試論檔案室的規章制度管理

文/安徽省銅陵市人民醫院 何鋒

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試論檔案室的規章制度管理

文/安徽省銅陵市人民醫院 何鋒

【摘要】本文論述了檔案室規章制度的作用，闡述了檔案室規范制度制訂的內容、原則與方法，提出了檔案室規章制度執行的對策，對加強檔案室規章制度建設，推動檔案室工作開展具有十分重要的意義

【關鍵詞】檔案室；規章制度；管理

檔案室是一個單位集中統一管理各門類和載體檔案，提供檔案為本單位和社會服務的內設檔案管理機構，是全國檔案組織的細胞，是檔案事業發展的基礎單元。檔案室加強本單位的檔案管理，既是自身加強管理的需要，也是為黨和國家積累寶貴財富，更好提升國家綜合檔案館功能的需要。規章制度是一個組織和團體要求成員共同遵守的辦事規程和行動準則。檔案室規章制度是一個單位內部管理檔案的“法律”，是單位全部規章制度體系的有機組成部分，建立和完善檔案室規章制度，是一個單位貫徹落實國家檔案法律法規，做好檔案工作的根本要求，強化檔案室規章制度管理，用規章制度管理檔案人員和檔案事務對做好檔案室工作有著十分重要的意義。

一、檔案室規章制度的作用

國有國法，家有家規，俗話說，沒有規矩不成方圓。關于檔案工作，習近平總書記指出，檔案工作是一項基礎性的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延長，各項事業的發展都離不開檔案。在全面建設小康社會的過程中，檔案工作顯得越來越重要。檔案工作的意義不言而喻，要做好檔案工作，提高本單位檔案管理規范化、標準化和現代化水平，就必須建立一套行之有效的規章制度作保障，否則一個單位的檔案管理只能是各自為政，一盤散沙，就發揮不了檔案的效能。檔案室規章制度具有以下幾個方面的作用：

（一）宣傳作用。檔案室規章制度集中體現了黨和國家有關檔案管理的方針、政策、法規、標準，是國家規定在本單位實際工作中的具體運用。單位以正式文件制發檔案規章至內設機構和下屬單位，告知檔案工作的原則、體制、標準、要求，讓人們更多地認識了檔案和檔案工作，掌握了處置檔案事務的基本的遵循，起到了宣傳、教育、警示的作用。

（二）約束作用。檔案規章制度是一個立檔單位全體成員處置檔案的行為準則，明確規定了人們在處置檔案和檔案事務中應該做什么，不應該做什么，一經生效，內設機構和下屬單位或個人就必須嚴格遵守或遵照執行。如果違反有關條款，就要受到相應的處罰。

（三）引領作用。檔案規章制度規定了一個單位檔案工作的原則、體制、工作流程及相關要求，在實際工作中落實好、執行好，對促進單位檔案管理規范化、標準化和現代化具有引領作用。

（四）穩定作用。規章制度應具有相對穩定性，不宜經常變動和修改，不能將脫離實際的條文，屬于臨時性的、個別性的問題，暫還沒有條件實行的問題引入規章制度。但規章制度不是一成不變的，在條件成熟和環境變化時，應及時修訂、補充、完善，在檔案人員變動頻繁的情況下，好的檔案規章制度對保持檔案工作的連續性和穩定性具有不可忽視的作用。

二、檔案室規章制度的建立

檔案室規章制度是包括檔案人員在內的全體單位職工在檔案管理方面共同遵守的行為準則和規范，建立檔案規章制度是堅持依法治檔的需要，是規范單位檔案管理，促進檔案工作有序開展，提升檔案管理效率的需要，是處理檔案管理違法違紀行為的重要依據。建立檔案規章制度應該從以下方面入手：

（一）明確檔案室應建的規章制度。檔案室建立的規章制度主要包括以正式文件下發執行的和懸掛上墻這二個方面的規章制度，以正式文件下發執行的制度主要有檔案管理辦法、文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表、檔案分類編號方案、檔案安全應急預案等，懸掛上墻的制度主要有文件材料整理（立卷）制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案人員崗位責任制。

（二）明確建立檔案規章制度的原則。要按照精簡高效、科學實用、便于操作、與時俱進的原則去建立和完善單位的檔案規章制度。要立足體系、分清層次，整體性建立檔案規章，要做到檔案行政管理部門規章和本單位實際有機結合，確保規章制度來源并同于檔案工作實踐，使檔案規章的指導性和規范作用在檔案工作中得以實現，要做到檔案工作的宏觀管理和微觀管理相結合，使檔案工作的各環節要求具體到位，便于人們共同遵循，要根據國家檔案工作方針、政策、法規、標準的變化和本單位職能調整和機構的變動情況，不斷修訂和完善檔案規章，保證檔案規章的及時性、前瞻性。

（三）要掌握建立規章制度的方法。要引入現代管理的理念和機制，建立行之有效的檔案規章，要以打造檔案文化為目標，建立適應自身單位特點的檔案規章，要以貫徹落實國家檔案法規、標準為目的，建立切合本單位實際的規章，要廣泛聽取群眾和專家的意見，建立程序合法的檔案規章。

三、檔案室規章制度的執行

制訂檔案規章的目的就是為了規范檔案管理的程序和辦事標準，促進檔案管理的規范化、標準化和現代化，推進單位的檔案工作有序健康進行。執行規章制度是一種責任，要落實到具體工作之中和行動上，而不能只是寫在紙上，貼在墻上，掛在嘴上。要將檔案規章制度落到實處，必須從以下方面入手：

（一）要強化全員的檔案意識。檔案規章制度的生命在于執行，而執行離不開人，檔案工作是對歷史負責、為現實服務、替未來著想的一項重要基礎工作，具有記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的功能，檔案人肩負著“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣職責，在全面依法治國的今天，各單位應更加重視檔案工作，通過抓好檔案規章制度的學習宣傳，讓員工掌握檔案規章制度的內容和精神實質，只有這樣，才能增強員工的檔案意識，不斷深化對檔案和檔案工作的認識，提高依法治檔，依規管理的自覺性和主動性，形成遵守和執行檔案規章的良好風氣。

（二）要發揮領導的示范帶頭作用。任何嚴格的規章制度得不到落實也是形同虛設，任何縝密的計劃得不到執行也是一紙空文，任何有效的措施得不到應用也是畫餅充饑，由于檔案的作用不夠顯現且具有滯后性，員工對檔案和檔案工作認識不足，因此，檔案規章制度在單位執行中會遇到阻力，這就需要單位領導發揮表率作用，通過領導帶頭示范引領，給員工作榜樣，才能影響和帶動員工共同遵守檔案規章制度，形成執行檔案規章制度的合力。

（三）要科學設計檔案規章制度。檔案規章制度是黨和國家關于檔案工作的方針、政策、法規、標準在單位的落實和延伸，因此要高度重視檔案規章制度的科學設計，才能保證規章制度在實際工作中切實可行。檔案規章制度必須與上位法保持一致，應具備合法性；檔案規章制度的目的是規范員工正確處置檔案和檔案工作的行為，應具備導向性；檔案規章制度必須有根有據，言簡意賅，具體明確，管用易操作，應具有針對性和適應性。

（四）要加強考核監督。一是加強領導，確定檢查指導、考核監督規章制度執行的部門和人員及工作規程，使員工培養執行檔案規章制度的良好習慣，保證規章制度在工作中得到施行，在施行中得到修正和完善。二是在開展單位檔案具體工作中，檔案部門的工作人員要加強對部門和員工文件材料形成、積累與歸檔的檢查指導、宣傳監督，及時糾正其工作中出現的各種偏差，確保單位的檔案工作符合規定的程序和要求。三要加大對檔案管理違規違紀行為的處理力度，發現一起，查處一起，從嚴追究相關人員的責任，維護規章制度的嚴肅性。四要形成有效的考核體系，明確考核部門、考核標準、考核程序、獎懲標準等，通過層層控制，各司其職，全面實施考核督辦，保證單位開展各項工作中形成的文件材料得到歸檔保存。

【參考文獻】

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