企業(yè)檔案管理存在的問題及對策研究

汪桂香

【摘要】如何指導企業(yè)管好用好檔案信息資源，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的作用，不僅是企業(yè)發(fā)展和經濟建設的需要，也是企業(yè)檔案工作中亟待解決的一個新課題。本文以高速公路為例，分析了高速公路物資采購的特點，探討了物資庫存管理模式，僅供參考和借鑒。

【關鍵詞】高速公路；物資采購特征；分類；庫存管理

一、企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員管理觀念薄弱。目前企業(yè)管理人員還沒有認識到檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性，因此在檔案部門投入的資金、精力、人力、物力等方面都相對較少，檔案部門工作人員的檔案意識薄弱，不能保證企業(yè)檔案資料的真實性和完整性，最終導致企業(yè)檔案管理工作的現代化建設不能很好地實施。

（二）企業(yè)檔案管理方式落后。當前，很多企業(yè)檔案管理一直采用的是傳統(tǒng)的管理方式，沒有將現代化信息技術和網絡技術融入進去，導致了管理方式落后，跟不上形勢的發(fā)展。由于管理方式落后，很多檔案在查找過程中非常不方便，降低了工作效率不說，還很難配合其他部門開展工作。

（三）相關制度體系不夠完善。從目前的情況來看，由于思想認知上的誤區(qū)以及對檔案管理的不重視，很多企業(yè)都沒有根據自身實際情況建立一套完善的檔案管理制度體系，甚至部分學校都沒有設置和配備專門的檔案管理部門和人員，導致檔案管理工作隨意性較強，檔案整理不及時、不規(guī)范，檔案信息不完整、檔案遺失等問題普遍存在。

（四）檔案管理設施建設滯后。檔案管理設施建設關系著管理水平的提高，但由于企業(yè)管理人員對檔案管理的不重視，導致資金投入不足，檔案管理設施的建設存在較大的滯后性，尤其是檔案存儲環(huán)節(jié)，有的企業(yè)檔案室破舊，存儲環(huán)境惡劣，造成檔案資料破壞嚴重，無法再利用。同時管理人員的安全意識不足，將檔案資料與一些危險物品放置在一起，加上缺乏完善的保護設施，對檔案資料產生極大的威脅。甚至部分企業(yè)并沒有專門的檔案管理部門，現代化檔案管理水平偏低，嚴重制約了檔案管理工作的高效開展。

二、完善企業(yè)檔案管理的對策

（一）樹立正確的檔案管理觀念。充分重視企業(yè)檔案管理工作的重要性和價值，企業(yè)檔案具備潛在生產力，一旦其作用得到充分發(fā)揮就能為企業(yè)以及社會帶來效益，為管理者提供強大的助力，所以，要創(chuàng)新管理觀念，盡力開發(fā)企業(yè)檔案的豐富資源，為社會提供更有價值的服務。

（二）建立完善的檔案信息系統(tǒng)，完善檔案管理方式。要想真正實現企業(yè)檔案管理的信息化，首要任務就是建立完善的檔案信息系統(tǒng)。另外，我們還要建立一個完善的信息資源庫，在這里我們可以查找所有想要查找的信息，并且必須保證信息的準確、可靠。

（三）加強企業(yè)檔案管理制度建設。首先，企業(yè)要建立明確的責任制度體系，設立專門的檔案管理部門，并配備專業(yè)的檔案管理人員。其次，制定具體的檔案管理工作目標，明確各部門的職責，使其積極配合企業(yè)檔案管理工作的開展。然后，建立完善的檔案工作規(guī)范，確保制度的嚴格落實，對于違反規(guī)定的行為和人員要進行嚴肅處理，從而提高企業(yè)檔案管理工作的整體效率和科學化水平。

（四）增加硬件投入，加快企業(yè)檔案信息數字化建設。電子檔案是信息時代下紙質檔案的新發(fā)展，數字檔案是對傳統(tǒng)的紙質檔案的再現過程，但由于各地區(qū)信息化水平的不同，數字檔案建設很多還不完善，影響了企業(yè)檔案管理效果的發(fā)揮。如果硬件投資到位，將會把工作人員從復雜的工作中解放出來，這樣既解放了勞動資源，保護了紙質檔案的完整性，又方便了檔案查詢、再利用，在一定程度上提高了工作人員的工作效率。

三、加強企業(yè)檔案管理的必要性

（一）能夠為高速公路企業(yè)提供準確的數據。檔案資料能夠為企業(yè)各項工作的開展提供準確、真實的數據信息，并且為企業(yè)未來的發(fā)展服務。比如企業(yè)過去的科研活動、文化體育活動都可以為當前的管理工作提供可借鑒的經驗。

（二）有利于檔案資源的進一步開發(fā)和利用。在我國體制改革不斷深入的現今，企業(yè)也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，檔案管理工作作為企業(yè)管理的基礎環(huán)節(jié)，對促進企業(yè)人事管理、科研等工作水平有著積極的意義。但目前傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴重制約了檔案資源的進一步開發(fā)和利用，因此必須進行檔案管理創(chuàng)新，利用新的管理理念、管理方法、管理技術，深度開發(fā)檔案資源的利用價值，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的效益。

（三）是時代發(fā)展的內在要求。當今時代是信息時代，也是知識經濟時代，知識資產作為企業(yè)的無形資產，開始在促進企業(yè)發(fā)展過程中顯示出重要的地位。檔案是知識資產的一部分，真實記錄著企業(yè)不同時期的各項活動，在新時期檔案變得更加多元化，固有的檔案管理體系已不能滿足檔案資源利用的需求，比如電子檔案的出現，就需要完善檔案管理的信息化建設。因此，加強檔案管理工作是適應時代發(fā)展需求的內在要求。

四、企業(yè)檔案工作創(chuàng)新之策

企業(yè)檔案工作的最大難點或阻力是不少企業(yè)主的檔案意識淡薄。所以，應該首先在檔案宣傳上下功夫，（下轉第118頁）（上接第138頁）尤其要總結企業(yè)檔案利用實例，對取得顯著效益的實例廣為宣傳，使他們充分認識檔案的價值和做好檔案工作的法定義務。其次應建立比較完善的企業(yè)檔案工作法律體系，并依靠這一體系，努力將企業(yè)檔案工作納入企業(yè)法人的自律行為，引導企業(yè)自覺運用檔案行政管理部門及有關行業(yè)部門的相關法律、法規(guī)、政策、標準來約束自己的檔案工作行為，從而使企業(yè)檔案工作與企業(yè)發(fā)展同步進行。

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