外包在公共圖書館中的運用

【摘要】：本文結合圖書館現狀，說明外包在圖書館運用的范圍以及其帶來的優越之處。

【關鍵詞】：圖書館；外包；風險防控

外包是指企業將非核心競爭力的部分，即例如簡單的、機械的、重復性的部分外包給更加具有專業性、技術性的公司，將大量的新的技術、方法、手段運用到圖書館的日常管理與讀者服務中，已達到提高工作效率，彌補人力資源不足，降低經營成本以及增強競爭力的目的。在20世紀90年代末，外包首先應用在企業工業中，后來這種企業管理模式逐漸被應用在圖書館中。雖然圖書館業務外包模式仍然存在一些待解決的問題，但它體現了在知識經濟時代傳統圖書館想現代化圖書館轉型過程圖書館職能社會化的必然發展趨勢。隨著圖書館現代化、網絡化程度的提高，信息時代圖書館服務功能的虛度年華，業務外包在圖書館業務的應用層面日益擴展。委外服務不僅能促進圖書館從節約成本幾提升效率等方面進行創意思考，同事也是圖書館思考改造其組織作業流程、實施機構重組的一項良方。可以預料，隨著圖書館管理的改進，業務外包將有更大的發展空間。

1、圖書館業務外包的范圍

1.1采購業務外包

采購外包一般分為兩種，其中一種圖書館與購書商之間簽訂合約，根據圖書館采購人員給出的范圍和經費預算，采購其范圍內的圖書送到圖書館，經過圖書館采購人員驗收合格的圖書留下，不合格的圖書退回。既能保證節省采購人員的時間，又能保證圖書選擇準確。另一種是圖書采購人員根據所需圖書范圍圈選征訂書籍，然后交于書商采購。這種采購公司一般為了提高競爭力，會提供免費的附加服務，例如書籍的配送、條形碼的粘貼、防盜條、館藏章等人工過程，可以節省一定的成本以及時間，避免人力的浪費。

1.2分編業務外包

分編業務是在圖書館外包中運用最廣也是最具成效的外包形式。圖書館將分編工作交給從事分類編目的專業機構。編目外包一方面可以減少館員工作的負擔，使得文獻處理速度得到提升，節省成本開支，解決待編圖書較多、人員不足等問題；另一方面可以統一分編，使得圖書館數目數據規范統一。

1.3數據庫外包

館藏數據庫是圖書館自動化最主要的組成部分，也是對專業化要求最高的一部分，需要消耗大量的精力、物力、財力。它是將館藏資源利用圖書館管理軟件轉化為電子信息，以方便讀者查閱，提高信息普及利用的手段。而由于圖書館本身技術能力限制，并不足以獨立完成這些任務，故外包給專業性、技術性更強的公司解決問題。

1.4自動化業務外包

自動化業務外包是之在共同簽署的外包協議活合同的基礎上，采用系統移植或委托專業廠商設計合開發，服務提供商直接向圖書館提供者整套的應用方案，包括咨詢、軟件系統、實施、運行中的維護、軟件的升級、高技術的技術支持等。大多數圖書館由于缺乏計算機專業技術人員，加上隨著信息技術的發汗，硬件合軟件在不斷升級，如果相關的圖書館管理系統以及應用軟件由圖書館自行開發，則圖書館要投入大量的開發費用合人員培訓費用、通過硬件維護升級、軟件維護升級等外包業務，不僅可以節約時間合費用支出，還可以直接享受服務提供商提供的在線支持、網上維護合更新升級的優質服務。

1.5后勤物業管理外包

公共圖書館行政和后勤復雜，圖書館面積較大，各種設施包括公共衛生、消防、綠化、空調、機電設備的維護合管理任務很重。自動扶梯、電梯、旋轉門、照明、暖氣活冷氣等等，這些需要訓練有素的設施管理支援、維護、清潔和保安專門人員。通過后勤外包可以是使圖書館工作人員從事務性工作解脫出來，更多的精力用于業務建設中。后勤外包可以采用部分外包和全部外包兩種，全部外包可以向社會邀請專業物業公司進行招標的方式，選聘物業管理公司對圖書館所有物業及設施、設備實施統一一體化管理，圖書館直射一名物業管理人員，負責物業的宏觀管理及與管理處的聯絡。

2、圖書館外包的有利之處

2.1 提高工作效率，減輕采編人員壓力

隨著經濟發展，國家對于教育的重視與日增長提高，財政經費對于圖書館的投入使得圖書館的采購經費增加，雖然采購經費增加但國民對于圖書館的文獻種類也與日俱增，這導致在圖書館對書籍采購量不斷增加的情況下，并沒增加的采編人員壓力劇增，待編圖書激增，新書上架周期長。將其外包到編目公司編錄可大大減少新書上架周期長的現象。

2.2降低成本，加快新書更新上架

專業機構具有規模化、專業化、效率高、成本低的特點，由圖書館自身承擔業務，不僅效率不高、投入的經濟成本也比較大，而若將業務外包給專業的機構，專業機構的將會會提供較大的價格優勢，降低圖書館經濟支出。圖書館可將節省下來的支出用于圖書的更新上架方面。

2.3彌補人力資源不足

由于國家政策限制，公共圖書館本身人員不多，人力資源人數較為匱乏；并且圖書館很難招聘到高水平、高技術人才，人力資源的質量也難得到大步提升。將圖書館業務外包，不僅可以彌補這方面的不足，也可以保證圖書館開發軟件先進、成熟、高效，從而提高服務水平，增加讀者滿意度。

2.4加強圖書館核心競爭力

在圖書館業務外包的大范圍趨勢下，圖書館之間業務更新換代快，將公共圖書館業務外包，使公共圖書館將更多的精力發展圖書館核心競爭力，推動公共圖書館在圖書館領域處于領先地位。

2.5發展圖書館業務職能

將圖書館業務外包使得公共圖書館將精力更多的放到把控流程，縱觀全局方面，也使得其自身的各方面資源能夠更多的投入到發展圖書館的各方面業務，例如信息增值業務和信息研究服務領域。

3、結語

隨著我國體質改革的不斷深入、社區圖書館外包活力的展現將會給政府、企業、圖書館、讀者帶來好處，政府就此可根據社會發展合圖書館事業發展規律，給予積極的政策引導合搭理支持，及時解決發展存在的問題，不斷完善各項規章制度，使公共圖書館外包在公共文化服務中發揮更好的作用。企業則應抓住機遇，創新管理合服務，開辟新的服務點，在公共服務中實現自我完善。這也將為公共圖書館提供一種參考，促進整個圖書館事業的發展。

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