芻議新時期高職院校檔案管理工作的規范化

【摘要】：隨著我國教育體制改革的不斷深入，在新形勢下，提高高職學校檔案管理工作，對提升高職院校教學質量、促進高職院校的良好發展有重要意義。文章先簡要概述了高職檔案管理的必要性，通過分析當前我國高職學校檔案管理工作存在的問題，提出新時期高職檔案管理工作規范化的創新工作途徑。

【關鍵詞】：高職院校;檔案管理;規范化

高職院校的檔案是由一系列的教學活動、科研活動與學生管理活動中逐漸形成、采集并保存到有價值的一系列信息資料，高職院校檔案管理工作是學校日常工作的重要組成部分，在新時期也已經納入到院校整體規劃中，對促進高職院校的穩定發展有積極意義。因此，探索高職檔案管理工作規范化的創新途徑有非常重大的現實意義。

1.高職院校檔案管理工作規范化的必要性

隨著我國教育體制改革的不斷深入，在當前高職院校的日常管理中，做好檔案管理工作的規范化是高職學校教育發展的根本需求。并且在社會主義市場經濟帶動下，國家對專業技術型、實用型人才的需求越來越重視，這也使得高職院校在教學目標上也由傳統的“專業型”人才培養路線轉變為當前“一專多能”的創新型復合人才培養路線。做好高職院校檔案管理工作，有利于高職院校保持正確的人才培養方向，通過夯實檔案管理加強基礎性工作，促使高職院校良好穩定發展。另外，檔案管理的規范化對提高高職院校的科研水平有重要意義，高職院校進行科研工作能夠加強學生的理論實踐，通過將科研成果與教學研究加入到檔案管理中，能夠更加夯實日常教學環節、教學質量管理、研究成果匯總等一系列工作，幫助高職院校進一步提升學校的教學水平，充分發揮高職院校“資源庫”的重要作用，使各項教學工作更加積極主動，通過整合各種教學資源，提高教學工作質量與教學效率。

2.高職院校檔案管理工作存在的問題

2.1檔案管理的隨意性較強

高職檔案管理工作中，經常會出現管理隨意性較大、材料混亂等現象。具體而言，從檔案的收集、整理到分類存儲環節，高職院校的檔案管理工作人員經常存在隨意性較大的問題，使得許多有價值的檔案與材料不能及時被檔案管理部門收錄，這必然會導致大量的資源浪費，使檔案工作的指導性下降。在進行檔案的分類與編寫目錄過程中，也經常會出現科學分類與系統排列缺失的問題，比如在進行材料分類與目錄編寫過程，經常會存在目錄編寫層次性缺失的問題，這必然會導致檔案的調用比較困難。另外，在實際工作中，還經常會出現檔案的分類不合理的情況，不能準確規劃檔案分類的范圍、檔案收集時間、檔案渠道等。在檔案保存過程中，也經常會出現檔案的格式缺乏統一標準的問題，這必然會導致檔案資源在管理過程中出現部分有價值信息丟失的情況。

2.2檔案管理制度不健全

高職院校檔案管理制度不健全是影響檔案工作規范化的重要因素。受高職院校檔案管理制度的缺陷，檔案職能很難得到最大程度的發揮，這最終將當時檔案管理流于形式的現象。當前，由于大部分高職院校認為檔案管理只是普通高校的事情，而作為高職院校，只需要抓好技術型人才的培養即可，這種錯誤的觀念必然使得在日常管理工作中更加偏重學生學習方面的管理，而對學校檔案管理不重視，使得檔案管理部門存在責任不清、責權交叉的問題，缺乏檔案管理的合理監督、檢查與評估，直接影響管理的質量。

2.3檔案服務缺失

高職檔案管理的價值發揮主要是為學校教學、科研、管理等工作提供幫助，這就體現出檔案的服務性職能，并且，高職檔案管理還應積極探求為全社會服務的工作路徑，實現檔案的公益化使用。但是從目前高職院校檔案管理現狀來看，在工作過程中經常將檔案管理作為應付上級部門檢查的工具，工作被動性較強，平常不重視檔案管理，只是在上級即將進行檢查的前幾天進行突擊型管理，這必然會導致檔案的服務性缺失，不能真正發揮檔案管理服務全校工作的作用。

2.4 信息化程度較低

隨著信息技術的廣泛應用，高職檔案管理的未來發展也必然以信息化技術為基礎，實現檔案管理的創新發展。借助信息技術構建的高職數字化檔案克服了傳統檔案管理大空間、時間與數據分析效率低下的問題，實現了檔案資源的高效整理。然而從當前大多數高職學校檔案管理工作現狀來看，顯然很多院校沒能實現檔案的信息化管理，使檔案管理的有效性缺失。

3.新時期高職院校檔案管理工作規范化的措施

3.1檔案管理的流程化

檔案管理工作的規范化必須依賴一套完整的工作流程，只有走流程化的管理到了，才能更好的保證檔案管理的系統性與高效性。具體實施上，首先，在檔案的收集環節，應實現檔案工作與教學、科研、學生管理等工作相連，將有價值的信息及時收歸到檔案庫中;其次，檔案分類環節，應嚴格按照相應的流程進行準確的檔案分類與目錄編寫，使檔案收錄有序合理;第三，檔案保管階段，應明確檔案存儲的格式、數量等方面的額標準，確保檔案存儲的規范化，嚴格杜絕人為因素在成的檔案丟失、霉變、褪色等情況，延長檔案的保存周期。

3.2檔案管理的制度化

在高職院校內部，應建立一套行之有效的檔案管理制度，使檔案工作正規化、標準化、現代化，明確檔案收集、整理、存儲、使用等一系列環節需要遵守的相關內容，明確檔案管理人員的基本職責，通過制定一套合理的激勵機制，將檔案管理人員的薪酬與檔案管理工作的有效性緊密聯系起來，切實提高檔案管工作的活力，使檔案的價值得以發揮。

3.3檔案管理的服務化

高職學校檔案管理應明確工作的主要目標是為學校的教學與科研活動服務的，對高職院校而言，科研活動一直是學校的薄弱環節，而檔案管理正好是提高高職科研水平的重要手段。因此，在日常工作中，不但要注重收集檔案資源，更要將以往有價值的科研資源共享出來，真正發揮檔案管理服務高職發展的作用;其次，檔案管理中應明確為廣大師生服務的理念，將檔案利用的門檻盡可能降低，在保證檔案不外泄的情況下，提供師生信息查詢、預覽與反饋。比如，檔案管理部門應為學生建立職業生涯規劃檔案，記錄學生在校表現，為教師提供有針對性的教學參考，最大程度的提高檔案利用效果。

3.4檔案管理的信息化

檔案管理的未來發展必定需要依托信息化的便利，只有不斷改革傳統檔案管理，實現檔案的數字化轉型，合理配置檔案資源，才能最大限度的發揮檔案的功能。數字化檔案工作的具體構建上，一方面，要從信息安全角度出發，做好檔案安全管理，確保檔案信息不發生威脅，通過安裝安全等級更高的秘鑰及防火墻，有效防止信息丟失與盜取;另一方面，應不斷完善檔案管理系統的功能，為用戶提供更多的接口與服務端，比如，由于教師與學生的需求不同，因此可以將檔案查詢系統分成教師端口與學生端口，師生通過認證后即可查詢相應的檔案信息，獲取自己需要的檔案內容。

4.結語

總之，檔案管理是高職院校日常管理活動的重要組成部分，是學校的基礎性工作，在新形勢下，高職檔案管理一定要以促進高職院校發展為目標，通過加強高職檔案管理的流程化、制度化、服務化與信息化，最終促進高職檔案管理工作的規范化。

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