基于微信的公共檔案館信息服務(wù)的研究

摘 要：以微信為代表的移動(dòng)社交媒體改變了人們的生活，一些公共檔案館也在應(yīng)用微信進(jìn)行信息服務(wù)，以“十堰檔案”為例，介紹了基于微信的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息服務(wù)內(nèi)容，這給予了公共檔案館一定的啟示，如建立用戶溝通和反饋機(jī)制、消息推送形式多樣化、要有明確的功能定位以及提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)，從而提高檔案工作服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：微信；公共檔案館；檔案信息服務(wù)

近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)早已實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，其中，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)更受人青睞，截至2015年12月，中國(guó)手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)6.20億，較2014年底增加6303萬(wàn)人，網(wǎng)民中使用手機(jī)上網(wǎng)人群占比由2014年的85.8%提升至90.1%。[1]這就進(jìn)一步促使了移動(dòng)社交媒體的發(fā)展，以2011年1月

騰訊公司推出的微信為代表，此后加以逐步完善，具有了公眾平臺(tái)、朋友圈和消息推送等功能，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)送語(yǔ)音短信、視頻、圖片和文字，給人們的溝通交流提供了便利，給個(gè)人、企業(yè)和組織提供了信息服務(wù)。

檔案部門給人以傳統(tǒng)和保守的印象，但面對(duì)移動(dòng)社交媒體的發(fā)展，檔案部門也積極主動(dòng)地去適應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì)，其中，湖北十堰市檔案局于2013年9月5日開(kāi)通微信公眾號(hào)“十堰檔案”，這是最早應(yīng)用微信的公共檔案館，截至2015年底，“十堰檔案”共發(fā)布微信信息3000余條，擁有粉絲1.6萬(wàn)余人[2]，提高了檔案工作的影響力，尤其是基于微信的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息服務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)新了檔案部門的信息服務(wù)方式。因此，以“十堰檔案”為例，可以深入了解當(dāng)前公共檔案館應(yīng)用微信的信息服務(wù)模式，從而提高檔案工作服務(wù)水平。

1 基于微信的公共檔案館信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

1.1 “十堰檔案”建設(shè)概況

“十堰檔案”于2013年9月5日開(kāi)通，賬號(hào)主體是十堰市檔案局，主要功能是分享檔案相關(guān)知識(shí)和提供檔案查詢，進(jìn)入公眾號(hào)后，首先可以看到蘭臺(tái)經(jīng)緯、趣味互動(dòng)和服務(wù)大廳這三個(gè)一級(jí)欄目。其中，蘭臺(tái)經(jīng)緯下設(shè)四個(gè)子欄目：信息快遞、檔案聯(lián)播、歷史鉤沉和出彩十堰，趣味互動(dòng)下設(shè)三個(gè)子欄目：答題闖關(guān)、檔案鑒賞和珍檔上傳，服務(wù)大廳下設(shè)四個(gè)子欄目：檔案查詢、服務(wù)指南、門戶網(wǎng)站和官方微博。

1.2 檔案信息服務(wù)人才隊(duì)伍建設(shè)

“十堰檔案”由專門的檔案信息服務(wù)人員運(yùn)作，實(shí)行制度化管理，市檔案局成立了信息聯(lián)絡(luò)小組[2]，各科室選取一名工作人員組成，由他們負(fù)責(zé)采集相關(guān)信息，確保長(zhǎng)期的信息來(lái)源；再確定一名工作人員為專門微信信息發(fā)布者，通過(guò)與各科室相關(guān)人員溝通聯(lián)系來(lái)獲取信息，對(duì)信息進(jìn)行整合，在重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)發(fā)布，確保發(fā)布信息的及時(shí)性、持續(xù)性和實(shí)用性。

1.3 檔案宣傳平臺(tái)互聯(lián)互通

“十堰檔案”的服務(wù)大廳欄目下設(shè)了門戶網(wǎng)站和官方微博，這可以直接連接到十堰檔案信息網(wǎng)和官方微博，獲取更多的信息資源。檔案宣傳平臺(tái)的互聯(lián)互通，拓展了用戶獲取信息的渠道，用戶能依據(jù)自身情況選擇合適的渠道，從而促進(jìn)了檔案資源整合和共享。

2 基于微信的公共檔案館信息服務(wù)內(nèi)容

2.1 分享檔案知識(shí)

“十堰檔案”蘭臺(tái)經(jīng)緯下設(shè)的四個(gè)欄目都是在分享與檔案相關(guān)知識(shí)，如信息快遞主要是關(guān)于十堰市檔案局的工作動(dòng)態(tài)，用戶可以了解近期市檔案局都開(kāi)展了哪些工作；檔案聯(lián)播主要是以新聞視頻形式分享檔案信息；歷史鉤沉是體現(xiàn)城市記憶，歷史上發(fā)生的與十堰相關(guān)事件；出彩十堰主要是十堰的現(xiàn)代化情況，如爭(zhēng)創(chuàng)全國(guó)文明城市等。用戶通過(guò)蘭臺(tái)經(jīng)緯里的相關(guān)內(nèi)容，可以了解到十堰檔案部門的工作情況，以及十堰的建設(shè)情況。

2.2 開(kāi)展在線互動(dòng)

“十堰檔案”開(kāi)設(shè)了趣味互動(dòng)欄目，可以與用戶很好的進(jìn)行在線互動(dòng)，讓用戶參與檔案工作，了解檔案動(dòng)態(tài)，提高檔案意識(shí)。如答題闖關(guān)，市民可參加市檔案局答題闖關(guān)活動(dòng)，每答對(duì)十題，可集卡一張，集齊十張卡，可到市檔案局領(lǐng)取珍貴檔案一份；檔案鑒賞是公布一些保存價(jià)值高的檔案，用戶可以了解檔案相關(guān)的歷史知識(shí)；珍檔上傳是鼓勵(lì)用戶保護(hù)十堰的珍貴檔案，若擁有值得珍藏的檔案，可直接上傳到官方微信，這就拓寬了檔案征集渠道。

2.3 提供查詢利用

“十堰檔案”開(kāi)設(shè)的主要目的就是為社會(huì)各界利用者提供良好的服務(wù)，因此在開(kāi)展來(lái)館查詢和網(wǎng)上查詢的基礎(chǔ)上，用戶可以直接使用微信查詢開(kāi)放檔案和現(xiàn)行文件[3]，如同在網(wǎng)上查詢一樣，更方便、快捷、準(zhǔn)確和廣泛地獲得所需要的檔案信息資源，檔案館也能提升檔案信息服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

3 “十堰檔案”對(duì)公共檔案館應(yīng)用微信信息服務(wù)的啟示

3.1 建立用戶溝通與反饋機(jī)制

目前，很多微信公眾號(hào)站是站在自己的立場(chǎng)向用戶做推送，檔案部門也不例外，這就導(dǎo)致檔案部門和用戶之間沒(méi)有實(shí)現(xiàn)很好的信息對(duì)接，檔案部門推送的信息用戶不喜歡，用戶想了解的信息檔案部門卻沒(méi)有及時(shí)的展現(xiàn)出來(lái)，因此，要建立用戶溝通與反饋機(jī)制，且最重要的是，檔案館要做用戶調(diào)研，可以基于微信平臺(tái)進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查，了解用戶心理和需求，進(jìn)而推送用戶需要的信息；其次，檔案館要與用戶多開(kāi)展在線互動(dòng)，如“十堰檔案”開(kāi)設(shè)的答題闖關(guān)和珍檔上傳活動(dòng)，這就調(diào)動(dòng)了用戶參與活動(dòng)的積極性，提升了檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

3.2 消息推送形式多樣化

檔案給公眾留下的多是沉悶的印象，而網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)具有自由和包容的特性，那么檔案部門就可以利用微信來(lái)改變公眾對(duì)檔案的傳統(tǒng)印象，賦予檔案新的意義。目前，檔案館多是以文字推送為主，少數(shù)是圖文推送，以后可以多利用視頻和音頻，向用戶展現(xiàn)一些與檔案相關(guān)內(nèi)容，給予用戶視覺(jué)和聽(tīng)覺(jué)上的沖擊，而且可以結(jié)合影視劇，如之前熱播的《瑯琊榜》，劇中情節(jié)就展示了檔案歸檔的過(guò)程，檔案部門就可以將其截取再整合推送給用戶，這就拉近了公眾與檔案的距離，增加了檔案信息服務(wù)內(nèi)容的趣味性。

3.3 要有明確的功能定位

個(gè)人和組織在設(shè)立微信公眾號(hào)時(shí)要明確設(shè)立的目的，以及要發(fā)揮何種功效，由于公共檔案館的主要業(yè)務(wù)工作是收集、保管和利用檔案，那么在設(shè)立微信公眾號(hào)時(shí)也要體現(xiàn)檔案工作的性質(zhì)，發(fā)揮檔案的價(jià)值。“十堰檔案”的功能是分享檔案相關(guān)知識(shí)和提供檔案查詢，這就極大的方便了公眾的查詢利用，目前多數(shù)檔案館的微信公眾號(hào)都能分享檔案相關(guān)知識(shí)，但對(duì)于檔案查詢還較少涉及，這還有待開(kāi)發(fā)挖掘，公共檔案館的微信公眾號(hào)要明確功能定位，讓用戶接收有效的檔案信息，同時(shí)讓檔案在行政、業(yè)務(wù)、文化、法律和教育等方面發(fā)揮其憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，以此來(lái)提升檔案信息服務(wù)的影響力。

3.4 提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)

公共檔案館除了在微信公眾號(hào)上做宣傳推廣以外，還要給用戶提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)，而不只是向用戶推送檔案館相關(guān)的工作動(dòng)態(tài)信息，不然這就只是在重復(fù)公布官方網(wǎng)站上的信息。由于現(xiàn)在人們的閱讀多是碎片化的，因此根據(jù)館藏內(nèi)容，整合相關(guān)信息，給用戶分享檔案知識(shí)，是提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)的重要表現(xiàn)，同時(shí)，還要注意信息推送的實(shí)效性，要及時(shí)有效的給用戶發(fā)布信息。如“十堰檔案”的歷史鉤沉和檔案鑒賞欄目，就向用戶展示了十堰的社會(huì)記憶以及相關(guān)的檔案知識(shí)，給用戶提供了學(xué)習(xí)平臺(tái)。公共檔案館利用微信提供有價(jià)值的檔案信息，這是對(duì)用戶的負(fù)責(zé)。

如今微信已成為一種生活方式，改變了人與人、人與物之間的溝通交流，創(chuàng)造出了移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的新生態(tài)、新部落，檔案部門也應(yīng)該順應(yīng)這場(chǎng)變革，勇于接受新事物，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)，轉(zhuǎn)變公共檔案館的公共服務(wù)，為檔案館和檔案部門樹(shù)立新形象，使公眾更多地了解檔案信息，提高公眾檔案意識(shí)，提升檔案部門服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

[1]第37次《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》[R].中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心，2016.

[2]邢杰，張娟.發(fā)揮“微”力十堰檔案宣傳打造“掌上”服務(wù)平臺(tái)[N].中國(guó)檔案報(bào)，2016-4-7（003）.

[3]胡晶.十堰市檔案館開(kāi)通手機(jī)微信查檔業(yè)務(wù)[J].湖北檔案，2013（9）：16.

作者簡(jiǎn)介：黃海葉，2014級(jí)檔案學(xué)碩士研究生。