ERP背景下糧食企業(yè)財務(wù)預(yù)算體系構(gòu)建

桂玉娟

（湖北大學(xué) 知行學(xué)院，湖北 武漢 430011）

ERP背景下糧食企業(yè)財務(wù)預(yù)算體系構(gòu)建

桂玉娟

（湖北大學(xué) 知行學(xué)院，湖北 武漢 430011）

糧食企業(yè)預(yù)算管理對提高糧食企業(yè)財務(wù)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益作用重大。本文分析了糧食企業(yè)財務(wù)預(yù)算現(xiàn)狀，提出了ERP背景下財務(wù)預(yù)算的目標(biāo)及利用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)財務(wù)預(yù)算的具體措施。

ERP；糧食企業(yè)；財務(wù)預(yù)算

一、糧食企業(yè)財務(wù)預(yù)算現(xiàn)狀

1、財務(wù)預(yù)算方法較單一，預(yù)算調(diào)整滯后

雖然很多糧食企業(yè)均有財務(wù)軟件系統(tǒng)，但大部分財務(wù)預(yù)算工作主要還是通過手工完成，采用的方法主要以靜態(tài)預(yù)算和增量預(yù)算為主。在編制財務(wù)預(yù)算時，以前三年或前五年平均數(shù)據(jù)為依據(jù)，確定較固定的業(yè)務(wù)量，在此基礎(chǔ)上考慮糧食政策變化及未來不確定因素對業(yè)務(wù)量予以增減調(diào)整。這種編制方法優(yōu)點在于相對簡單，但缺點在于增減比例幅度受人為因素影響較大，且上級部門可能根據(jù)硬性指標(biāo)壓縮下屬單位預(yù)算，導(dǎo)致財務(wù)預(yù)算指標(biāo)的編制不夠客觀，指標(biāo)有效性受到影響，使財務(wù)預(yù)算未能發(fā)揮真正的作用。

此外，糧食企業(yè)的財務(wù)預(yù)算基期數(shù)據(jù)選取源于企業(yè)的歷史指標(biāo)和歷史經(jīng)濟(jì)活動，由于糧食企業(yè)對自然環(huán)境的依賴性較大，當(dāng)環(huán)境或市場發(fā)生變化時，企業(yè)成本、售價、銷量也會隨之產(chǎn)生較大變化，依據(jù)歷史信息而編制的靜態(tài)預(yù)算不能及時根據(jù)當(dāng)前實際調(diào)整相關(guān)數(shù)據(jù)，財務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)調(diào)整相對滯后。

2、財務(wù)預(yù)算編制較獨立，部門協(xié)調(diào)不夠

糧食企業(yè)的財務(wù)預(yù)算編制主要靠財務(wù)部門完成，財務(wù)部門的財務(wù)系統(tǒng)往往較獨立，與企業(yè)OA、ERP系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)缺乏共享與交流。當(dāng)前，很多糧食企業(yè)對財務(wù)預(yù)算認(rèn)識不夠充分，認(rèn)為財務(wù)預(yù)算是企業(yè)財務(wù)部門的工作，認(rèn)為自己工作無關(guān)，各部門對參與財務(wù)預(yù)算工作積極性不高，使得財務(wù)預(yù)算不能發(fā)揮該有的作用，財務(wù)預(yù)算與各部門預(yù)算的銜接性較差，預(yù)算方案可能與實際業(yè)務(wù)計劃脫節(jié)。

3、財務(wù)預(yù)算執(zhí)行效果不佳，配套制度不健全

如前所述，財務(wù)預(yù)算的制定主要在財務(wù)部門，與其他部門協(xié)調(diào)不夠，這導(dǎo)致財務(wù)預(yù)算在基層執(zhí)行時可能遇到較大阻力。同時，大部分糧食企業(yè)并沒有專門的預(yù)算管理機(jī)構(gòu)，財務(wù)預(yù)算編制完成后，對執(zhí)行過程的監(jiān)督力度不大，對預(yù)算偏差重視不足，缺乏深入的執(zhí)行偏差分析，不能及時糾正偏差。

部分糧食企業(yè)缺乏財務(wù)預(yù)算管理相關(guān)配套制度，如預(yù)算執(zhí)行報告制度、預(yù)算分析制度、超預(yù)算預(yù)警制度、責(zé)任追究制度等。由于缺乏有效的財務(wù)預(yù)算監(jiān)督、考核和激勵制度，導(dǎo)致財務(wù)預(yù)算執(zhí)行效果不佳。

4、財務(wù)預(yù)算內(nèi)容較粗糙，對資金成本重視度不夠

糧食企業(yè)受國家政策影響較大，如為保護(hù)農(nóng)民利益而實行的最低保護(hù)價政策及糧食補(bǔ)貼政策等。因此，部分糧食企業(yè)財務(wù)預(yù)算內(nèi)容較粗糙，對涉及財政補(bǔ)貼的內(nèi)容編制較為仔細(xì)，而對不涉及財務(wù)補(bǔ)貼的內(nèi)容編制主觀隨意性較大。

此外，最低保護(hù)價政策加大了糧食企業(yè)的成本。對糧食企業(yè)而言，在收購糧食過程中將占用企業(yè)大量的營運資金，同時貸款資金成本較高。收購糧食量的變動將影響上述營運資金及相關(guān)資金成本，而在糧食企業(yè)財務(wù)預(yù)算中對此考慮較少，沒有得到充分重視。

二、ERP背景下財務(wù)預(yù)算目標(biāo)

1、建立以實際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的動態(tài)預(yù)算

ERP系統(tǒng)是對企業(yè)物資流、資金流、信息流進(jìn)行一體化管理的軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)集成化應(yīng)用，建立企業(yè)決策完善的數(shù)據(jù)體系和信息共享機(jī)制。

ERP背景下的財務(wù)預(yù)算首要目標(biāo)，是保證財務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)基于系統(tǒng)集成產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并能實時根據(jù)業(yè)務(wù)變化情況予以動態(tài)調(diào)整，以減少財務(wù)預(yù)算的滯后性，縮短財務(wù)預(yù)算與財務(wù)決算之間的差距。

2、建立部門協(xié)同預(yù)算機(jī)制

部門之間的目標(biāo)和職責(zé)不同，使得不同部門利益不一致，導(dǎo)致財務(wù)預(yù)算編制易、執(zhí)行難。因此，財務(wù)預(yù)算編制過程中，應(yīng)通過ERP系統(tǒng)實時反饋，吸納不同部門的意見，協(xié)調(diào)部門預(yù)算與財務(wù)預(yù)算的差異，使部門利益服從于企業(yè)利益，部門預(yù)算與財務(wù)預(yù)算保持一致，提高預(yù)算的可執(zhí)行性和科學(xué)性。

3、實現(xiàn)預(yù)算內(nèi)容精細(xì)化

ERP系統(tǒng)為企業(yè)提供豐富的管理信息，利用系統(tǒng)信息資源實時查詢各類動態(tài)數(shù)據(jù)，為預(yù)算提供有用的信息，實現(xiàn)預(yù)算內(nèi)容的精細(xì)化。如可實時編制糧食企業(yè)的購糧量、售糧量及相關(guān)增長量等基本預(yù)算指標(biāo)，還可以編制基于上述基本預(yù)算指標(biāo)的綜合預(yù)算指標(biāo)，如資金占用量、凈營運資金規(guī)模、資金成本等。財務(wù)數(shù)據(jù)精細(xì)化，可以提高糧食企業(yè)經(jīng)營管理的效率，為糧食企業(yè)科學(xué)決策提供依據(jù)。

4、實現(xiàn)管理改善持續(xù)化

隨著財務(wù)信息化管理的深入，增強(qiáng)企業(yè)管理水平，改進(jìn)企業(yè)管理流程，完善相關(guān)管理評價指標(biāo)體系，為企業(yè)建立一個可以不斷進(jìn)行自我評價和不斷改善管理的機(jī)制。這也是財務(wù)預(yù)算體系應(yīng)用成功的重要標(biāo)志。

三、利用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)財務(wù)預(yù)算的具體措施

1、財務(wù)業(yè)務(wù)無縫結(jié)合，實行預(yù)算動態(tài)化管理

傳統(tǒng)的財務(wù)預(yù)算編制數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和及時性難以保證，編制時間較長。由于業(yè)務(wù)流程不在財務(wù)監(jiān)控范圍內(nèi)，財務(wù)人員接觸的單據(jù)對會計事項描述已被簡化、模糊化，因此，財務(wù)預(yù)算編制與業(yè)務(wù)執(zhí)行往往較有差距。

但ERP 系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)原始單據(jù)可通過業(yè)務(wù)模塊流轉(zhuǎn)匯總到財務(wù)模塊中，實現(xiàn)了糧食企業(yè)對業(yè)務(wù)流程的實時管控。這種高效率的實時管控，同時也保障了財務(wù)預(yù)算基期數(shù)據(jù)的動態(tài)化管理，使財務(wù)預(yù)算基期數(shù)據(jù)具有準(zhǔn)確性和及時性。

因此，財務(wù)預(yù)算編制的主要依據(jù)不再是歷史數(shù)據(jù)與歷史經(jīng)濟(jì)活動，而是實時業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。ERP 系統(tǒng)將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)搭建起了一個順暢的信息流，通過系統(tǒng)設(shè)定的流程流轉(zhuǎn)，財務(wù)人員可隨時調(diào)取相關(guān)數(shù)據(jù)作為參考，不受過往數(shù)據(jù)的限制，同時可以運用一些較先進(jìn)的財務(wù)預(yù)算方法，如彈性預(yù)算法、零基預(yù)算法和滾動預(yù)算法。以零基預(yù)算法為例，財務(wù)人員可從實際需要和合理性出發(fā)，逐項審議預(yù)算期內(nèi)各項費用的內(nèi)容及其開支標(biāo)準(zhǔn)是否合理，在綜合平衡的基礎(chǔ)上編制預(yù)算。同時，由于ERP系統(tǒng)可以使數(shù)據(jù)得到及時的反饋與修正，可將以往的定期預(yù)算模式，改為按月滾動預(yù)算，進(jìn)一步使財務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)貼近當(dāng)年實際，實現(xiàn)預(yù)算可控在控。

業(yè)務(wù)部門從事后報賬到事前報告，財務(wù)部門從事后反映到事前控制，財務(wù)預(yù)算的動態(tài)化管理建設(shè)加強(qiáng)了財務(wù)與前端業(yè)務(wù)的結(jié)合，及時的反饋、溝通、監(jiān)督，使預(yù)算管理進(jìn)入一個良性循環(huán)。

2、設(shè)計統(tǒng)一流程及模板，實現(xiàn)協(xié)同預(yù)算

現(xiàn)階段糧食企業(yè)的財務(wù)預(yù)算編制主要由財務(wù)人員手工完成，而業(yè)務(wù)流程與財務(wù)管控分離，財務(wù)人員往往到確認(rèn)付款或付款階段，才能了解此項業(yè)務(wù)是否在預(yù)算范圍內(nèi)，這種事后復(fù)核性的預(yù)算控制不僅降低了預(yù)算的約束力，也為糧食企業(yè)財務(wù)管理、經(jīng)營管理帶來隱患和弊端。

通過ERP系統(tǒng)推動，形成以企業(yè)整體利益為先的多部門協(xié)調(diào)機(jī)制，倡導(dǎo)良好的部門溝通，可以改進(jìn)財務(wù)預(yù)算與部門預(yù)算不協(xié)調(diào)問題。如在ERP系統(tǒng)中，設(shè)計統(tǒng)一的、 端到端的預(yù)算管理平臺及預(yù)算管理流程，根據(jù)企業(yè)實際設(shè)計預(yù)算編制模版，利用ERP系統(tǒng)對企業(yè)進(jìn)行統(tǒng)一的預(yù)算編制管理。各部門預(yù)算數(shù)據(jù)編制、上傳、下載、匯總、修改等都在系統(tǒng)中完成，實現(xiàn)自上而下和自下而上的統(tǒng)一流程，提高預(yù)算編制效率，增強(qiáng)數(shù)據(jù)和預(yù)算模板準(zhǔn)確性。更重要的是，財務(wù)人員可以及時根據(jù)業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)反饋，對預(yù)算基礎(chǔ)和預(yù)算模板進(jìn)行修改和控制，這將提升了糧食企業(yè)的預(yù)算管理能力，也增強(qiáng)了財務(wù)對業(yè)務(wù)的真正監(jiān)控。

3、完善財務(wù)預(yù)算體系，實現(xiàn)全過程預(yù)算

目前，大部分糧食企業(yè)的財務(wù)預(yù)算重在編制，對后期的執(zhí)行、分析、考核及監(jiān)督力度有待加強(qiáng)。通過ERP 系統(tǒng)，可實現(xiàn)財務(wù)預(yù)算的全過程管理。

在此過程，財務(wù)人員應(yīng)具有雙重身份，既要與業(yè)務(wù)部門協(xié)作，又要對其進(jìn)行監(jiān)督。如在ERP系統(tǒng)中，財務(wù)部門通過實時持續(xù)動態(tài)監(jiān)測業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，制定出月度、季度預(yù)算分析報告，通過詳細(xì)的指標(biāo)增減分析和趨勢分析，提供相關(guān)信息以糾正偏差，并將分析報告反饋給業(yè)務(wù)部門。同時，可根據(jù)不同部門實際及業(yè)務(wù)性質(zhì)設(shè)置預(yù)算偏差范圍。對于在超出預(yù)算5%以內(nèi)的事項確定為合理調(diào)整事項，由業(yè)務(wù)部門自主處理，可不進(jìn)行偏差分析；對于超出預(yù)算5%-10%的事項確定為預(yù)警事項，由業(yè)務(wù)部門采取措施予以糾正；對于超出預(yù)算10%以上的事項確定為重大偏差事項，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門會同處理，通過偏差分析，確定影響因素，采取強(qiáng)效措施及時整改。

每年年末，ERP系統(tǒng)可自動生成全年預(yù)算與業(yè)務(wù)執(zhí)行情況分析，以客觀評價預(yù)算編制質(zhì)量、完成情況，進(jìn)行量化考核，確保預(yù)算執(zhí)行的嚴(yán)肅性，真正實現(xiàn)了預(yù)算對糧食企業(yè)經(jīng)營管理的指導(dǎo)監(jiān)控作用。

4、健全財務(wù)預(yù)算指標(biāo)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)共享

ERP系統(tǒng)相對于傳統(tǒng)財務(wù)核算系統(tǒng)另一個明顯的優(yōu)勢就是將資金流、實物流與信息流有機(jī)的整合在一起，創(chuàng)建起一個信息共享和服務(wù)共享的大平臺。

因此，可以將財務(wù)預(yù)算指標(biāo)進(jìn)一步細(xì)化，分為基本指標(biāo)和綜合指標(biāo)兩個體系。基本指標(biāo)如糧食企業(yè)現(xiàn)金流入、各項現(xiàn)金支出等預(yù)算指標(biāo)，而綜合指標(biāo)可包括業(yè)務(wù)量、糧食倉儲量、營運資金規(guī)模、資金成本等，在設(shè)計中更加注重其他部門對財務(wù)日常的管理需求。上述財務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)將通過ERP系統(tǒng)共享給糧食企業(yè)各單位。

財務(wù)部門將通過各單位反饋回來的預(yù)算執(zhí)行情況，編制預(yù)算執(zhí)行報告、還對照同業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)，對偏差進(jìn)行分析，及時調(diào)整或糾正預(yù)算數(shù)據(jù)的偏差；如出現(xiàn)重大偏差，可要求業(yè)務(wù)部門出具相關(guān)偏差說明，增強(qiáng)了財務(wù)預(yù)算的科學(xué)性。

總而言之，通過ERP系統(tǒng)實施財務(wù)預(yù)算，實現(xiàn)動態(tài)預(yù)算、協(xié)同預(yù)算、全過程預(yù)算及數(shù)據(jù)共享，將大大提高糧食企業(yè)財務(wù)預(yù)算的效率，增強(qiáng)決策的科學(xué)。

［1］董開華、史成剛、葛鶴春：淺談ERP-NC系統(tǒng)在糧食企業(yè)財務(wù)管理中的運用［J］.商業(yè)會計，2012（19）.

［2］史成剛：新形勢下縣級糧食集團(tuán)企業(yè)的內(nèi)部控制管理策略［J］.中國商貿(mào)，2014（9）.

［3］劉玉新：關(guān)于糧食企業(yè)財務(wù)預(yù)算管理建議探析［J］.財經(jīng)界，2014（21）.

［4］丁志：大型糧食企業(yè)全面預(yù)算編制管理探討［J］.時代金融，2015（30）.

［5］劉麗軍：企業(yè)ERP全面預(yù)算管理系統(tǒng)研究［J］.財會通訊，2015（23）.

（責(zé)任編輯：李健）