檔案數字化建設的思考和建議

韓向斌，何祖華

（南京中醫藥大學 檔案館，南京 210023）

檔案數字化建設的思考和建議

韓向斌，何祖華

（南京中醫藥大學 檔案館，南京 210023）

本文針對檔案數字化的前期準備、過程實施和后期數字化數據及存儲設備的檢驗3個環節，根據工作經驗對出現的問題進行了整理，并提出了具體的操作方案，從法律規范約束、環境安全控制、數字化內容質量把關3個方面來規避風險，保證檔案的安全和數字化工作的順利進行。

數字化；安全；檔案；數字檔案

隨著信息時代的發展，信息查詢速度和數量不斷提高，檔案信息工作不斷深入和推進，為使館藏檔案得到更好的利用，檔案部門迎來了館藏檔案數字化的浪潮。傳統的紙質檔案在檢索和查閱上都較為復雜，保存效果也較差，不利于檔案的開發利用，數字檔案存儲空間小、利用便捷，所以將紙質檔案數字化成為檔案工作的主流趨勢，為了節約人力、物力資源，控制成本，數字化外包走上舞臺。南京中醫藥大學檔案館也加入了數字化的大軍，根據幾年來的數字化工作經驗，對工作中存在的問題做了總結和思考。

1　做好檔案數字化的前期準備

1.1進行市場調研，做好標書

通常招投標部門會根據標書要求結合競標價格來確定中標方，所以要得到滿意的競標商，首先要做好前期的調研和考察。對已經完成數字化和正在進行數字化的單位走訪，了解數字化服務公司的情況和數字化部門對該工作的意見，實地體會數字化現場工作并了解數字化流程和注意事項。征詢專家和相關行政機構的意見，結合企業背景和檔案數字化外包規定，邀請符合條件的公司到單位競標，擇優選擇。

1.2鑒定、統計要數字化的檔案，簽訂相關協議

1.3做好場地的安全設施布置

首先，工作室需要進行全方位24小時監控，要安裝前后攝像頭，保證360度無死角。其次，做好電子產品檢測，合同中規定禁止攜帶電子產品，但是檔案部門不可能對外包人員搜身，有效的辦法是采取電子探測，但自動電子探測門的代價較高，掃描工作本身又短期性的；人工探測費用可以接受，但是掃描人員較多，且出入頻繁，長期守門也不現實，所以這個問題仍然不能得到很好的解決。最后，做好場地信號屏蔽，場地是無網絡的區域但是卻因為條件限制，可以接收手機信號和網絡信號，所以應安裝信號屏蔽器。此外，U盤變得越來越小，越來越隱秘，裝飾品成了U盤的外衣，主機USB口也較隱秘，U盤插上去人眼幾乎都無法察覺，更不用說安裝在高處的攝像頭，因此還要拆去主機上的所有可能外設安插接口。

1.4與外包方提前協商，盡可能保證人員穩定性

掃描工作較為枯燥，且含金量較低，工資偏低，工作人員多為年輕、低學歷人群，這就造成外包公司中掃描人員整體素質偏低且流動性大。而人員變動由外包公司管轄，檔案部門無權干涉，這會造成后期檔案檢查中出現問題時權責不清，如檔案單頁丟失，掃描數據交接不清等問題，給檔案的安全性帶來極大的隱患。

1.5制訂數字化加工方案

按照《中華人民共和國行業標準（DA/T 31—2005）紙質檔案數字化技術規范》的要求制訂加工方案，包括：前期準備標準（借還檔案，掃描文件命名、電子目錄與紙質目錄校對，紙質目錄與紙質原件校對），掃描中標準（確定文書、圖紙、照片等不同文件的格式、分辨率、大小、色彩度等參數；掃描操作規定，要保證紙張，頁碼順序、案卷順序、檔案盒都保持拆卷前的狀態，規定問題另行備注不可在原件上進行，不能因加工或拆卷而造成對紙質文件的損壞）、質量檢驗標準（確定檢查標準，文件歪斜、紙張大小與原件不符、頁碼順序不對、漏頁或重復、PDF文件未雙層處理、文件不清晰、光盤刻錄數據損壞、數據不全等重新處理）。

2　檔案數字化工作的實施

2.1借閱歸還檔案

第一次進北大校園，我也好似劉姥姥進了大觀園，感覺一切都是新鮮迷人的。北大之大，景色之奇，建筑之美，都超乎我的想象。

檔案應遵循當天借出、當天歸還的原則。雙方工作人員均要在“數字化檔案借閱記錄”上登記、簽名，寫清案卷數量和卷號、借出和歸還時間、雙方負責人簽字。在檔案出庫入庫時都需清點清楚，出庫后數字化服務人員檢查有無缺損，入庫時檔案部門負責人檢查原件是否復原，數目、排序是否正確，有無缺頁損壞等問題。檔案應及時還回到庫房，以免信息外漏或者丟失。通常，實際工作中，紙質檔案較重且較多，搬運過程只能記錄檔號和卷數，內部雖有目錄但裝訂完了后很難做到一頁一頁的檢查，被遺漏或者訂錯一頁或幾頁，如果紙質的檔案常年未被利用，根本無法察覺，多年后再發現也無從確定是怎么弄錯的；以件為單位的檔案，由于統計數量更加龐大，一份一份地查看更加不現實；檔案因年代過久，紙質易因老化出現損壞；工作人員有時也因翻頁時動作幅度較大造成原件受損；案卷過厚，數字化服務人員裝訂不仔細，個別紙張會錯位，造成打孔時打在內容上，破壞了原件等。因此，紙質檔案交接過程中需要工作人員耐心、細致，制定技術標準和流程規范，保持操作的統一，保證紙質、數字化檔案的安全。而目前好多檔案館庫房、辦公區較小，有的僅一墻之隔，掃描直接在庫房中進行，雖然方便操作，節省了空間和時間，但給檔案的安全帶來了極大的隱患，所以這種情況要杜絕。

2.2檔案掃描過程

第一，拆卷。檔案不論是件、卷、盒，都應遵從復原后保持檔案裝訂原貌的原則，所以在拆卷時要按照順序，一本本有序進行，力度適中，以不損壞檔案為原則。第二，掃描。掃描的文件、圖片、圖紙都應達到制定的數字化標準的要求，保持內容、大小、色彩均與原件一致，應按照文件編號處理、合成一份文件，按照規定的命名方式命名，等待掛接。通常，普通文件按300dpi黑白掃描，老舊泛黃檔案和彩頁按300dpi彩色掃描，并保存為PDF和JPEG兩種格式；照片掃描像素為600dpi以上，保存為JPEG格式；圖紙掃描像素根據圖紙大小調整，以內容絕對清晰為標準，保存為TIF和PDF兩種格式。老舊泛黃檔案如果破損嚴重或無法直接掃描，還需要先進行修復處理。掃描的圖片通常要進行糾偏、去污、拼接、裁剪等技術處理。第三，裝訂。掃描完成后，應將檔案按照檔案的裝訂原貌進行重新裝訂，且應注意保持檔案的頁碼、件號、卷號順序不變，內容準確、無遺漏。

3　檔案數字化數據后期處理

3.1數字化數據檢查

掃描工作量大，重復性強，檔案具有相似性，掃描時容易造成漏頁，錯頁的現象，因此，數字化后的檔案數據要進行質量檢查。因為數字化數據量巨大，采用抽檢的方式進行檢查。通常，數據驗收時抽檢的比率不得低于5%，合格率達到95%以上（含95%），認為合格（合格率=抽檢合格文件數/抽檢文件總數×100%）。但實際工作中發現，檔案需要絕對的完整、清晰和真實，抽檢對檔案工作來說存在有很大的問題。首先，掃描工作具有主觀性，和掃描個人認真程度密切相關，所以常常發現掃描問題是扎堆出現的。其次，案卷需要裝訂，就容易出現頁碼遺漏、標注錯誤的現象，數字化過程也是二次糾正的一個好時機，而抽檢很難發現。最后，如招投標、科研文件部分檔案不需要數字化，數據自然會出現斷碼的情況，抽檢很難排除缺頁原因是斷碼還是漏掃。況且由于數量巨大，一旦掛接入系統，后期利用中很難發現問題，一旦出現問題后，糾正也很麻煩。為了解決遺漏問題，可能檔案還要重新掃描、處理，然后再覆蓋系統數據、光盤數據、移動硬盤的錯誤數據，還會給利用者帶來不便。所以本館采用一頁一頁檢查的方式，雖然耗時耗力，但一勞永逸。審核完畢后，一定要盡快針對問題進行修改，再次檢查無誤后，必須負責人或相關領導確認、簽字后方有效。

3.2存儲、備份數據檢查

電子數據需要載體存儲、備份，通常保存載體為光盤、移動硬盤、服務器等。為保證數據安全，通常采用在線、離線備份和多套備份方式。所以檢查過程要針對不同的備份載體進行。通常針對設備是否正常（光盤、移動硬盤是否可讀）、數據是否可正常讀取、數據數量是否正確，數據內容是否完整等標準檢查。檢查完成后離線備份數據需要進行目錄著錄、粘貼標貼、存放入庫等操作，以便今后的管理和利用。

3.3原文掛接

數字化數據檢查無誤后，可以將其掛接到系統中對應的目錄下，開始進行利用。因數字化文件數量巨大，通常采用批量掛接的方式，需要文件名稱與數據庫中目錄一一對應，這是就體現了文件命名規則的重要性。掛接過程會出現電子目錄找不到，或者目錄多條的現象，就需要即使修改電子目錄，重新掛接該條數據。掛接完成后，需要針對掛接的數據進行檢查，通常問題有數據顯示不正常、文件打不開、掛接漏頁、掛錯位置、文件格式錯誤，無法下載等問題，因文件內容本身就大，數據量又多，工作量也更加龐大，通常只能采取抽檢的方式進行，抽檢的比率不得低于5%，合格率達到95%以上（含95%），認為合格。掛接原文的錯誤通常都是一眼就可發現的，且不涉及文件內容，所以抽檢是可以保證檔案的真實有效性，后期利用發現問題后，只需要找出備份文件重新掛接即可，工作量也較小。

4　結 語

館藏檔案的數字化降低了檔案的保存成本，提高了檢索利用的便捷性，同時也有效推動了檔案電子信息化進程，對檔案事業的發展起到了積極的推動作用。但因檔案數量巨大而催生的數字化外包，給檔案安全也帶了新的風險。檔案部門除了在數字化外包期間做好上述的工作，還應增強工作人員的安全意識，對全館人員進行數字化安全風險教育，讓檔案工作者做好數字化期間的監督工作，確保數字化工作期間，檔案信息和原件得到最大程度的安全保障。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.127

G270.7

A

1673-0194（2016）16-0195-02

2016-07-02

2013年南京中醫藥大學校哲學社會科學基金項目（13XSK09）。