加強高等學校實驗耗材管理的思考

李衛宏

（北京工商大學，北京 100048）

加強高等學校實驗耗材管理的思考

李衛宏

（北京工商大學，北京 100048）

當前高等學校耗材費用逐年遞增，部分理工類院校實驗耗材采購費用甚至已經超過實驗設備采購費用。由于國家對實驗耗材尚無統一管理規范，以及各高等學校實驗耗材需求總量相差很大、重視程度不一，因此各高等學校實驗耗材管理發展非常不均衡。本文主要是針對實驗耗材的特點，總結分析當前高校實驗耗材管理的主要模式，提出規范實驗材料管理的對策，為各高校規范實驗材料管理提供借鑒和參考。

高等學校；實驗耗材；管理

實驗耗材指高等學校用于教學、科研實驗的材料、燃料、低值品和易耗品，是高等學校開展教學科研實驗的物質基礎，也是高等學校國有資產的重要組成部分。隨著國家對科技的重視和實驗教學改革的深化，以及高等學校對教學、科研實驗經費投入增加，高等學校用于采購實驗耗材的費用、比重大幅增加，有的高等學校實驗耗材的費用甚至超過了設備購置的費用。但當前高等學校對于實驗耗材的管理相對比較滯后，存在問題也比較突出。加強實驗耗材管理，提升教學科研經費使用效益，防止違規違紀問題發生，已成為高等學校管理工作的重要課題。

1　實驗耗材的特點

1.1種類繁雜

學校實驗耗材通常包括化學試劑、細胞、材料、實驗動物、低值易耗品與零配件等，涉及學科眾多，型號品牌繁雜，且尚無統一的分類標準。以北京工商大學為例，僅加入實驗耗材管理系統平臺的耗材就達200余萬種，且不包括電子元器件等種類的耗材，但也只能滿足近半數教師的實驗需求。

1.2存儲要求高

實驗耗材特性各異，部分實驗耗材有易燃、易爆、易腐蝕及劇毒性等特點，需要專人保管，按性質分類存放，并有相應的安全措施，安全要求非常高。同時部分實驗耗材還具有易潮、易揮發、易分化、易氧化與見光易分解等特點，需要通風、陰涼、避光與密封等不同的存儲條件，對存儲環境要求非常高。

1.3采購使用量小周期短

由于科研實驗靈活性較強，所需實驗耗材通常數量較少，但時間要求比較迫切。所購實驗耗材使用周期較短，有的甚至一次性就全部消耗完，使用監管難度較大。

1.4處置監管難度大

由于實驗耗材具有消耗性，與固定資產不同，不能按照賬物相符要求檢查報廢情況，監管比較困難，可能存在教師自行違規處置廢舊耗材的問題，部分違規處置的實驗耗材甚至可能對環境造成污染。

2　實驗耗材管理的主要模式

2.1超市化管理模式

超市化管理模式與人們常見的超市實體店管理模式相似。首先，由管理部門遴選實驗耗材供應商，然后供應商提供實驗耗材在學校建立的實驗耗材超市內存放和展示，供應商根據教師需求及庫存情況及時更新產品。教師在實驗耗材超市內選取所需產品，經管理人員辦理出庫手續后，即可回到各自實驗室使用。

該模式的主要優點是：能夠縮短產品的購置時間，對于展示區內的產品，教師可以直接獲取；超市產品由供應商更新，不易產生庫存積壓；便于對產品進行驗收，確保賬物相符。但需要充足的實驗耗材存放展示空間以及相當規模的管理人員。適應于實驗耗材種類較少的單位，對于種類繁雜、數量較大的單位，管理成本較高。

2.2集中統管+庫存模式

由學校職能部門統一負責實驗耗材的采購、驗收、處置，建有專門的實驗耗材庫，通常需依托校園網或專用信息化平臺進行。首先，需要學校遴選定點供應商，并將供應商可提供的產品在校園網或信息化平臺公布。教師選擇需要的實驗耗材然后提交學校管理部門，由學校統一進行采購，產品到貨后由庫房管理人員驗收并集中入庫。教師使用實驗耗材時，需到庫房領取，并辦理出庫手續。

該模式的主要優點是：出入庫手續齊全，可以較好地實現對到貨情況的監督；實驗耗材隨用隨取，可有效降低耗材在實驗室存放的安全問題。但該種模式對庫管人員的要求較高，需要一定的專業知識。實驗耗材庫房需要較高的建筑標準、完善的安全防護措施。另外，依托庫房管理必然會產生庫存積壓的問題，如何妥善解決庫存積壓問題也是一個難題，這也是多數學校沒有建立或者取消實驗耗材庫房的一個重要原因。

2.3集中統管+“零庫存”模式

該模式與上述模式相同之處是實驗耗材的采購、處置都由學校統一管理，學校需要統一對供應商進行遴選。不同之處是不依托庫房管理，教師采購的實驗耗材由供應商直接送至相關實驗室。由于實驗耗材沒有統一入庫，因此對實驗耗材驗收主要采取兩種方式：一種是實驗耗材在送至實驗室之前，先送到管理部門，由管理部門統一驗收；另一種是由教師自行負責實驗耗材驗收，管理部門只負責監督抽查驗收情況。

該模式的主要優點是：管理成本較低，效益相對較高；由于不依托庫房管理，不用考慮庫存積壓和倉庫安全問題。該模式通常依托信息化管理平臺，便于記錄實驗耗材采購全過程，有效監管教師采購情況。存在的主要不足是：實驗耗材分散存放于各實驗室內，應加強對實驗室安全的檢查監督。

2.4重點管理模式

重點對大額實驗耗材和管控化學品統一管理，小額實驗耗材和普通化學品由院系自行管理。該種模式的主要優點是：學校付出的管理成本較小。但存在的問題也較明顯，由于小額實驗耗材由各院系自行管理，通常各院系難以安排專門的管理人員，實際上以教師自行管理為主，難以得到有效監管。

3　加強實驗耗材管理的建議

規范實驗耗材管理應建立統一管理、分級負責的管理體系，并依托信息化管理平臺，對實驗耗材采購、使用和處置全程加以監管。

3.1應建立統一管理、分級負責的管理體系

全校應指定專門部門對實驗耗材實施統一管理，牽頭對供應商資質和服務能力進行審查，從源頭上打好實驗耗材管理基礎。同時應監督實驗耗材驗收、使用情況，按規定對全校廢舊實驗耗材集中進行處置。財務部門應嚴格對報銷憑證的審核，倒逼教師按學校的制度規定進行采購。學院要做好本單位實驗耗材統一管理，對大額度實驗耗材采購申請要嚴格審核，同時要經常性到實驗室進行抽查，切實監督好實驗耗材使用情況。實驗室負責人應嚴格審核本實驗室人員采購申請，抽查驗收到貨情況，并加強對人員的安全教育。通過職責明確的管理體系，確保實驗耗材采購和使用安全。

3.2應以信息化管理平臺為依托

實驗耗材種類繁多、采購量大批次多、涉及人員多、采購周期短，采取手工記賬的方式管理非常困難。依托信息化平臺管理已成為高校規范實驗耗材管理的趨勢，目前已有許多院校已經建立信息化平臺規范實驗耗材管理，且成效明顯。依托信息化平臺管理與采取手工記賬的方式管理相比優勢明顯。一是數據登記更加簡潔。對于重復的信息可以通過系統直接加載，無需反復的手工填寫，有效減少教師手工記錄的工作量。二是審批時間大幅縮減。實驗耗材采購需求通常比較緊急，采取紙質單據簽批的方式，在審批過程要浪費大量的時間。通過信息化平臺在線審批，審批時間將大幅縮短。三是查詢統計快速準確。采取手工記賬的方式，如果進行查詢統計需要花費大量的時間。而采取信息化管理平臺，只需輸入查詢統計條件，結果便可由系統給出。

3.3線上線下方式并行實施

由于實驗耗材種類繁雜，系統平臺的產品不可能滿足所有教師的采購需求，應采取線上線下采購相結合的模式。系統平臺內包含的產品要力爭滿足80%以上教師的采購需求，對于平臺內不能提供的實驗耗材允許教師線下采購，但也應納入系統平臺進行管理，需通過系統進行申請，并在系統中錄入詳細的采購信息。因此在信息平臺功能設計上，既要包含平臺采購功能，也應包含線下采購申請審批功能，且線下采購程序要比平臺采購相對復雜，促使教師采購平臺內產品。同時應對線下采購信息進行統計，及時將采購量較大的供應商納入平臺管理。

3.4實行“零庫存”存儲方式

如果采用集中存儲、按需領用的方式，就需建立專門的實驗耗材庫房。由于實驗耗材庫房對建筑標準和安防措施要求非常嚴格，管理成本也非常高。在物流高度發達的今天，建議采取“零庫存”方式存儲方式，即教師采購的實驗耗材由供應商直接送到指定的實驗室，由教師自行存儲，這樣更符合人們的采購習慣，也是比較便捷高效的采購方式，更利于實驗室研究工作開展。只要實驗室成員能夠適量按需購買，減少實驗室庫存量，并經常性開展安全教育，使師生熟悉實驗耗材存儲使用常識，增強安全意識，提高應對突發情況能力，可以有效降低實驗耗材帶來的存儲安全問題。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.165

F272

A

1673-0194（2016）16-0250-02

2016-07-20