規范公文管理　創新服務模式　建立保密工作的長效機制

文/吉林大學黨委辦公室 鄭琳

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規范公文管理創新服務模式建立保密工作的長效機制

文/吉林大學黨委辦公室 鄭琳

【摘要】新時期，辦公自動化系統的發展實現了公文處理效率的飛躍和低碳環保的功能，同時涉密載體的多元化也對涉密文件處理的專業化提出了新要求，高校應規范公文管理，創新服務模式，建立保密工作的長效機制，促進高校公文處理工作的規范化、有序化和科學化。

【關鍵詞】涉密公文；公文管理；長效機制

新時期，辦公自動化系統的發展實現了公文處理效率的飛躍和低碳環保的功能，同時涉密載體的多元化也對涉密文件處理的專業化提出了新要求。因此，日常的文件流轉、管理以及現代無紙化辦公的技能、監督和檢查工作，都應進一步提高保密意識、增強保密預防能力。

一、高度重視，著力把握，充分認識高校公文保密工作的必要性

首先，作為高校依法治校的重要依據，公文往往涉及到黨和國家的重大決策、國民經濟和社會發展、穩定和統戰工作等，保證其規范、安全、高效地運轉和管理是高校辦公室的重要職能。其次，作為國家科學技術研究和哲學社會科學研究的重要基地，高校承擔著涉及國家重大科研項目，擔負著知識創新、高精尖技術創新、國防科技創新、區域創新和文化傳承創新，涉密范圍廣、程度深。因此做好高校公文的保密工作，確保國家秘密安全，是高校辦公室至關重要的使命。

二、夯實基礎，突出重點，積極應對高校公文保密工作的新挑戰

（一）高校社會服務功能的日臻完善使得激增的涉密公文帶來了運轉管理的新挑戰。隨著知識經濟時代對科技的依賴日趨增強，高校的科技研發、社會服務等方面涉密文件的數量及拓展范圍與日俱增，為管理與保密工作帶來了嚴峻的考驗。

（二）辦公自動化系統的迅速發展和多元化的傳輸手段帶來了網絡安全的新挑戰。信息時代將高校公文管理工作不斷推向信息化管理，有效地提高了辦文效率，節省了大量成本，加強了規范力度。但“涉密不上網，上網不涉密”的原則，要求公文管理人員有很強的辨別能力和應變能力，大大增加了工作的專業性。

（三）現代化辦學理念和創新性辦學模式帶來多校園開放環境集中管理的新挑戰。全方位開放式辦學理念，與以往概念中相對封閉的“象牙塔”科研機構有著顯著的差別，給構建內部統一涉密網絡以及公文的流轉和管理帶來了嚴峻的挑戰。

（四）現代信息化技術的飛躍帶來提升涉密人員的專業能力和綜合素質的新挑戰。電子時代網絡平臺的興起，以紙介質、磁介質、光盤以及半導體介質等多種形式傳遞的涉密信息，應樹立起堅實的保密防護體系，對公文管理人員的智力支撐提出了更高維度的要求。

三、規范管理，創新模式，科學建立公文保密工作的長效機制

（一）完善保密工作制度，確保文件流轉和管理的規范化。結合2012新頒布的《黨政機關公文處理工作條例》第一章《總則》第五條規定，公文處理工作應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。高校辦公室應結合自身情況，科學建章立制，規范地落實公文流轉和保存兩大環節：第一，公文流轉。高校的涉密文件包括密級文件與密碼電報，應當及時處理，確保當天收發、專文專夾。如果當日不能處理，應及時收回入保密柜，擇日再閱；要建立借閱文件登記簿，確定借閱時間、借閱者、歸還時間，做到誰借閱誰簽字，誰簽字誰歸還。同時要注意涉密文件的密級和保密期限；重點要害部門領導閱辦的文件。第二，公文保存。應著重管理地師級以上密級文件與電報，嚴格遵守存儲規范：通常情況下分開存放秘密公文和一般公文，按照密級分別存放絕密級、地師級文件以及其他秘密公文，保證管理公文的安全性。

（二）加強保密隊伍建設，提高業務素質和水平的專業化。高校作為科研技術領域革新的首要陣地，應著力發揮自身優勢，自主研發信息保密與網絡監控系統。同時，應根據“以項定崗、以崗定人”的原則，重點抓好涉密人員管理，重視保密教育，注意對保密人員離崗后的脫密期管理，著力培養一批懂技術、善管理的業務干部，主動吸納新知識，掌握新技術，熟練新內容，不斷更新和完善自身知識結構，不斷提高公文保密工作的業務素質和工作水平，為做好公文保密工作提供可靠的智力保障。

（三）深入開展保密宣傳，建立全員保密意識的堅固防線。作為公文管理的主體，高校辦公室秘書特別是機要秘書應具有高度警惕、居安思危的保密責任意識。值得注意的是，公文管理的過程包括公文的傳閱、借閱、利用、保管和銷毀等環節，其保密工作涉及到各個層次的領導和工作人員，因此保守公文秘密需要全員共同負責、互相配合、相互監督，形成群體保密的意識。高校應按照“六五”保密普法規劃，以學習、掌握《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》為重點，因材施教，因崗施教，為做好公文保密工作打下堅實的基礎。

（四）強化落實監督檢查，創建保密工作責任制的有效途徑。為了保證公文保密工作的嚴肅性，應建立從校級到院級、到相關課題組，校級到職能部門、到科室的保密工作責任制，定期開展保密檢查，強化落實監督職能，堅持內外有制，層層簽訂公文保密管理責任狀，執行崗位目標責任制，做到流程清晰、責任明確、賞罰嚴明，確保公文安全性。不僅如此，還應把公文處理規范化列為學校辦公室收發文人員工作中的一項重要內容予以考核，樹立典型。

高校公文保密工作是一項任重道遠的任務，認真研究高校公文保密工作新思路、新措施，積極應對高校公文保密工作存在的問題，促進高校公文處理工作的規范化、有序化和科學化，為學校建設高水平研究型大學提供優質服務和有力保障。

【參考文獻】

［1］《黨政機關公文處理工作條例》中辦發〔2012〕14號.