試論如何加強城建檔案的管理

陳爽

摘要：開展城市建設檔案管理，可以為我國城市建設提供有效的參考，促進我國城市化的持續(xù)發(fā)展。然而，我國城市建設檔案管理還存在許多問題。本文主要研究了我國城市建設檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，分析了這些問題，并提出了完善我國城市建設檔案管理的相關措施。

關鍵詞：如何加強；城建檔案；管理

中圖分類號：E546 文獻標識碼：A 文章編號：2095-3178（2018）20-0389-01

1 優(yōu)化城建檔案管理的價值分析

在城建工作體系中，檔案管理占據(jù)著核心地位，對于整體發(fā)展具有至關重要的意義。在開展城建工作的實踐中，經(jīng)過多年發(fā)展，在檔案管理方面已經(jīng)取得了長足的進步，但是也仍存在一定的不足，通過強化檔案管理，構建現(xiàn)代科學體系，可以提升管理的綜合效果，滿足現(xiàn)代城建產業(yè)發(fā)展需求，適應經(jīng)濟發(fā)展的新常態(tài)。在實踐中，固守傳統(tǒng)的模式必然帶來落后，要基于現(xiàn)代科學技術和信息網(wǎng)絡，通過優(yōu)化配置與組織調動，充分認識到檔案管理的重要價值，提升城建綜合效能。從傳統(tǒng)視角來看，城建工作體系已經(jīng)相當完善，而且也積累了豐富的檔案管理經(jīng)驗，但是隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，需求日益多樣化，局面日趨復雜化，這對于城建工作來說，既是機遇也是挑戰(zhàn)，如何適應新變化，提升管理效能，是提升體系綜合檔案管理效能的關鍵。基于此，尋求更優(yōu)化的檔案管理與城建路徑，既是適應管理發(fā)展的需求，也是提升綜合服務水平和要求的必然路徑。

2 城建檔案管理的問題

2.1 材料收集困難

筆者從事城建檔案管理20年，感覺到收集城建資料困難，有部分資料不齊，影響了檔案資料完整性。城建檔案資料不僅是城市工程資料，同時還包括諸如郵電、通訊、水電、交通、燃氣等基礎性市政工程資料。工程竣工后，有些相關資料沒有及時送交城建部門歸檔、整理、形成完整的文件，致使有的工程資料，特別是地域結構網(wǎng)絡系統(tǒng)的情況不明，為日后建設埋下隱患。

2.2 檔案管理系統(tǒng)過于簡單

在傳統(tǒng)的檔案管理中，相關工作的開展主要依賴的是人工，通過人工將所有的圖紙與其他城建資料進行歸納和整理，這種方法需要消耗大量的人力、物力，而且在管理工作開展過程中稍有不慎，可能就會出現(xiàn)失誤，造成檔案錯誤。如在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理者在對檔案進行歸類時，所依據(jù)的就是首字母歸類法，通過首字母進行歸類和排序，這種管理方法給后期的檔案查詢工作帶來了較多的不便。而部分地區(qū)雖然嘗試引入了信息化技術開展管理工作，但是信息化管理系統(tǒng)的建設也并不是十分完善，如信息技術的最大作用就是對一些圖紙和資料進行儲存，信息化技術其他方面的作用未能得到有效的開發(fā)。

2.3 管理方式和技術比較陳舊，缺乏系統(tǒng)性

在當前的城市建設管理部門，仍然有很多還是沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理方法，在城建檔案管理的工作過程中，數(shù)據(jù)信息采集的準確性不夠高，工作程序比較繁瑣，缺乏一定的系統(tǒng)性等，大大影響了工作效率。雖然也已經(jīng)引入的計算機管理模式，但是仍然會受到傳統(tǒng)管理理念的影響，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上不適應信息化建設的發(fā)展及社會對其新的需求。

3 完善城建檔案管理工作的措施

3.1 加大隊伍建設、提升專業(yè)技能

城建檔案管理工作在方法、內容以及技術方面都會隨著時代的變化而進步，所以也需要對管理人員提出更高的要求。要組建一支優(yōu)秀的城建檔案管理隊伍，就必須做好幾個方面：制定和健全管理人員培訓的制度，使城建檔案管理人員的知識水平、專業(yè)技能以及素質得到有效的加強；提高檔案的服務意識，重視對管理人員職業(yè)道德素質的培養(yǎng)；提高城建檔案管理人員的工作待遇，才可留住優(yōu)秀的管理人才；根據(jù)對口專業(yè)招聘相關的人才，并且采用科學的配置、明確的分工，讓管理人才可以各盡其責。

3.2 加強城建檔案館認知水平

在我國城市化進程發(fā)展當中，首先要從根本上改變以往傳統(tǒng)的思想認識，進一步明確城建檔案管理工作的重要意義，把城建檔案館融入到城市規(guī)劃建設的范疇中，對檔案基礎管理工作做出具體的劃分，按照城市的實際發(fā)展現(xiàn)狀來制定最為適合的政策，同時，創(chuàng)建完善化的檔案管理部門，對于城建過程中的問題進行針對性的有效處理，在政策方面要對城建檔案基礎管理工作給予強大的支持，這樣才能夠確保為城建檔案管理工作的有序開展創(chuàng)造良好的基礎保障。城建檔案基礎管理工作在現(xiàn)代化城市建設中是非常重要的構成內容，為此，城建檔案館一定要明確自己的職責，將在歷史保存、服務現(xiàn)實的重要職能充分發(fā)揮出來，把握好日常管理工作的重點，對信息化資源進行深入挖掘，不斷地進行服務理念的實時性創(chuàng)新，創(chuàng)建完善化的服務機制，促使各種現(xiàn)代化先進技術的作用得到最大限度的發(fā)揮，從而推動城市的不斷發(fā)展。

3.3 規(guī)范管理

因城市建設地域性的不斷增強，我們無法按照事先的規(guī)劃來進行城市發(fā)展，為此，需要根據(jù)社會的發(fā)展變化來做出相應的改變，這就要求城建檔案管理部門能夠根據(jù)城市的發(fā)展變化開展相應的城建檔案資料收集工作，這樣才能夠確保檔案資料的完整無缺。所以，一定要從自身的現(xiàn)實條件入手進一步完善檔案管庫建設，從而確保檔案具有良好的保管條件，同時，不斷強化檔案管庫的安全防護措施、提升整體的防火能力、對庫房的溫濕度進行科學合理性的掌控等，從而確保檔案處于安全的管理狀態(tài)。此外，積極地挖掘檔案潛藏的重要價值，將檔案的有效利用率提升到最高的水平。

3.4 加強城建檔案的收集、整理、鑒定等業(yè)務基礎工作

檔案收集工作是整個檔案工作的重要環(huán)節(jié)，只有做到及時歸檔，將檔案收集齊全完整，才能有豐富的室藏結構。檔案的整理工作是不可或缺少的環(huán)節(jié)，是檔案管理中最具決定性意義的工作，它決定著檔案的存與毀，同時也是難度最大的工作，因為城建檔案的鑒定受專業(yè)特點、時間、地理環(huán)境、城市規(guī)模、性質等諸多因素的影響，而且鑒定工作又是一個復雜的過程，它存在于收集、整理、立卷和保管的所有環(huán)節(jié)中。鑒定工作是優(yōu)化室藏結構，提高案卷質量的重要保證。所以，要想提升城建檔案質量，必須加強室藏建設。

3.5 尋求有效的人才隊伍支撐

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟社會的發(fā)展，城建檔案管理工作呈現(xiàn)出復雜化、專業(yè)化的局面，作為城建檔案管理工作人員，要從自身角度入手，提升工作能力。在開展檔案管理工作中，離不開專業(yè)化人才的支撐，只有打造高質量的人才隊伍，才能適應新形勢下城建檔案管理工作的新需求。在人才培養(yǎng)中，要注重復合人才的培養(yǎng)，檔案管理工作具有較強的體系性和復雜性，對于人員應對復雜局面的能力要求比較高，在人才引進方面，要進行綜合考量，引進適合檔案管理工作的專業(yè)化人才，同時也要加強對原有工作隊伍的鍛煉，通過多種方式培養(yǎng)原有工作人員的業(yè)務素養(yǎng)，進而適應城建工作的發(fā)展新需要。

4 結語

綜上所述，城建檔案管理工作對于城市的規(guī)劃和建設具有非常重要的促進作用。它全面記錄了城鄉(xiāng)建設、城市面貌以及居民生活發(fā)展變化的歷史過程，具有較高的社會效益和經(jīng)濟效益。因此，必須做好城建檔案管理工作，在工作的過程中不斷總結經(jīng)驗教訓，在科學發(fā)展觀和社會主義核心價值觀以及十九大“以創(chuàng)新為發(fā)展引擎”的指導下，努力做好城建檔案管理工作，充分發(fā)揮城建檔案管理的重要作用，促進城市的現(xiàn)代化管理。

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