論電子文件風(fēng)險管理的重要性

文/山東省實驗中學(xué)東校圖書館 李林

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論電子文件風(fēng)險管理的重要性

文/山東省實驗中學(xué)東校圖書館 李林

【摘要】本文從電子文件風(fēng)險管理運(yùn)用于電子文件安全維護(hù)的必要性和加強(qiáng)電子文件安全的迫切性、電子文件風(fēng)險管理的發(fā)展使電子文件安全維護(hù)成為可能三個方面認(rèn)識風(fēng)險管理對電子文件安全性的重要意義，從而深入了解電子文件管理中存在的問題，使電子文件能夠擁有安全穩(wěn)定的發(fā)展過程，從而有效規(guī)避風(fēng)險。

【關(guān)鍵詞】電子文件；風(fēng)險管理；信息安全

一、電子文件風(fēng)險管理運(yùn)用于電子文件安全維護(hù)的必要性

電子文件是信息系統(tǒng)的血脈。電子文件承載著信息系統(tǒng)最基本的數(shù)據(jù)、信息。如ERMS（電子文件管理系統(tǒng)）就是一個特定類型的信息系統(tǒng)，專門用于管理和保存那些可以為業(yè)務(wù)活動提供證據(jù)的文件。如果一個信息系統(tǒng)癱瘓或出現(xiàn)故障，那么其電子文件就會遭受破壞，則導(dǎo)致機(jī)關(guān)，國家及社會記憶的缺失。統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，20%-30%以上的計算機(jī)安全問題會不同程度地導(dǎo)致信息丟失，10%-20%以上的安全問題會導(dǎo)致信息失密。而另一項調(diào)查結(jié)果稱，2000年各種計算機(jī)安全事故造成的損失中，30%-40%是由于電子文件的泄漏造成的。電子文件的丟失或泄露造成信息系統(tǒng)內(nèi)容的不完整或永久缺失，這不僅關(guān)系著形成機(jī)構(gòu)的命運(yùn)，而且牽動著社會的發(fā)展。風(fēng)險管理作為一種預(yù)見性管理方法，可以針對造成風(fēng)險的主要因素制定風(fēng)險管理對策，最大程度地維護(hù)電子文件的完整與安全。

電子文件的生成、傳遞、利用、保存都是基于計算機(jī)系統(tǒng)的，計算機(jī)系統(tǒng)雖然強(qiáng)大，但存在巨大的安全風(fēng)險。每一項技術(shù)或管理的漏洞都有可能導(dǎo)致文件質(zhì)量的缺損以至于造成更大的經(jīng)濟(jì)損失。根據(jù)Carnegie Mellon大學(xué)的估計，每1000行代碼一般有5～15個程序缺陷，當(dāng)今的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及各種應(yīng)用程序，代碼數(shù)量動輒幾萬行或幾十萬行，存在漏洞的可能性是非常大的。除了計算機(jī)系統(tǒng)自身的缺陷外，人為事故也越來越嚴(yán)重。2013年5月8日荷蘭政府發(fā)言人表示，政府機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站遭黑客以直接拒絕服務(wù)（DDo S）攻擊，令網(wǎng)站癱瘓數(shù)小時，其后在電腦專家的協(xié)助下恢復(fù)運(yùn)作。對于這些偶然性、不可避免的事故，電子文件管理不僅要做好后期事故應(yīng)對措施，而且要未雨綢繆，提前做好電子文件風(fēng)險監(jiān)控、評估，對即將發(fā)生的漏洞事故，進(jìn)行前瞻性的控制，避免不必要的損失。

電子文件與傳統(tǒng)文件存在巨大差異，也意味著電子文件信息遠(yuǎn)比一般信息面臨的風(fēng)險更嚴(yán)峻復(fù)雜，所以“雙套制”、“雙軌制”的應(yīng)用也是基于這一特殊性的。檔案的“雙套制”是指同一份文件，采取電子和紙質(zhì)兩種形式鑒定、整理、保存、歸檔；“雙軌制”，是指紙質(zhì)文件和電子文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。這是電子文件現(xiàn)階段比較安全和保守的做法。但隨著大量的電子文件的產(chǎn)生，雙軌制、雙套制這種將電子文件和傳統(tǒng)文件結(jié)合的管理方式已無力解決管理中出現(xiàn)的問題，如紙質(zhì)版本的真實性與完整性難以保證；工作量及成本增加等；所以風(fēng)險管理可以從電子文件本身特點(diǎn)出發(fā)，建立一套科學(xué)的風(fēng)險管理策略及體系，應(yīng)對電子文件保管中出現(xiàn)的一些問題。

二、加強(qiáng)電子文件安全的迫切性急需風(fēng)險管理

電子文件的安全是電子文件質(zhì)量的保障，是電子文件有效利用的前提，更是電子檔案完整真實保存的基礎(chǔ)。加強(qiáng)電子文件的安全性迫在眉睫，需要風(fēng)險管理的全程規(guī)劃控制和風(fēng)險應(yīng)對。

文件生命周期全程風(fēng)險的疊加在電子文件的管理過程中表現(xiàn)明顯，嚴(yán)重影響電子文件的安全性。在電子文件的管理系統(tǒng)中，其階段性是比較模糊的，其風(fēng)險等級從前期的生成期、流轉(zhuǎn)期到后期的保存期明顯呈現(xiàn)遞減趨勢。在生成和流轉(zhuǎn)過程中，物理設(shè)備為電子文件信息提供了記錄載體、存儲介質(zhì)、傳播通道、處理元器件等，由于科學(xué)技術(shù)更新快、管理不善、非法侵入等原因可能會造成信息載體老化、信息丟失、更改等不利于電子文件安全的后果，給流轉(zhuǎn)過程的數(shù)據(jù)交換與共享及存儲器的可讀性帶來隱患。而后期文件是基于前期的管理狀況，這就使電子文件不同階段的風(fēng)險產(chǎn)生了疊加效應(yīng)。這種現(xiàn)象造成的損失將是無法彌補(bǔ)的。而風(fēng)險管理可以針對風(fēng)險成因進(jìn)行分析、識別，找到威脅因素加以控制。

電子文件風(fēng)險管理研究是應(yīng)需而生的。它不是生搬硬套，而是基于對電子文件自身管理特點(diǎn)及其與機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動之間關(guān)系的理解和把握。電子文件不同于傳統(tǒng)文件，其風(fēng)險因素的多樣性從不同方面威脅著電子文件安全，只有將風(fēng)險因素一一掌握，才能有效遏制風(fēng)險，維護(hù)電子文件的安全性。風(fēng)險因素是促使或引起風(fēng)險事故的條件，以及風(fēng)險事故發(fā)生時，致使損失增加、擴(kuò)大的條件。《電子文件風(fēng)險管理》中比較系統(tǒng)全面地將風(fēng)險因素分為三大類，分別為機(jī)構(gòu)內(nèi)部風(fēng)險因素、社會環(huán)境風(fēng)險因素和自然環(huán)境因素。其中機(jī)構(gòu)內(nèi)部風(fēng)險包括文件管理業(yè)務(wù)、信息基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)設(shè)計、文件管理制度、組織、人員、資金因素；社會環(huán)境因素涉及主管部門、規(guī)范體系、客戶因素等方面；自然因素包括保管場所、天災(zāi)、人禍三類。多樣的風(fēng)險因素對電子文件的安全維護(hù)提出了更高的要求。電子文件的風(fēng)險管理需要從系統(tǒng)、制度、人員素質(zhì)等各個方面加以規(guī)范，在風(fēng)險事故發(fā)生之前及時識別和評估。

電子文件損壞所造成的損失是不可彌補(bǔ)的，電子文件安全保護(hù)急需未雨綢繆。電子文件作為檔案的一種特殊形式，是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的歷史記錄，也是當(dāng)代傳承社會記憶的重要媒介。如果電子文件受損可能會造成相關(guān)機(jī)構(gòu)、個人乃至國家的利益損失和社會記憶的缺失。2006年8月15日美國宇航局爆出“阿波羅11號”飛船登月的原始錄像帶竟然在美國宇航局的戈達(dá)德航天中心丟失。2006年7月25日“格美”臺風(fēng)以200多毫米的強(qiáng)降水肆虐湖南省郴州北湖區(qū)致使全區(qū)城鄉(xiāng)洪水泛濫，500多卷檔案資料被沖毀，2臺電腦以及大量電子文件均被洪水浸泡。以上的實例中，電子文件的丟失，毀壞不僅造成了直接的經(jīng)濟(jì)損失，對于具有世界意義的重要文件的丟失，帶來的將是人類文明發(fā)展史和社會記憶的缺失。基于回避、降低損失的風(fēng)險管理將是保護(hù)電子文件安全的有力選擇。

三、電子文件風(fēng)險管理的發(fā)展使電子文件安全維護(hù)成為可能

風(fēng)險管理20世紀(jì)30年代萌芽于美國，到50年代正式成為一門科學(xué)。1970年以后在全球興起了風(fēng)險管理運(yùn)動。風(fēng)險管理作為一種管理方法和技術(shù)在國外的經(jīng)濟(jì)、軟件項目管理、文件管理、信息管理中已經(jīng)有不少研究和應(yīng)用，但是首次明確提出電子文件風(fēng)險管理是在中國人民大學(xué)申報的國家社科基金項目重點(diǎn)課題《電子政務(wù)系統(tǒng)中文件管理風(fēng)險防范于對策研究》，并將其作為獨(dú)立的對象加以系統(tǒng)地研究，形成了一套完整的管理框架和體系。現(xiàn)在對電子文件風(fēng)險管理的研究大部分是基于風(fēng)險管理學(xué)研究方法的。近些年，國內(nèi)“網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險管理”“計算機(jī)風(fēng)險管理”“信息安全風(fēng)險管理”發(fā)展的如火如荼；國外許多企業(yè)也將“信息風(fēng)險”或“網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險”納入了企業(yè)風(fēng)險管理的范疇。并且也推出了許多風(fēng)險管理類的規(guī)范與著作，如《信息系統(tǒng)審計：安全、風(fēng)險管理與控制》《信息安全風(fēng)險管理指南（征求意見稿）》《風(fēng)險管理—風(fēng)險評估技術(shù)》（Risk management—Risk assessment tech niques）等。風(fēng)險管理的思想在各相關(guān)領(lǐng)域的成功運(yùn)用為電子文件風(fēng)險管理的發(fā)展奠定了方法基礎(chǔ)和管理經(jīng)驗。

電子文件風(fēng)險管理的現(xiàn)有成果是電子文件安全維護(hù)的有力保障。中國人民大學(xué)《電子政務(wù)系統(tǒng)中文件管理風(fēng)險防范于對策研究》中對電子文件風(fēng)險管理研究出一套體系，其管理過程主要包括目標(biāo)設(shè)定、電子文件管理規(guī)劃、電子文件風(fēng)險識別、電子文件風(fēng)險評估、電子文件風(fēng)險應(yīng)對、電子文件風(fēng)險管理監(jiān)控六個方面。每一方面都制定了相關(guān)的模板、措施。如在電子文件風(fēng)險識別中，主要使用的方法有頭腦風(fēng)暴法、德爾菲法、案例研究法、工作分解結(jié)構(gòu)圖、流程圖；電子文件風(fēng)險評估模型以及電子文件風(fēng)險應(yīng)對體系的理論模型。在電子文件風(fēng)險評估和電子文件應(yīng)對中，考慮到了風(fēng)險因素的多樣性，辨別風(fēng)險，進(jìn)行分析研究及評估，然后找到與之相對的應(yīng)對策略。電子文件風(fēng)險管理這整個流程按照“生命周期理論”從其生成、流轉(zhuǎn)到保存全階段進(jìn)行全過程管理，為電子文件的安全提供了有力的保障。

四、結(jié)語

電子文件作為現(xiàn)代社會文明發(fā)展重要的歷史記錄，其安全維護(hù)必須是我們檔案界以及各個機(jī)構(gòu)及國家應(yīng)該重視的問題。電子文件風(fēng)險管理是將風(fēng)險管理理念引入電子文件管理，從反向思維的方式研究電子文件管理所面臨的種種問題。電子文件風(fēng)險管理不僅從風(fēng)險因素出發(fā)對電子文件進(jìn)行研究與保管，而且提高了文書檔案人員的風(fēng)險意識，避免了風(fēng)險事故的發(fā)生。文書檔案人員在運(yùn)用風(fēng)險管理的過程中，也可以尋找到電子文件管理的新思路。我們要進(jìn)一步總結(jié)和歸納電子文件風(fēng)險管理理論和實踐經(jīng)驗，加強(qiáng)電子文件風(fēng)險管理的可操作性。

【參考文獻(xiàn)】

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［5］湖南省郴州市北湖區(qū)檔案信息網(wǎng)（http://www.bhac.gov. cn/NEWS/printpage.asp？ Id=601）