試論檔案管理的發展趨勢

摘 要：自改革開放以來，經濟全球化以及科技信息化的發展趨勢日益加深，我國的綜合國力得到明顯提高，各行各業的發展也日新月異。在此背景下，檔案管理越來越受到人們的關注，逐漸占有重要地位，但是在發展的同時，其也存在著一些問題和不足，傳統的管理模式已經不適應時代的發展，需要不斷探索新的管理模式，以滿足信息時代的發展需求。因此，檔案管理信息化應運而生，并迅速成為檔案管理未來發展的主要內容。文章主要基于檔案管理信息化的含義進行了介紹，同時分析了檔案管理信息化發展必然性的原因，最后提出了相應的推動檔案管理信息化的措施，希望可以為相關檔案管理人員提供幫助，僅供參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化；必然性：措施

引言

眾所周知，無論是什么性質的單位部門，都設有檔案管理機構，用來儲存相關人員的信息資源，以此為后期工作需要提供信息依據。所以，檔案管理機構對于單位組織來說是不可或缺的，做好相關的檔案管理工作是檔案人員的基本任務，具有至關重要的作用。然而，在科學信息技術迅猛發展的現今時代，傳統的檔案管理模式已經嚴重脫節，不符合時代的需求，需要相關管理人員積極探索新的管理方式，為做好檔案管理工作提供基礎條件。基于此，檔案管理信息化成為新形勢下發展的必然趨勢。

1 檔案管理信息化的含義

檔案管理，主要就是指對相應單位工作人員的檔案信息進行管理。隨著近年來科技信息化的迅猛發展，檔案管理方式也發生了天翻地覆的變化，傳統的檔案管理模式逐漸被淘汰，而檔案管理信息化成為目前檔案部門的首要任務和工作內容。檔案管理信息化是利用檔案信息資源數字化以及檔案管理的網絡化，經過系統間的相互轉化而合理配置檔案信息資源，從而實現檔案信息共享。檔案管理信息化為相關工作人員提供了很大的便利，也減少錯誤發生的概率。

2 檔案管理信息化發展的必然性

2.1 檔案管理信息化具有軟硬件基礎

現階段，隨著信息技術的發展，各個行業領域的相關部門中的設施都得到革新，更加信息化，檔案管理部門也是如此，各種相關設備配備齊全，如打印機、復印機、掃描儀、數碼相機等等。檔案管理信息化具有軟硬件基礎，管理人員學習相應的設備使用知識，了解使用規范，為日常檔案管理工作提供便利，使其更加簡潔，減少錯誤率的發生。除此之外，在相關軟件的建設上，檔案管理部門要配有檔案管理軟件，為檔案的收集以及儲存等提供方便，在最大程度上促使檔案管理向著信息化、科技化的方向邁進。

2.2 完善的法律法規，規范的管理機制，統一的管理標準是檔案管理信息化的保證

檔案管理相關部門要建立完善合理的管理機制，以及科學健全的法律法規，并要求相關工作人員嚴格按照規范標準進行工作。檔案管理信息化建設的基礎條件就是標準規范化，在會使用相關軟件的基礎上，明確檔案管理軟件的規范標準，為掌握檔案管理內容奠定基礎，同時也是衡量相關管理工作效率高低的標準。檔案管理標準主要有：檔案整理標準、統計標準、服務標準，以及各項技術標準等等。如果相關部門沒有明確制定相關標準，那么就會使得檔案管理工作混亂，無法有效地建立檔案數據庫信息。另外，即使制定相應標準，但是沒有嚴格按照標準進行檔案工作，也會導致檔案信息網絡無法暢通，更別提資源共享了。

2.3 檔案管理信息化是保管保護傳統檔案的必然要求

（1）傳統的檔案管理是通過人工對相應檔案進行管理，在管理期間，會不可避免地發生損壞或者丟失等問題，使得檔案信息無法實現有效管理，在一定程度上縮短了檔案信息的管理壽命，從而為相關人員帶來不必要的損失和麻煩。基于此，檔案管理信息化應運而生，并受到廣泛使用，檔案管理信息化不僅減少了工作人員的工作內容，提高了工作效率，而且還減少了檔案信息的丟失或者破損的概率。檔案信息資源的數字化既能保護檔案原件，又能通過數字化軟件恢復受損的檔案信息，解決了由于紙張老化或者脆裂等原因而造成的查詢不變問題，為檔案管理人員提供了極大的便利。

（2）除了減少檔案信息丟失或者破損等優勢之外，檔案信息資源數字化還可以改變館藏內的檔案結構，減少了存儲空間，優化了館藏。近年來，我國檔案信息大幅度增加，這給檔案管理人員的工作帶來了很大的難度和挑戰，而且需要大容量的檔案儲存載體，在查找時需要浪費很長的時間。檔案信息資源數字化可以利用計算機等先進設備解決檔案信息儲存困難的問題，通過這種儲存方式，不僅能夠大大減少檔案管理人員的工作量，還可以提高檔案信息管理的工作率，使檔案管理工作更加便捷化、科學化、合理化。檔案管理適應時代的發展，利用標準化的檔案管理系統進行檔案管理，以此確保檔案管理的安全性以及穩定性，最后實現檔案信息的傳輸、交換，以及資源共享。

3 推動檔案管理信息化的措施

3.1 增強檔案管理人員素質建設和能力建設

檔案管理人員不僅要全面掌握檔案使用規范以及軟件設施，還要具有高度的責任意識，對工作負責，相關部門要加大力度對檔案管理人員進行素質建設以及能力建設，提高檔案管理人員的服務觀念，以認真負責的態度進行檔案管理工作，提高工作效率。能力建設，就是要求檔案管理人員要熟練掌握計算機等硬件設施系統以及網絡安全防護知識，以此保障電子檔案信息的完整性和安全性。因此，檔案管理部門要定期組織工作人員進行信息化教育培訓，并制定完善合理的獎罰機制，激發檔案管理人員的積極性，不斷提高專業知識水平，在日常工作中總結實踐經驗，同時提升自身的工作能力以及業務素質。另外，還要指派專業人員進行面對面的指導和交流，指出檔案管理人員在收集、整理，以及保存等工作上的不足之處，不定期與其他檔案部門人員進行溝通和交流，學習不同方式的工作方法和經驗，揚長避短，促進檔案部門的共同發展進步。

3.2 配備統一、專業的軟硬件設備

檔案單位的各個部門之間的工作內容存在差異，所以信息化手段以及設備也不統一，導致信息數據出現不兼容的現象，為檔案管理信息化的實現帶來了極大的阻礙，基于此，要配備統一、專業的軟硬件設備，為解決檔案資源數字化提供便利條件，并統一安裝規格一致的檔案管理系統，通過系統設置以及設備運行來實現信息檢索、自動轉化，以及自動全文保存等功能。因此，只有在配備統一標準的計算機等軟硬件前提下，才能有效確保檔案管理信息化。

3.3 進一步規范管理機制，統一管理標準

在檔案管理機構中，各個檔案信息資源之間存在著一定的邏輯關系，通過數據庫與網絡管理系統之間的相互轉化實現檔案信息管理，從而組成計算機檔案管理網絡化的依據。它同時也是整個檔案信息數據庫的有效保障，具有完整性以及安全性。因此，規范管理機制，統一管理標準是檔案管理信息化的前提基礎，也是實現資源共享的保障。

4 結束語

文章主要闡述了隨著科技信息的迅速發展，傳統的檔案管理方式已經不符合時代發展的要求，逐漸被社會所淘汰，而檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢，受到廣泛關注，相關檔案部門要及時更新配備軟硬件設施，為保障檔案信息通暢提供設施基礎。還要加強檔案管理人員的素質建設以及能力建設，為檔案管理信息化奠定堅實基礎。

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