檔案現代化管理中的基礎工作

張金來

（天津電子信息職業(yè)技術學院 教務處，天津 300350）

檔案現代化管理中的基礎工作

張金來

（天津電子信息職業(yè)技術學院 教務處，天津 300350）

隨著現代信息技術的發(fā)展，檔案的管理也在發(fā)生著變化，由于長期積累，檔案資源信息量也在增加，檔案管理出現了新的問題，給檔案的利用帶了不便。面對檔案現代化管理出現的情況，如何做好檔案現代化管理的基礎性工作是需要重點關注的問題。本文圍繞檔案基礎工作存在的問題，提出實行標準化、規(guī)范化的工作管理程序及措施，利用計算機信息技術實現檔案現代化管理、將檔案資源進行數據處理，對推進檔案現代化管理進程的幾個方面作了分析。

檔案；現代化；管理；基礎工作

檔案管理現代化是推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的客觀要求。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類數量也在增加，給保管和利用帶來諸多方面的問題。同時利用者也對檔案工作提出了更高的要求，使信息技術現代化的管理模式能夠為其提供個性化服務。檔案現代化無疑是推動檔案管理工作快速發(fā)展的動力。信息技術和互聯網技術的快速發(fā)展，為檔案管理工作帶來了新的契機。建立計算機檔案管理系統(tǒng)是要做好檔案工作基礎，將收集、整理、著錄等一系列前期的檔案資源進行計算機數字化處理轉換，達到現代信息化檔案管理的技術要求。就目前而言仍有許多檔案管理部門（檔案館室），出現基礎工作做的不扎實、管理不規(guī)范現象，需要通過科學化、標準化管理，來適應檔案現代化管理的需要。

1　檔案管理基礎工作存在的問題

檔案基礎工作主要體現在檔案的收集、鑒定、整理、編目、編研、銷毀、保管、利用、統(tǒng)計與管理等方面，如果某一項做得不規(guī)范就會給檔案的管理工作帶來麻煩和不便，檔案基礎工作做的好壞與否直接影響檔案現代化的進程，筆者探究發(fā)現，目前檔案館室檔案現代化建設參差不齊、問題較多，只注重保管、應付，效率低下，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.1檔案的整理過程中分類不清鑒定不明

界定把握不準確，出現類別疊加現象。對檔案的鑒定管理工作把握不清，如保管期限的鑒定、檔案銷毀的鑒定、歸檔文種的確定等。檔案的分類甄別不清，是檔案管理工作實務中經常出現的問題，給檔案的檢索、利用帶來困難。

1.2卷內索引目錄不完整，組卷、立檔不規(guī)范

缺少規(guī)范化的卷內案卷目錄要求，卷內文件目錄文字填寫表述不齊全，有的只有卷內目錄，沒有“卷內備考表”或者空缺檔案號章，不標頁碼或標注位置不規(guī)范。組卷、立檔文種、機構（問題）、責任者、時間等含混不清，檔案卷脊與卷內標引發(fā)生沖突，含糊不清、相互混淆，給檢索利用帶來不便。

1.3檔案管理人員專業(yè)業(yè)務素質低

檔案管理人員素質的高低直接影響著檔案管理的質量，檔案基礎工作做的不好是檔案管理人員素質不夠高，表現在幾個方面：一是檔案工作人員缺乏較高的業(yè)務能力；二是缺乏掌握適應現代化信息技術發(fā)展技能要求；三是創(chuàng)新意識不強，管理意識停留在傳統(tǒng)模式上。

2　加強檔案基礎的有效措施

提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序。要求檔案管理收集、整理、鑒定、著錄保管等各個環(huán)節(jié)都要按照組織協(xié)調、統(tǒng)一規(guī)范的程序和科學的方法進行工作。按照《歸檔文件整理規(guī)則》為依據，有組織、有步驟地實施。檔案基礎工作，適應檔案現代化管理的要求，強化創(chuàng)新管理機制。

2.1制訂完善的檔案管理標準化、規(guī)范化工作方案

檔案基礎要以《歸檔文件整理規(guī)則》為依據，標準化、規(guī)范化是實現檔案管理基礎工作夯實的重點。首先，檔案收集要完整齊全，從檔案的歷史沿革縱向角度看，要保持檔案連續(xù)性。從時間節(jié)點的角度看，要保持檔案的完整性。做到歸檔不遺漏、檔案不會缺失。這是檔案整理工作的前提準備工作。以天津電子信息職業(yè)技術學院學籍檔案為例，學籍的立檔要從其建校以來至今，歷屆畢業(yè)生在校期間學歷過程都要進行歸檔中，并保持學籍檔案種類收集齊全，歷屆所有學生不能出現空檔現象。這樣才能方便利用，精確查找，提高管理效率。其次，要特別注重電子文件的收集歸檔，要按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》要求來做，注意規(guī)范文件的存儲格式，不同文件要區(qū)別對待，做到不同格式的轉換，以確保電子文件的完整和數據的安全，這也是實現檔案管理現代化的基礎前提。

2.2組卷建檔要規(guī)范

檔案的規(guī)范化是一項系統(tǒng)工作，包括卷內文件目錄的填寫、歸檔案卷號的確定、件號、頁碼、卷內備考表、機構問題及責任者等內容，其不能出現頁碼不清、標題不清、目錄不清的現象。要以《歸檔文件整理規(guī)則》為依據，實行規(guī)范化組卷、整理，同時立檔也要標準、規(guī)范，為利用信息化技術手段管理做好基礎性工作。

2.3建立統(tǒng)一協(xié)調的組織工作機制

建立檔案統(tǒng)一協(xié)調的組織機制是對檔案有組織、有步驟地進行科學管理的有效機制，遵循國家有關檔案管理規(guī)定辦法，制定本館的規(guī)章制度、辦法，循序漸進科學組織、協(xié)調管理，不能因人而異。

2.4提高檔案管理人員的業(yè)務技能素質

檔案管理人員的職業(yè)素質直接影響檔案管理的質量，加強檔案工作人員的素質尤為重要。在當今社會快速發(fā)展的今天，需要培養(yǎng)具備復合型專業(yè)技能的檔案管理人才，具備創(chuàng)新理念，能適應檔案事業(yè)發(fā)展的需要。管理人員要做到基礎業(yè)務扎實、技術能力強，能夠熟悉掌握現代信息技術，適應互聯網及“互聯網+”的發(fā)展需求，推進檔案事業(yè)的發(fā)展。

3　利用現代信息技術是實現檔案管理現代化的重要手段

檔案現代化管理中的基礎工作是實現檔案現代化的前提，利用現代化信息技術是推動檔案管理現代化的重要手段。隨著現代信息技術的快速發(fā)展，必將提高檔案現代管理的水平，由計算機管理向網絡技術、互聯網技術的延伸，并向著物聯網、云計算、大數據的拓展發(fā)展。這些現代技術工具為檔案的現代化管理打開了想象空間，如“智慧檔案館”的構建，“互聯網+”檔案的架構體系，都是檔案現代化創(chuàng)新的工具。

3.1檔案現代化管理是檔案基礎工作的延伸

檔案現代化管理是檔案管理規(guī)劃化的工作過程，是創(chuàng)新發(fā)展的要求，是檔案基礎工作的延伸。隨著信息技術及互聯網技術的快速發(fā)展，檔案管理現代化程度將會越來越高，為此利用計算機互聯網、物聯網、云計算、大數據等現代信息技術是檔案現代化管理的重要保障。

3.2發(fā)揮現代信息技術在檔案現代化管理中的重要作用

檔案的現代化管理夯實了檔案管理的基礎，如今人們的生活節(jié)奏越來越快，社會的參與度越來越高，對檔案的利用會越來越廣，希望用快捷、個性化的方式獲取對檔案的利用，現代化的管理手段正好適應了這一需求。為此加快檔案信息化、現代化管理，推進檔案基礎工作具有重要意義。

4　結 語

實現檔案現代化管理必須做好基礎性工作，檔案管理者要注重檔案基礎建設，運用現代信息化技術手段，提高檔案檢索、查找的效率。在當代信息技術，如互聯網、物聯網、云計算、大數據快速發(fā)展之時，檔案管理要不斷創(chuàng)新，推動檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.113

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1673-0194（2016）16-0173-02

2016-07-02