關(guān)于文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新研究

文/山東省煤田地質(zhì)局第二勘探隊(duì) 吳軍

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關(guān)于文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新研究

文/山東省煤田地質(zhì)局第二勘探隊(duì) 吳軍

【摘要】文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新在當(dāng)前社會(huì)是一種必然趨勢(shì)，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。而地勘單位要想在現(xiàn)代化市場(chǎng)中穩(wěn)定發(fā)展一定要重視起文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新，并對(duì)此加以應(yīng)用，使之能發(fā)揮出真正的作用。因此，本文就針對(duì)文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析研究。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案；管理；創(chuàng)新

對(duì)地質(zhì)勘查單位來(lái)講，文書(shū)檔案管理工作的水平對(duì)單位經(jīng)濟(jì)管理水平會(huì)產(chǎn)生一定的影響。地勘單位檔案收錄了單位發(fā)展過(guò)程中的各種文件和資料，檔案記錄是地勘單位發(fā)展的見(jiàn)證者，是地勘單位重要的資源，更是管理者在作出決策過(guò)程中需要的根據(jù)。作為單位中不可缺少的一個(gè)部分，文書(shū)檔案管理是提升單位管理的一個(gè)重要的依據(jù)，因此文書(shū)檔案管理應(yīng)該科學(xué)規(guī)范。

一、文書(shū)檔案管理的基本概述

（一）文書(shū)檔案管理的重要性。對(duì)于地勘單位開(kāi)展的各種活動(dòng)都會(huì)整理和記錄到檔案中去，這些都是反映地勘單位權(quán)益的體現(xiàn)。檔案中包含了單位各種立法文件、證明文件等，諸如地勘單位制定的制度、與合作伙伴建立的合同和協(xié)議、單位人員的名冊(cè)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)以及影像音等，這些資料都是單位在維護(hù)自己合法權(quán)益時(shí)可以用到的法律證明。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的背景下，地勘單位同地方政府以及其他的經(jīng)濟(jì)實(shí)體間必然會(huì)有很多的合作，在進(jìn)行施工等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中也會(huì)形成相應(yīng)的文書(shū)和憑證。對(duì)這些文書(shū)和法律文件的整理以及管理是地勘單位檔案管理部分的主要職責(zé)。在地勘單位發(fā)生相關(guān)法律事件時(shí)才能通過(guò)這些法律文件為自身的合法權(quán)益做證明。

（二）文檔工作的要求。文書(shū)檔案的工作是基于文書(shū)至上而形成的文書(shū)工作，而文書(shū)檔案管理屬于文書(shū)工作當(dāng)中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。文書(shū)檔案管理之前，需要首先進(jìn)行文件的搜索、文件的運(yùn)轉(zhuǎn)、文件的催辦以及文件的承辦。可以說(shuō)，文書(shū)檔案與文書(shū)檔案管理二者屬于相輔相成的工作，文書(shū)檔案的主要來(lái)源是文件工作，但是文書(shū)檔案的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量和檔案工作的效率問(wèn)題。

（三）文書(shū)檔案管理的特性。文書(shū)檔案管理工作一般來(lái)說(shuō)是利用地勘單位辦公機(jī)構(gòu)所設(shè)置的內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行的，也就是文檔室。文書(shū)檔案管理工作不僅僅需要管理文書(shū)檔案，還要兼有人事、科技以及會(huì)計(jì)等事項(xiàng)，所需要管理的門(mén)類(lèi)諸多，其中的內(nèi)容也更加的完善與豐富。因此，這就要求需要提供大量的參考資料來(lái)進(jìn)行管理，并且提供的資料需要具有極高的真實(shí)性和實(shí)時(shí)性，在一定程度上具有相當(dāng)大的難度。

二、文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）管理制度創(chuàng)新。文書(shū)檔案管理制度的創(chuàng)新是保障文書(shū)檔案管理工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)內(nèi)容。在創(chuàng)新的過(guò)程中需要根據(jù)地勘單位發(fā)展的實(shí)際需要，并在原有的管理制度基礎(chǔ)上進(jìn)行改革，使原本制度中存在的不完善之處能夠得到彌補(bǔ)。同時(shí)應(yīng)重視領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度的創(chuàng)新，以此來(lái)為現(xiàn)代化檔案管理提供支持。此外，應(yīng)保證制度建設(shè)與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求之間相適應(yīng)，提高制度創(chuàng)新的有效性和完整性。

（二）管理手段創(chuàng)新。信息時(shí)代的到來(lái)給文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的手工工作方式在當(dāng)前已經(jīng)很難滿(mǎn)足時(shí)代的需求，因此，需要從文書(shū)檔案的管理手段上進(jìn)行創(chuàng)新。一方面是文書(shū)檔案的信息化管理，應(yīng)認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要性，并在此基礎(chǔ)上提升文書(shū)檔案管理的安全性和完整性。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式積極轉(zhuǎn)換成為信息管理形式，將檔案進(jìn)行編號(hào)整理，并對(duì)其進(jìn)行安全設(shè)置，保證信息的安全性同時(shí)也能方便檔案信息的及時(shí)調(diào)取利用。此外，也可以利用條形碼或者二維碼等方式來(lái)進(jìn)行信息的檢索和錄入，不僅能提升信息的應(yīng)用性，同時(shí)也能有效提升工作的效率。在現(xiàn)代化文書(shū)管理工作中，應(yīng)正確地認(rèn)識(shí)到技術(shù)創(chuàng)新的重要性，建立起網(wǎng)絡(luò)管理信息化建設(shè)的重要意識(shí)，使計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能為現(xiàn)代管理提供更多的幫助。

（三）管理人員創(chuàng)新。管理人員是保證文書(shū)檔案管理水平上升的重要部分，因此地勘單位一定要重視起文書(shū)檔案管理中的人員管理，并對(duì)此制定相應(yīng)的管理制度。在管理人員素質(zhì)上一定要積極地進(jìn)行創(chuàng)新，不僅要有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力，同時(shí)還要有素質(zhì)上的提升。對(duì)此，地勘單位應(yīng)定期組織管理人員參與到工作能力測(cè)試當(dāng)中去，針對(duì)測(cè)試當(dāng)中的不足之處來(lái)制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，使之能及時(shí)地得到思想上的更新和工作能力的提升，促使工作人員得到全面素質(zhì)發(fā)展。此外，地勘單位應(yīng)積極創(chuàng)新激勵(lì)制度，通過(guò)激勵(lì)的方式來(lái)徹底改變傳統(tǒng)工作中的管理現(xiàn)狀，將文書(shū)檔案管理工作的晉升作為獎(jiǎng)勵(lì)的主要手段，并適當(dāng)?shù)亟o予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

（四）工作效率創(chuàng)新。工作效率的創(chuàng)新指得是在工作效率上能得到突破，真正提升工作效率。首先，要想得到工作效率上的提升，應(yīng)加大文書(shū)檔案管理的宣傳工作，并明確地勘單位檔案管理的目的，只有有了明確的目標(biāo)，工作效率才能真正的得到提升。其次，文書(shū)檔案管理工作中一定要做好工作的協(xié)調(diào)管理，要認(rèn)識(shí)到工作效率的提升與各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)性是不能分開(kāi)的，只有在思想上達(dá)到了共同的認(rèn)識(shí)，在工作中才能相互指導(dǎo)、相互服務(wù)，從而提升工作效率。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，文書(shū)檔案管理水平直接關(guān)系著地勘單位的工作效率與管理水平，是衡量一個(gè)地勘單位管理水平的重要指標(biāo)之一。因此，文書(shū)檔案管理人員需要不斷提高對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)。在平時(shí)的管理工作當(dāng)中，要加強(qiáng)各部門(mén)之間的良好協(xié)作，做好收集工作，建立行之有效的管理制度和工作程序。從而提高文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高文書(shū)檔案的利用率。從而促進(jìn)地勘單位的建設(shè)與良好發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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