量管理方法，針對申請人和科管人員培訓不足、形式審查無固定的參考標準、科研科與學校未形成牢固的雙重保障三方面進行了改進，使我院國家自然科學基金形式審查通過率達到了100%，全部申報項目均通過形式審查并進入科學評審環(huán)節(jié)。在取得成績的同時，我們也發(fā)現(xiàn)了許多不足之處，如申請人自身對于國家自然科學基金項目申請的要求重視程度不夠；受申報時間限制，若申請者未遵循科管部門規(guī)定的提交時間，可能導致申請書不能得到全面的審查；少部分形式審查受到主觀因素影響等。質(zhì)量改進是一項持之以恒的工作內(nèi)容，長期的成績和效果需要持續(xù)的改進工作方能得以延續(xù)。今后，我院科研科將在科研管理的其他方面進行持續(xù)改進，進一步提高醫(yī)院科研水平。利用PDCA循環(huán)方法提高我院國家自然科學基金項目形式審查通過率屬我院科研科首次嘗試，希望能對其他同行單位提供借鑒和參考。

[1]鄧艷.PDCA循環(huán)模式在醫(yī)院感染管理中的應用效果[J].實用臨床醫(yī)藥雜志,2016,04：187-188.

[2]邵晶晶,魏永祥.加強國家自然科學基金申報組織與過程管理的質(zhì)量控制[J].中國科學基金,2007,02：113-116.

[3]于迎建.國家自然科學基金項目申報的精細化管理探討[J].農(nóng)業(yè)科技管理,2011,05：27-29.

林桂平，男，1977年出生，中山大學，醫(yī)學博士，研究方向：醫(yī)院科研與學科建設。

陳翠薇，女，1990年出生，香港大學，公共衛(wèi)生碩士，研究方向：醫(yī)院科研與學科建設。

林桂平