工程招標代理的信息管理與具體運用

摘 要：在我國社會經濟的發展進程中，工程招標代理作為具有公開市場競爭機制的重要行業之一，在工程建設領域中得到了快速的發展。工程招標代理在工程招標、工程勘查、工程監理、工程施工等方面，為市場提供多元化的服務。當前，我國建設工程招標代理工作并不完善，仍然存在著需要改進的地方。隨著信息化時代的到來，我國的工程招標代理機構在日常運營的過程中，應當加強信息管理，合理運用現代信息技術，進一步提高招標投標質量，促進工程招標代理行業健康有序發展。

關鍵詞：工程招標代理；信息管理；業務數據

引言

從上個世紀八十年代起，我國開始進行了招標投標活動。隨著經濟的不斷發展，我國工程招標代理在發展進程中，招標代理事業已經取得了十分顯著的進步。從數量與規模的角度來看，工程招標代理機構經歷了從無到有、由小到大、由少到多的過程。根據相關部門的不完全統計，可以了解到我國現有的各類工程招標代理機構，數量已經超過5000家，發展速度非常迅猛。

工程招標代理機構在日常運營過程中，為了適應經濟的發展，滿足市場需求，需要掌握多方面的信息。具體包括以下幾個方面。首先，工程招標代理機構對招標人的意圖應當進行充分地掌握。例如：招標人對于工程的安全要求、質量要求、工期、工程造價等信息。其次，工程招標代理機構對于投標企業的實際情況，要進行全面的了解。不僅包括投標企業的技術水平、硬件設施等條件，還應當掌握投標企業的財務狀況，了解投標企業的整體素質。最后，工程招標代理機構還應當及時地關注評標機構及專家、招標投標管理機構等的最新動態，了解行業的最新發展方向。因此，在開展工程招標代理工作中，加強對于信息的管理，能夠在很大程度上提高工作效率，對于工程招標代理機構的發展來講至關重要。

1 工程招標代理存在的弊病

在經濟水平不斷提高的背景下，我國城鎮化進程的不斷推進，工程招標代理行業近年來已經得到了快速的發展。與過去相比，我國工程招標代理機構的數量不斷增多，工程招標代理體系日益壯大，隨著相關制度的不斷完善，我國的工程招標代理工作逐漸走向法制化道路。然而，在實際的運營過程中，工程招標代理工作仍然存在著一些弊病，阻礙了工程招標代理行業的健康發展。一方面，受到各類工程招標代理的管理制度約束的影響，工程招標代理中存在的一些流程比較復雜，所需的時間周期也比較長。受這些條件的影響，在一些中小型的工程項目中，工程招標代理這種形式難以得到有效的推廣與應用，普及率比較低。另一方面，工程招標代理行業的資質門檻比較低，因此，不同的工程招標代理機構在技術水平、財務狀態、硬件設施等方面存在著很大的差異。另外，相關從業人員的專業素質也存在一定的差異，專業素質參差不齊。一些弄虛作假、暗箱操作等情況仍時有發生。

近年來，互聯網技術在我國得到了快速的發展與應用，當前我國正處于網絡蓬勃發展的時代。信息的快速傳遞，不僅提高了數據傳輸的速度，還能有效保障數據的準確性。在工程招標代理工作中，合理運用信息技術，能夠有效提高招標投標等工作的效率，最大限度的避免由于信息不暢造成的資源浪費。因此，加強工程招標代理的信息管理，有利于提高工程招標代理機構的綜合實力，具有重要的現實意義。

2 工程招標代理對中信息管理的需求

當前我國的工程招標代理機構，因其行業的特殊性，在運營的過程中所涉及到的業務流程比較復雜。隨著信息技術的發展，在工程招標代理工作中，加強信息管理，將信息管理與各個流程有效的結合，不僅能提高工作效率，還能夠保證工程招標代理工作的整體質量。工程招標代理的信息管理工作，可以劃分為以下幾個階段。（1）前期信息管理階段。（2）中期信息管理階段。（3）后期信息管理階段。在前期信息管理階段，主要的工作內容是對招標的工程項目信息進行采集。工程招標代理機構在獲得代理項目后，應當在招標企業委托范圍內，承擔招標事宜。在中期信息管理階段，工作的內容主要是采集有關資格預審的信息、編制招標文件，以及標底所需的信息等。在后期信息管理階段，工程招標代理機構應當對于已經掌握工程項目信息進行有效的分析與利用，從而提高工程招標代理工作的質量；并且根據收集到的反饋信息，對于相關的數據資源進行合理的補充與完善。

3 工程招標代理中信息管理的具體運用

3.1 信息管理的工作流程和基本要求

在工程招標代理工作中，信息管理是重要的組成部分，與工程招標代理業務的各個環節聯系十分緊密。工程招標代理的信息管理工作主要包括以下幾個方面的內容。（1）項目的招投標策劃；（2）標書的網上預訂與下載；（3）相關文件的編制與審查；（4）項目公開的布告；（5）項目招投標的答疑；（6）整套資料的最終歸檔。

在工程招標代理工作中，要想實施全過程的信息管理，需要滿足以下幾個方面的基本要求。首先，對于項目工程招投標的相關報表等內容，應當保證可以實時地查詢。其次，可以根據部門分類、委托人的選擇以及項目的分類等多種條件，對于項目工程招投標的相關信息，進行有效的篩選，以提高相關工作人員的查詢效率。再次，工程招標代理機構的從業人員，能夠依據自身的工作權限，對于所負責的具體項目及其運行過程實現有效的跟蹤，及時掌握數據的變動情況。最后，工程招標代理機構的領導能夠實時掌握的所有招標代理項目的實際進展情況。

3.2 業務數據庫的具體運用

在工程招標代理的信息管理過程中，應當建立業務數據庫。具體包括：（1）工程招標代理行業信息庫；（2）投標企業信息數據庫；

（3）工程項目信息數據庫；（4）評委專家庫。在建立業務數據庫的過程中，應當做好各類信息資料的收集、分類、加工整理、儲存、傳遞和利用等一系列工作，以實現動態掌握招標代理的內、外部信息。

3.3 業務輔助系統的具體運用

在工程招標代理的業務輔助系統中，加強信息管理需要注意以下幾點內容。首先，應當建立并完善在線查詢登記開標廳和評標室。其次，該業務輔助系統能夠根據評標報告模板，自動生成相應的評標報告文本。最后，自動生成中標通知書、成交通知書和招標結果通知書。

3.4 工程造價模塊的具體運用

在工程招標代理的業務流程中，工程造價屬于重要環節。因此，在工程造價這一模塊，同樣要加強信息管理，具體涉及到的內容，包括以下幾個方面。（1）定額及其配套文件。（2）人工、材料、設備等各種要素價格信息。（3）各類工程造價指數。

3.5 招標資料檔案的信息管理

在工程招標代理中，為了保護資料的完整性與準確性，還應當加強對招標資料檔案的信息管理，以便于對項目的資料進行查詢與調用。在實際的信息管理過程中，應當根據每個工程招標代理的具體情況，實現不同層次的檔案信息管理。對于資料齊全的項目，應當盡可能的實現全部資料歸檔。而對于資料欠缺的項目，應當實現動態催交的功能。

4 結束語

在工程招標代理工作中，有效利用信息技術，提高工程招標代理機構的信息管理水平，不僅能夠最大限度的提高工作效率，還為有效解決傳統弊病，提供了全新的方法與思路，這對于促進我國工程招標代理事業的和諧與穩定的發展，將起到至關重要的作用。

參考文獻

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