檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

王亞男

摘要：眾所周知，計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具，它的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，否則輸入的數據與信息是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。

關鍵詞：基礎工作；檔案管理；現代化

信息化時代已經促進了社會中各個行業的發展和建設，由于傳統檔案管理在時代變化中受到的沖擊，現代化檔案管理工作成為主要的發展領域。現代化檔案管理的實施不僅能幫助人們在信息搜索上實現方便性，增加管理工作的創新意識，還能提升檔案管理的系統化、標準化，從而適應現代化的管理工作。

一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

現代檔案管理工作對檔案管理的基礎工作，提出了更高的要求。因為基礎工作做的好壞，直接影響著檔案管理的整個流程是否順暢，為了提高管理效率，不浪費人力物力，所以完善檔案管理基礎工作是非常有必要的，那么如何完善檔案管理基礎工作呢？筆者簡單地概述了以下幾點：

1、提升檔案管理的正規化水平

檔案管理的水平是否正規，是判斷檔案管理水平優劣的重要條件。檔案管理的基礎工作就是對檔案進行分類、歸檔，然后進行有序的管理。但在現實情況中，很多單位并沒有意識到檔案管理工作的重要性，存在著很多的問題。因此將檔案管理正規化，減少失誤，提高檔案查詢的速度是非常重要的。

2、明確檔案信息檢索

檔案檢索是檔案管理基礎工作重要的組成部分，檢索的目的是為了方便以后對檔案的尋找。如果將檔案管理的基礎工作都落到實處，那么檔案檢索就不會出現問題。隨著現代應用技術的發展，現代的檔案管理大多都用電腦進行信息的記錄，所以更要做好檔案信息的檢索，以免產生不必要的麻煩。

3、提升檔案的使用效率

如果檔案管理的基礎工作做得好，自然就會提升檔案的使用效率。檔案管理單位每年都會接收到很多的檔案，管理人員要根據檔案的重要性進行管理，優先整理那些重要的檔案，然后再整理其他的檔案，這樣檔案的使用效率就能得到很快的提升。還可以改善檔案檢索的方法，比如只輸入關鍵詞等，這樣對檔案的使用效率的提升也能起到一定的作用。

二、檔案管理基礎工作存在的問題分析

盡管檔案管理基礎工作已然十分明確，但實際的管理過程中仍有許多的問題存在。我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜、案卷數量繁多、時間跨度長的檔案，且要保證檔案的不丟失，加之，每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格也不統一等，就形成了檔案基礎普遍較差的局面。具體表現如以下幾點。

1、檔號標注標準不統一。

檔號的標注標準不統一，就會造成比較亂套的現象，一卷多冊、沒有目錄、標號重復等，這些問題的出現，都會給檔案的管理造成極大的不便。

2、案卷題名不規范。

一般來講，案卷題名應準確概括本卷文書材料的責任者、主要內容和文種。可以簡潔明確的反映出主題內容，文字應力求簡練、明確，既不能簡單羅列，也不要過于籠統。如果案卷題名不規范，個別題名不全或沒有題名，不僅反映出檔案管理水平較差，更不利于檔案的查找。

3、編頁號與裝訂不善。

編頁號也是檔案管理基礎工作內容之一，理論上，卷內文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。但如果檔案沒有標明頁碼，如果在使用過程中發生掉頁現象會難于察覺。對于檔案裝訂，要根據立檔單位實際情況，可單份裝訂或整卷裝訂。裝訂方法和使用的裝訂材料應符合檔案保護和利用要求。如果裝訂不到位，不僅給檔案管理工作造成困擾還會造成檔案丟失的情況。

事實上，檔案管理基礎工作中存在的問題不僅以上幾項因素，還有許多的細節問題，這些問題都會給檔案管理基礎帶來不便，也在一定程度上反映出檔案管理水平。為了提高現代檔案管理水平，在檔案管理基礎工作方面就要把握好各項內容，切實做好各項管理工作。

三、提升檔案管理基礎工作質量的策略

1、全面整理案卷，細致嚴謹

要想提升檔案管理整體的質量和效率，必須強化基礎工作的開展力度，施行標準化規范化的管理，要求所有工作人員按照相關的規范和流程開展工作。在綜合性的檔案館中，由于長時間沒有做出全面的整理并且中間會出現移交等問題，致使多數文件出現重，并且一些文件由于各類原因已經失去了管理和收藏的價值，在管理過程中對于這些檔案要進行剔除，并且在之后的信息錄入過程中要嚴謹仔細，避免重復錄入或錄入無效信息，增加了工作人員的工作負擔，降低了工作效率。

2、分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理和整理的根本目的在于檔案可以對社會有所用，為需要的事件或人物提供原始依據，由此在檔案管理中，要充分利用現代信息技術，對檔案管理實行計算機信息模式，系統性管理[6]。在對綜合性的檔案館進行管理的過程中，首先要對檔案中的內容進行排序，對于那些在社會中利用率較高，可以公開的檔案要提前進行整理，如此可以提高計算機化的進程，體現檔案管理的完整性。并且檔案管理是一個循序漸進的過程，不能急于求成，而要在最初的工作中做好每一個環節，每一個流程的管理，讓整體流程趨于規范，這對于后期的管理來說有重要的意義，在信息的利用方面也可以發揮更大的價值。

3、分類著錄，省時省力

檔案的著錄過程是檔案管理基礎工作的重要環節，在具體工作開展過程中，可將案卷分為三個層次進行著錄，也就是分層次、分級別著錄。對于不同文件涉及同一內容，且在時間上相隔不大的檔案，可將其進行文件組合，之后再進行著錄。對于那些反映問題龐雜的文件，則詳細規整著錄，如此不僅能夠揭示檔案的主題內容，凸顯已保存檔案的內容特征，并且減少了著錄條目的時間，大大提高了工作效率。

檔案管理技術工作看似簡單，實則復雜，需要檔案管NA員在實踐中不斷的摸索，從而提高檔案管理水平，做好檔案管理工作。

四、結束語

在信息高度發展的今天，必須要加強檔案管理的現代化和信息化。而且我們在信息化的過程中，必須要根據檔案本身的特點，選擇使用于他的信息管理和收集方式。這就需要我們盡可能的利用現代信息技術和網絡技術，加強檔案管理的軟件開發，加快檔案電子化的進程。同時，還要提高檔案管理人員的信息化程度，提高檔案管理人員的綜合素質，不斷加強不同環節之間的溝通和交流，促進工作人員接受現代化管理檔案的程度。只有這樣，才能推動檔案管理的現代化和科技化，從而做好檔案管理工作，提高工作效率，普及檔案管理工作。