大數(shù)據(jù)視角下試論檔案信息資源的開發(fā)和利用

樊麗君

（呂梁市文水縣少體校 檔案室，山西 文水 033000）

大數(shù)據(jù)視角下試論檔案信息資源的開發(fā)和利用

樊麗君

（呂梁市文水縣少體校 檔案室，山西 文水 033000）

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，大數(shù)據(jù)作為重要的戰(zhàn)略資源在各行各業(yè)開始發(fā)揮重要作用。檔案是重要的信息資源載體，管理人員更應(yīng)該應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強(qiáng)對檔案資源的開發(fā)利用。本文闡明了大數(shù)據(jù)對檔案信息資源開發(fā)的現(xiàn)實意義，并對當(dāng)前復(fù)雜經(jīng)濟(jì)形勢下運(yùn)用大數(shù)據(jù)加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用的具體策略進(jìn)行深入分析，從加強(qiáng)檔案管理、建設(shè)數(shù)字化檔案館、深入挖掘信息資源展開論述，以期為檔案信息資源的高效開發(fā)提供建議。

大數(shù)據(jù)；檔案；信息資源

0　引 言

大數(shù)據(jù)作為一個時代發(fā)展標(biāo)記，已經(jīng)成為不可或缺的生產(chǎn)要素。檔案作為任何經(jīng)營實體成長和發(fā)展的客觀記錄，在企業(yè)的發(fā)展中扮演者至關(guān)重要的角色，是企業(yè)做好數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)。如何利用好大數(shù)據(jù)技術(shù)推動檔案信息資源的開發(fā)利用，是企業(yè)在現(xiàn)代化、規(guī)模化和信息化道路上順利前進(jìn)的必要保障。因此，發(fā)揮大數(shù)據(jù)在檔案信息資源利用中的基礎(chǔ)性作用，對于確保企業(yè)在復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中把握正確發(fā)展方向，拓寬發(fā)展空間具有重要意義。

1　大數(shù)據(jù)在檔案信息資源開發(fā)利用中的現(xiàn)實意義

目前，大數(shù)據(jù)已經(jīng)在全世界范圍內(nèi)發(fā)揮越來越重要的作用，例如：提升政府服務(wù)效率、加強(qiáng)社會管理、推動經(jīng)濟(jì)又好又快的發(fā)展等。當(dāng)前，很多檔案資源進(jìn)入休眠期，與人們對其意義和作用認(rèn)識不清有很大關(guān)系。

1.1傳承企業(yè)文化

文化可以認(rèn)為是一種文化現(xiàn)象，是有一定的形象意識、核心理念、價值觀和行為方式等構(gòu)成的。對于任何一個經(jīng)營實體而言，檔案管理都是一項重要的工作，其成長變革、管理經(jīng)驗都在檔案中得到了很好的體現(xiàn)，反映了一個實體的核心競爭力和戰(zhàn)略發(fā)展思想?？梢哉f，文化是內(nèi)容，而檔案則是承載這種內(nèi)容的載體，因此在傳承文化、發(fā)揚(yáng)企業(yè)價值觀等方面具有不可替代的作用。

1.2助推企業(yè)發(fā)展

在互聯(lián)網(wǎng)時代，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作，是更好地開發(fā)利用檔案信息資源的必然選擇，在企業(yè)追求更大經(jīng)濟(jì)效益，優(yōu)化管理方式，實現(xiàn)更好更快發(fā)展方面具有積極作用。具體而言，利用大數(shù)據(jù)深入挖掘企業(yè)的檔案信息資源，可以發(fā)現(xiàn)更多的潛在有價值信息，能夠為發(fā)展決策提供重要參考，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為實際生產(chǎn)力，推動企業(yè)快速發(fā)展。

1.3預(yù)防運(yùn)營風(fēng)險

在經(jīng)濟(jì)形勢日益復(fù)雜的今天，任何經(jīng)營實體面臨的運(yùn)營風(fēng)險都會倍增。只有運(yùn)用有效的技術(shù)手段，加強(qiáng)信息研判和制度管理，才能及時辨識和防范風(fēng)險。運(yùn)用大數(shù)據(jù)加強(qiáng)檔案信息資源的利用，可以產(chǎn)生一種倒逼作用，通過暴露企業(yè)運(yùn)營中的實際問題助推自身加強(qiáng)管理，防范管理風(fēng)險，彌補(bǔ)管理不足。此外，檔案包含了豐富的信息資源，能發(fā)揮憑證作用，是企業(yè)進(jìn)行風(fēng)險控制的關(guān)鍵信息資源。

2　運(yùn)用大數(shù)據(jù)加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用的策略

2.1運(yùn)用信息化技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理

運(yùn)用信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，提升檔案管理系統(tǒng)的整體水平，是有效發(fā)揮大數(shù)據(jù)作用的前提。具體而言，需要有針對性地加強(qiáng)以下幾項工作：①對現(xiàn)有的檔案文件管理流程進(jìn)行優(yōu)化，使其符合計算機(jī)運(yùn)營條件的需求，為更加高效地進(jìn)行檔案管理創(chuàng)造條件；②對檔案信息化管理軟件進(jìn)行優(yōu)化升級，按照文件處理流程需要設(shè)計相應(yīng)的軟件功能；③構(gòu)建系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系，加強(qiáng)對信息系統(tǒng)的保護(hù)，使檔案信息始終處于安全保護(hù)狀態(tài)。

建立一支具有大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識和能力的專業(yè)化管理隊伍，是提升檔案管理信息水平的關(guān)鍵。高科技設(shè)備必須由專業(yè)人才操控，檔案管理信息化必須加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)。具體而言，必須重點培養(yǎng)檔案管理人員的以下技能：①分析和研究檔案信息的能力；②運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案的能力；③提供高效率檔案信息咨詢和服務(wù)的能力。為此，企業(yè)必須重視和不斷加強(qiáng)檔案管理人才的教育，開展形式豐富的培訓(xùn)、調(diào)研和競賽活動，打造一支具有高度政治覺悟，能自覺保守工作秘密，同時又擁有頑強(qiáng)作風(fēng)和過硬技術(shù)能力的檔案人才隊伍。

2.2采用私有云手段，建設(shè)數(shù)字檔案館

現(xiàn)在很多經(jīng)營實體在向規(guī)模化發(fā)展，擁有比較龐大的組織架構(gòu)和下屬單位。在大數(shù)據(jù)時代，做好檔案資源的集中開發(fā)，進(jìn)行科學(xué)的分級管理，不斷加強(qiáng)檔案資源存儲的安全性、信息搜集的標(biāo)準(zhǔn)性，檔案管理的數(shù)字化及信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化是推動企業(yè)檔案管理數(shù)字化的必由之路。因此，建設(shè)數(shù)字化檔案館，是充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)推動檔案資源開發(fā)利用的關(guān)鍵。相比于傳統(tǒng)檔案館，數(shù)字化圖書館在信息的安全保護(hù)方面更需要加強(qiáng)，利用好私有云技術(shù)，是可行的解決之道。私有云通常設(shè)置在防火墻后，是專門為分支機(jī)構(gòu)或者內(nèi)部人員服務(wù)的云，是確保信息安全性、數(shù)據(jù)安全性和服務(wù)水平的最有效手段。企業(yè)檔案中一般都包含了很多重要和敏感的信息，一旦建設(shè)成數(shù)字化檔案館，必然會面臨更大的安全風(fēng)險，因此非常有必要加強(qiáng)信息資源的安全性。鑒于云計算安全性還無法提供有效保障的前提下，運(yùn)用私有云為數(shù)字化檔案館提供信息安全保護(hù)成為必然選擇。

此外，建設(shè)優(yōu)質(zhì)的數(shù)字檔案館，也必須對相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行置換和升級。從硬件設(shè)施上，應(yīng)該配備數(shù)字化設(shè)備、服務(wù)器以及相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，同時也應(yīng)該對系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級。數(shù)字檔案館建設(shè)必須實現(xiàn)信息資源的數(shù)字化，一方面，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)對聲像檔案、照片檔案及紙質(zhì)檔案等原始檔案進(jìn)行處理，同時做好電子文件的接受、加工、整理和存儲，實現(xiàn)信息資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)變；另一方面，加強(qiáng)對數(shù)字化檔案資源的開發(fā)利用，避免它們進(jìn)入沉睡期，提供更加優(yōu)質(zhì)和高效的信息檢服務(wù)。

2.3以大數(shù)據(jù)為統(tǒng)領(lǐng)，深度挖掘檔案資源

很多實體在進(jìn)行檔案管理工作時都存在較為明顯的重收藏、輕利用的現(xiàn)象，檔案館的建設(shè)更多的是參考資源中心模式。這樣，檔案管理人員將工作重心錯誤地放在接收資源進(jìn)館上，導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)化為有用信息資源的效率嚴(yán)重滯后，使進(jìn)入半衰期的檔案資源無法發(fā)揮自身應(yīng)有價值，直接進(jìn)入沉睡期。當(dāng)前，盡管已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，但很多企業(yè)的檔案館卻逐漸被邊緣化，成為一個可有可無的機(jī)構(gòu)。大數(shù)據(jù)背景下，檔案資源應(yīng)該從被簡單捕撈的角色轉(zhuǎn)化為一種能發(fā)揮實際作用的資源，使其具備“數(shù)據(jù)”特色，為其他各類問題的解決提供參考依據(jù)。企業(yè)要利用好大數(shù)據(jù)盤活檔案信息資源，通過對大量數(shù)據(jù)的分析，發(fā)掘其潛在價值。也就是說，大數(shù)據(jù)時代，檔案館的業(yè)務(wù)將會發(fā)生直接轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的資源“收集器”向綜合分析、深度挖掘和利用資源轉(zhuǎn)移。

對于企業(yè)而言，只有不斷提高綜合分析和深入挖掘檔案信息資源的能力，才能為企業(yè)發(fā)展提供更好的信息服務(wù)。檔案工作人員要緊跟企業(yè)中心工作，對檔案信息資源有針對性地進(jìn)行開發(fā)利用，能夠為用戶提供多樣性的和精準(zhǔn)的信息檢索服務(wù)。同時，加強(qiáng)對現(xiàn)代信息處理技術(shù)的學(xué)習(xí)，如微縮復(fù)制技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)和光盤影印技術(shù)等，在檔案信息的儲存、上傳和管理工作中利用新技術(shù)。此外，為了確保這些新技術(shù)的有效運(yùn)用，需要合理地更新檔案館的技術(shù)設(shè)備，從而提高檔案管理的效率。也就是說，在大數(shù)據(jù)時代，只有不斷加強(qiáng)綜合分析和深度挖掘檔案資源的能力，才能真正發(fā)揮檔案的信息價值。

3　結(jié) 語

在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為各行各業(yè)重要的生產(chǎn)要素。作為承載大量有價值信息資源的檔案，更應(yīng)該順應(yīng)科技發(fā)展潮流，以大數(shù)據(jù)下檔案管理工作的新變化為切入點，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。在信息資源日益重要的今天，檔案資源與實物資產(chǎn)具有同等的重要性，各經(jīng)營實體應(yīng)該積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)推動檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展，通過綜合分析和深度挖掘，避免進(jìn)入沉睡期，全面發(fā)揮其在傳承企業(yè)文化、助推企業(yè)發(fā)展和預(yù)防經(jīng)營風(fēng)險等方面的作用。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.118

G273.5；G270.7

A

1673-0194（2016）16-0182-02

2016-07-20