重大活動(dòng)與專項(xiàng)工作檔案的整理

文/山東省臨沂市中心血站 英偉

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重大活動(dòng)與專項(xiàng)工作檔案的整理

文/山東省臨沂市中心血站 英偉

【摘要】本文就重大活動(dòng)與專項(xiàng)工作檔案整理中的重點(diǎn)、難點(diǎn)進(jìn)行了分析，并針對(duì)其中的問題提出了相應(yīng)的解決方案，希望能給今后的檔案整理工作帶來幫助。

【關(guān)鍵詞】重大活動(dòng)；專項(xiàng)工作；檔案整理

檔案，是對(duì)歷史的記載，是歷史的見證。檔案為研究工作提供了第一手的資料，對(duì)研究工作具有重大的參考價(jià)值。重大活動(dòng)涉及的范圍廣，社會(huì)影響力度大，是人類社會(huì)發(fā)展過程中重要的組成部分。無論是重大活動(dòng)還是專項(xiàng)工作，檔案整理工作都是必不可少的。我國的各大檔案部門也開展了對(duì)這些活動(dòng)的記錄工作，但是由于本項(xiàng)工作的復(fù)雜性，在檔案整理中還存在許多的問題。

一、重大活動(dòng)與專項(xiàng)工作的特征分析

（一）重大活動(dòng)與專項(xiàng)工作的概述。重大活動(dòng)是指某一地區(qū)某一事件在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面做出了巨大貢獻(xiàn)或是突出成就。對(duì)當(dāng)?shù)氐恼巍⒔?jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展有歷史性的意義，對(duì)社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了重大影響。比如，三峽水電工程這種對(duì)于我國的能源發(fā)展有巨大意義的項(xiàng)目。

所謂專項(xiàng)工作，指在特定時(shí)期，在一定行政區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化各個(gè)領(lǐng)域發(fā)生的，涉及單位多，主管單位不易確認(rèn)，社會(huì)方方面面共同參與的重大活動(dòng)。專項(xiàng)工作也包括突發(fā)性事件，如防治非典型性肺炎等；也包括黨和政府有組織、有計(jì)劃開展的一些重要活動(dòng)等。在我們?nèi)粘９ぷ髦杏龅降膶ｍ?xiàng)工作，更多的是一些科研項(xiàng)目、大型會(huì)議和各類創(chuàng)建等活動(dòng)。

（二）重大活動(dòng)與專項(xiàng)工作的特征。一是復(fù)雜性。所有的重大活動(dòng)和專項(xiàng)工作都不可能是一蹴而就的，它們的發(fā)展過程或是研究工作都要經(jīng)歷一個(gè)漫長的過程，因此，重大活動(dòng)與專項(xiàng)工作的檔案整理工作必定非常復(fù)雜。二是綜合性。檔案記載的是社會(huì)中發(fā)生的一切有關(guān)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面有歷史性意義的事件，那記載的內(nèi)容就包括時(shí)代背景、事件的過程，這其中的每一個(gè)細(xì)節(jié)都不能出錯(cuò)。檔案包羅萬象，涵蓋多方面的內(nèi)容，是針對(duì)某一時(shí)期某區(qū)域綜合性的考察記錄。三是分散性。重大活動(dòng)與專項(xiàng)工作往往由多部門、多單位分頭協(xié)作，各部門在活動(dòng)的論證、準(zhǔn)備、實(shí)施、善后等工作中形成了各自的檔案資料，這些資料是分散在各個(gè)部門的專項(xiàng)資料，分屬不同單位管理，需要有部門來統(tǒng)一收集歸檔。四是特色性。重大活動(dòng)與專項(xiàng)工作涉及到各個(gè)地區(qū)，它們具有每一個(gè)地區(qū)的特色，種類多種多樣。檔案整理人員在整理的過程中，要了解當(dāng)?shù)氐牡胤教厣谰唧w項(xiàng)目的專業(yè)知識(shí)，這給整理工作帶來了巨大的困難。

二、檔案工作中的問題分析

重大活動(dòng)與專項(xiàng)工作的特征，決定了它們的整理工作帶有一定的難度，在檔案整理工作中也產(chǎn)生了一些問題。

（一）資料收集的難度大。檔案的整理過程必須保證檔案的完整性和真實(shí)性。但是，我國大部分的檔案整理工作都是由政府發(fā)起，而群眾的檔案意識(shí)薄弱，很少參與其中，民眾掌握的很多資料都沒有得到利用。

（二）整理過程時(shí)間長。大型的活動(dòng)，尤其是一些國際性的活動(dòng)，時(shí)間跨度特別長。比如2008年中國在北京舉行的奧運(yùn)會(huì)，從申奧成功就開始著手準(zhǔn)備，期間經(jīng)過長達(dá)6年的準(zhǔn)備工作。這樣的大型活動(dòng)需要安排專業(yè)的檔案整理人員，追蹤整理才能較好地做好整理工作，如果是事情結(jié)束了再進(jìn)行總結(jié)式的整理，就會(huì)忽視其中很多細(xì)節(jié)，不能保證事件的完整性。

（三）工作效率低下。一些重大活動(dòng)是跨地域和行業(yè)的，檔案整理者在工作中沒有得到活動(dòng)參與者的幫助，沒有采取有效的資料移交措施，檔案整理者工作難度加大，不能高效率、高質(zhì)量地完成整理工作。

（四）檔案利用程度低。在檔案工作中不能發(fā)揮檔案的機(jī)動(dòng)性，受保密機(jī)制和工作程序化的影響，檔案的社會(huì)價(jià)值沒有得到很好地利用。很多已經(jīng)不需要保密的文件都沒有公之于眾，人們對(duì)事件的了解不透徹，對(duì)事件要傳達(dá)的理念不會(huì)產(chǎn)生共鳴，這對(duì)社會(huì)各項(xiàng)政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、生態(tài)建設(shè)沒有形成正能量輻射。

三、改善檔案工作的措施

（一）加強(qiáng)立法和制度建設(shè)。2005年4月1日，全國第一個(gè)對(duì)重大活動(dòng)檔案管理進(jìn)行規(guī)范的省級(jí)政府規(guī)章《浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法》正式施行。此后又有云南、湖北、四川、山西、福建、新疆、寧夏、山東等省市區(qū)相繼出臺(tái)了省級(jí)重大活動(dòng)檔案管理辦法。使得重大活動(dòng)和專項(xiàng)工作檔案管理有法可依，有章可循。

（二）建立健全檔案部門工作機(jī)制。首先，要建立登記備案制度。對(duì)那些有計(jì)劃組織開展的重大活動(dòng)，檔案行政管理部門可以提前考慮，及早布置，其檔案的收集和整理相對(duì)可控。對(duì)每一次重大活動(dòng)或是專有項(xiàng)目都要進(jìn)行登記。檔案管理人員無法參與到活動(dòng)中而加大了資料收集的難度，在整理過程中存在失誤或是沒有進(jìn)行記錄。其次，建立針對(duì)突發(fā)性事件的預(yù)案機(jī)制。對(duì)于突發(fā)性的災(zāi)害，工作人員要在第一時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行拯救工作，反應(yīng)速度要快，效率要高，只有在正確預(yù)案機(jī)制的引導(dǎo)下，才能保證檔案拯救工作有序進(jìn)行。最后，制定明確的規(guī)章制度。檔案管理人員在工作中要恪盡職守，盡心盡責(zé)，端正工作態(tài)度，嚴(yán)格按照法律法規(guī)進(jìn)行檔案整理工作。

（三）加強(qiáng)地區(qū)之間的合作。檔案整理工作具有跨區(qū)域性，每一個(gè)地區(qū)的檔案管理部門都不能把工作做得十全十美，只有加強(qiáng)地區(qū)之間的合作，建立良好的資料移交機(jī)制，做到資料共享，才能保證檔案的完整性和真實(shí)性，提高檔案的利用率，從而實(shí)現(xiàn)共贏。同時(shí)，要注意區(qū)分檔案保管機(jī)構(gòu)的性質(zhì)。國家綜合檔案館、國家專門檔案館，還有科研機(jī)構(gòu)和有關(guān)職能部門檔案館（室），這些不同的檔案保管機(jī)構(gòu)在收藏保管重大活動(dòng)檔案方面，應(yīng)該各有側(cè)重，有所分工，不能不分青紅皂白，一律要求將重大活動(dòng)檔案移交給國家綜合檔案館。

（四）加強(qiáng)專項(xiàng)工作檔案的開發(fā)與利用。整理檔案的意義就在于對(duì)檔案的利用。在整理檔案的過程中，可以采取紙質(zhì)與電子相結(jié)合的方式，兩者結(jié)合的模式可以減少檔案的磨損和缺失。專項(xiàng)工作檔案的形成、收集和整理主要靠組織承辦單位，一個(gè)時(shí)期內(nèi)利用這些檔案的主要也還是這些組織承辦單位，但活動(dòng)結(jié)束后，按規(guī)定這些檔案要移交給檔案館。所以，檔案館必須加強(qiáng)對(duì)專項(xiàng)工作檔案的開發(fā)與利用，尤其要為重大活動(dòng)組織承辦單位搞好服務(wù)，比如可在重大活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)制作一些專項(xiàng)工作檔案資料匯編分送給重大活動(dòng)各組織承辦單位，以滿足他們經(jīng)常利用專項(xiàng)工作檔案的需要。提高檔案的利用率。對(duì)于一些不涉及國家機(jī)密和個(gè)人利益的檔案，要在第一時(shí)間公之于眾，增加檔案的開發(fā)利用率。

四、結(jié)語

重大活動(dòng)與專項(xiàng)工作的檔案整理工作對(duì)于社會(huì)的發(fā)展具有重要的意義，對(duì)制定大政方針具有重要的社會(huì)價(jià)值和參考價(jià)值。做好檔案管理工作是社會(huì)發(fā)展的需要。因此，要完善檔案整理部門的工作機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的工作培訓(xùn)，保證檔案的質(zhì)量，這樣才能更好地發(fā)揮出檔案的作用。

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