Huddle Room，現(xiàn)代會議的一股清流

近十幾年，在科技公司的帶動下，開放式、扁平式的現(xiàn)代化辦公空間風(fēng)靡全球各地。會議室的格局也隨之改變，視頻會議技術(shù)正在不斷小型化、經(jīng)濟化，而視頻清晰度和用戶體驗則在不斷提升。一個新興名詞——Huddle Room——正成為廠商、集成商和用戶關(guān)注的焦點。

為什么要Huddle Room？

Huddle Room，有時又被稱為Huddle Space，是指相對緊湊的辦公或會議空間，一般可容納5-6個人，可以召開小型的項目或信息會議。今時今日，傳統(tǒng)會議室已“槽點”滿滿，員工們困擾于會議室預(yù)定遙遙無期，會議設(shè)備使用繁瑣，開個會都要用盡洪荒之力。而Huddle Room則如一股清流進入現(xiàn)代企業(yè)，它更注重員工間的聯(lián)結(jié)、協(xié)作和創(chuàng)造性，讓員工在需要時隨時可以聚在一起，但同時又滿足私人和封閉空間的要求。

“越來越多的企業(yè)采用開放式辦公環(huán)境，實行小組分工，衍生出大量的本地和遠程協(xié)作需求。但是傳統(tǒng)會議室面積較大，且設(shè)備構(gòu)成復(fù)雜無法滿足當(dāng)代企業(yè)的快速靈活使用需求，而開放辦公環(huán)境又造成私密空間減少，互相干擾嚴重。為了破解以上矛盾，現(xiàn)在企業(yè)青睞于建設(shè)20平米以下的房間或空間，并配以相應(yīng)的音視頻設(shè)備來解決人們溝通的問題，Huddle Room也因此流行起來。”天創(chuàng)產(chǎn)品經(jīng)理江博文表示。

Huddle Room的重點在于議事協(xié)作，其優(yōu)勢包括：

·鼓勵有意義的團隊合作。

·高效的資源利用，Huddle Room遵循先來先到原則，無需像傳統(tǒng)會議室那樣預(yù)訂房間。

·提高生產(chǎn)力，Huddle Room的簡單化設(shè)置可助用戶更有效使用時間，無需花個十分鐘來配置系統(tǒng)，直觀的內(nèi)容分享和一鍵式的會議體驗讓協(xié)作成為現(xiàn)實。

·省錢省空間，它需要的硬件很少，只要預(yù)先裝備一些必要的技術(shù)設(shè)備即可，相比大型會議室更加省錢。

在Wainhouse Research（WR）最近的一份白皮書中，預(yù)計全球有1，500，000-2，000，000個集團視頻會議室正在使用，其中每個集群中有近20-25個Huddle Room。基于此，WR估計全球Huddle Room的總數(shù)介于300，000至500，000之間。下圖就是WR對所有會議室數(shù)量的估計。其中根據(jù)終端用戶的機構(gòu)性質(zhì)和業(yè)務(wù)模式，Huddle Room在集團視頻會議室中的比率可能是從1：1到50：1甚至更多。

誰最愛Huddle Room？

那么這三五十萬的Huddle Room都是誰在用呢？Huddle Room的核心理念就是開放、共享、協(xié)作，而這背后折射出的也是企業(yè)的價值觀和運營方式。WR的報告中也提到，企業(yè)的性質(zhì)和業(yè)務(wù)模式也決定了Huddle Room的使用比例。在我們的采訪中也可以看出，不論國外還是國內(nèi)，科技企業(yè)特別是互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)絕對是Huddle Room這一潮流的引領(lǐng)者。

“目前國內(nèi)客戶對Huddle Room的需求分為幾類，一是外企客戶，跟隨國外總公司的策略，需求不斷提升。二是國內(nèi)大型IT互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)、證券金融企業(yè)，由于工作中涉及諸多交互和異地協(xié)作，需求比較高，但是如何建設(shè)沒有明確的想法。三是傳統(tǒng)國有企業(yè)，實際會議形式更多的為匯報而不是討論協(xié)作型會議，所以需求較低。”江博文表示。

“科技類公司通常對于Huddle Room有著更高的接受度，他們多以開放式辦公為主，所有的人都在工位上，但也常常有需要聚在一起溝通的環(huán)節(jié)，而且這類公司的分支機構(gòu)也比較多，需要用到視頻會議溝通的場所也非常多。” 格羅力達銷售副總王強補充道，“所以Huddle Room在科技類公司的應(yīng)用已經(jīng)成為一種趨勢。”

例如，改變了中國人出行的滴滴公司就在通過Huddle Room以最簡單、便捷的方式，呈現(xiàn)內(nèi)容，加強企業(yè)分享與協(xié)作。“滴滴有三十五間會議室都使用了克萊默小型的VIA設(shè)備，這些房間都是三張凳子加一個小圓桌，由于空間太小很難再接線纜和額外的外接設(shè)備。但因為整棟大樓都是無線覆蓋的，且公司網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量很好，在哪里都可以無縫連接，所以使用者到了會議室，只需要連接設(shè)備就可以把屏幕分享出來。”克萊默華北區(qū)產(chǎn)品經(jīng)理陸建光介紹了滴滴模式，同時他也指出企業(yè)對于Huddle Room的態(tài)度與員工平均年齡、高層對新技術(shù)的接受度也有一定關(guān)系。“滴滴這種公司有一個優(yōu)勢，其群體平均年齡很輕，接受新鮮事物的能力很強。我們也遇到過類似規(guī)模的項目，但因其IT經(jīng)理和高層理念較保守，就會抗拒這種新的方式。”

如何變出一個Huddle Room？

Huddle Room注定為協(xié)作而生，為完成工作而設(shè)計。在企業(yè)辦公場所里，每個空間都是有用的。技術(shù)的實現(xiàn)方式定義了如何利用空間，IP化、BYOD、協(xié)作令會議室不像過去那樣受到空間局限，現(xiàn)在只要一臺筆記本、一條網(wǎng)線和一個監(jiān)視器就能變出一個Huddle Room來。如果在帶寬和屏幕上多一些投入，Huddle Room的主要功能就會發(fā)生改變，小型的協(xié)作空間也可以逐漸進階成為一個擁有若干屏幕和交互白板的，可以預(yù)定視頻會議的團體房間。

“過去在帶寬、計算機技術(shù)、移動通訊技術(shù)無法滿足的情況下，不可能實現(xiàn)同步的語音、視頻交流，IT技術(shù)經(jīng)過不斷發(fā)展，現(xiàn)在這些交流的屏障已經(jīng)完全被打破。Huddle Room很多時候就是一臺簡單的顯示設(shè)備，加上一個圖像采集設(shè)備，以及一個終端，就可以滿足視頻會議的基本需求了。其他人通過微軟的Lync或者類似軟件產(chǎn)品都能滿足會議需求，現(xiàn)在的趨勢就是技術(shù)越來越扁平化了。”王強指出。

Huddle Room可以保留其主要功能，并適應(yīng)公司的其他需求，依據(jù)成本來評估這一空間的性能尤為重要。所以很多公司都選擇尋求一個演示設(shè)備。多合一的設(shè)備不需要多重連接，而且便宜，完美匹配Huddle Room的目標(biāo)。

像快思聰AirMedia這類無線協(xié)作產(chǎn)品就能夠?qū)崿F(xiàn)即插即用的安裝，創(chuàng)建無線演示、輕松分享內(nèi)容，實現(xiàn)部門協(xié)作工作。任何人走進Huddle Room，連上Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)就可以演示來自任何移動設(shè)備的高清內(nèi)容。

在沒有多余空間放其他設(shè)備的Huddle Room里，克萊默的VIA產(chǎn)品也是理想選擇，VIA放在屏幕后面，可以直接調(diào)取不同信號源，登錄鏡像，實現(xiàn)交互和協(xié)作。

對于會議設(shè)備供應(yīng)商來說，Huddle Room蘊藏著很大的商機。過去幾年，會議技術(shù)提供商如寶利通和微軟都致力于建造大型的傳統(tǒng)董事會議室。現(xiàn)在，隨著開放空間辦公室的增長，他們也開始提供適應(yīng)緊湊空間的硬件。例如，寶利通發(fā)布了RealPresence Centro系統(tǒng)，就包括了一圈監(jiān)視器和攝像機，適合進行一個項目的小組協(xié)作。像這樣為開放理念定制設(shè)計的系統(tǒng)是Huddle Room的標(biāo)志，它鼓勵的是一種相對平等的討論，這也是現(xiàn)代工作場所發(fā)展的方向。

另外一些解決方案同樣適合于Huddle Room，例如交互式的SMART顯示器，多用戶系統(tǒng)可以促進交流和生產(chǎn)力。SMART開發(fā)的Bridgit會議軟件同樣可以實現(xiàn)動態(tài)、交互會議，帶來參與者間豐富的協(xié)作體驗。

過去設(shè)計一個帶有視頻會議設(shè)備的大型董事會議室，是很昂貴的。但是設(shè)計一個Huddle Room就是另一回事，因為它們更小，成本也會大幅降低。你不需要為Huddle Room購買一個幾十萬元的系統(tǒng)，很低的成本門檻就可以進入。不像大型的董事會議室設(shè)置，Huddle Room使用非常簡單的視頻技術(shù)，這種最多坐六個人的會議室不需要15倍變焦的超高清攝像機。便宜且易于搭建，是令Huddle Room大受歡迎的因素。

雖然Huddle Room很火爆，但我們在建設(shè)過程中仍需理性對待。江博文表示：目前國內(nèi)企業(yè)對Huddle Room的建設(shè)面臨兩個問題，一為完全不考慮或者沒有意識到相關(guān)的軟硬件投入，二為投入過多設(shè)備按照傳統(tǒng)會議室的方式建設(shè)，導(dǎo)致投資過大而易用度沒有滿足真正的討論協(xié)作會議需求。每個集會空間，無論多小，都應(yīng)裝配高品質(zhì)的音視頻會議解決方案讓人能夠更好地參與交流。而且這種解決方案必須易于使用，讓人們使用他們熟悉的工具完成工作。所以“Huddle Room”的建設(shè)應(yīng)該以個人桌面電腦的延伸作為指導(dǎo)思想，去除不必要的功能讓用戶更專注于會議溝通而不是系統(tǒng)設(shè)備。

虛擬的價值

開放工作場所加速了Huddle Room的需求，它不僅是指物理的空間，還包括了虛擬的環(huán)境。技術(shù)順應(yīng)需求變化，會議企業(yè)提供了很多新的，可承擔(dān)的協(xié)作方案。就算辦公室缺少實體的Huddle Room，軟件也可以提供虛擬替代選擇，所以所有員工都可以享受親密協(xié)作環(huán)境的好處。現(xiàn)在，網(wǎng)頁會議軟件已經(jīng)建立了一種所謂的“虛擬數(shù)字辦公室”。像物理Huddle Room一樣，它們也能實現(xiàn)一種親密的協(xié)作空間，不過都是在線的，沒有了固定空間的限制，通過一些工具提供記錄筆記、共享可視內(nèi)容等我們希望從“真正”會議室得到的各種功能。

在一個共享辦公的Huddle Room，使用者的筆記肯定會被下一個使用它的小組從白板上抹去。但是虛擬數(shù)字辦公室可以更好地保存和記錄會議供未來參考。

王強表示：軟件在Huddle Room扮演橋梁的作用，實際上現(xiàn)在越來越多的公司，在通過軟件進行視頻會議，使用普通硬件如筆記本電電腦、BYOD設(shè)備就能達到視頻會議的功效了。除非對音視頻外部采集質(zhì)量有要求，就需要采用一些外部輔助設(shè)備。如果沒有特殊要求，對于科技類公司，視頻會議只是一種交流手段，只暢通就可以了。所以我們感到越來越多的視頻會議不僅局限在會議室里，而是已經(jīng)和OA系統(tǒng)結(jié)合起來，比如說微軟的Lync，寶利通的視頻系統(tǒng)，都是同步集成在一起的。未來發(fā)展的趨勢就是，有一部分人是在會議室進行視頻會議交流，有一部分人就是通過電話、PC加入到會議中去，對于他們所在的位置都沒有限制了，模糊了會議室空間的界限。

“由于Huddle Room建設(shè)的指導(dǎo)思想是個人桌面電腦的延伸，所以軟件扮演的角色至關(guān)重要，要考慮讓協(xié)作相關(guān)的音頻、視頻、數(shù)據(jù)和控制等統(tǒng)一在一個軟件平臺下更好的去工作，而不是每一方面都各自獨立一個軟件。”對于軟件的應(yīng)用，江博文認為接口也很重要，他指出，“應(yīng)具備如slack辦公軟件這樣，對于用戶而言統(tǒng)一的入口和界面，通過該入口可以很輕松地加載和擴展任意其他的辦公和溝通軟件。通過軟件來解決使用體驗的問題，通過AV硬件解決音視頻的處理問題，確保清晰穩(wěn)定的音視頻。”

Huddle Room的未來

由于勞動力和工作環(huán)境本身的改變，Huddle Room在未來將會扮演越來越重要的角色。隨著時間的推移，更多的機構(gòu)會認識到這種更小會議空間的潛在價值，這將會被諸多因素所驅(qū)動，包括：

終端用戶不斷增加的對額外會議空間的要求。

越來越多的開放工作空間和遠程通信被采用。

供應(yīng)商對于更小空間會議室價值的持續(xù)宣傳。

WR預(yù)期在不遠的未來會有新一批的Huddle Room友好的解決方案沖擊市場。當(dāng)現(xiàn)有的解決方案滿足了一些Huddle Room的需求，很多新的解決方案很快又會發(fā)布，能夠提供先進的協(xié)作和演示能力，不只是“足夠好”的體驗質(zhì)量，還有易于安裝、極低的價格點等因素。

此外，WR預(yù)計，未來除了一部分的Huddle Room解決方案需要從AV經(jīng)銷商那里購買外，其他的產(chǎn)品都可以由終端消費者直接購買（包括走電商平臺）和自主設(shè)計安裝。

過去十年，協(xié)作技術(shù)受限于大型的、集成的昂貴會議室，但是下一代工作者及其公司需求將完全全球化，這就需要協(xié)作解決方案遍布整個機構(gòu)。接下來幾年，先進的音視頻和協(xié)作產(chǎn)品及服務(wù)將以自己的方式進入現(xiàn)有的Huddle Room中。

Huddle Room里都有啥？

研究顯示，大多數(shù)的Huddle Room都只有少量技術(shù)，甚至是沒有技術(shù)的。

典型的Huddle Room只有基本的辦公家具（小桌子、幾把椅子），或者桌面上還會有一個麥克風(fēng)或PBX電話。在某些情況下，還會配置白板和掛圖。

部分Huddle Room會有平板顯示器安裝在墻上，并由HDMI等線纜讓用戶連接自己的設(shè)備。

裝備了平板顯示器的Huddle Room，都會配有無線演示系統(tǒng)讓用戶演示筆記本或移動設(shè)備的內(nèi)容。

“進階”的Huddle Room還支持集成的音頻會議甚至視頻會議（無論使用獨立的視頻會議系統(tǒng)，或者連接到用戶筆記本上的USB音頻/視頻設(shè)備。）

Huddle Room里的非典型設(shè)備：

AV設(shè)備機架；AV控制系統(tǒng)；天花揚聲器；桌面麥克風(fēng)；墻面的聲學(xué)處理；可控/可調(diào)的燈光；自動化的窗簾和百葉窗。