現代化醫院繼續教育檔案管理的研究

譚旭

山東大學附屬濟南市中心醫院，山東濟南 250013

現代化醫院繼續教育檔案管理的研究

譚旭

山東大學附屬濟南市中心醫院，山東濟南 250013

繼續醫學教育是繼畢業后醫學教育之后，以學習新理論、新知識、新技術和新方法為主的一種終身教育。隨著現代醫療技術的發展，人們的健康意識越來越強，因此，對醫院工作者的要求也在提高，所以，繼續教育是臨床工作者的必修課，亦是醫院重點關注對象，為此加強現代化醫院繼續教育檔案管理顯得尤為重要。該文就以現代化醫院繼續教育檔案管理進行分析和探討，強調該工作的重要性，以便提高醫護工作人員的業務水平。

現代化醫院；繼續教育；檔案管理

繼續教育屬于特殊教育模式，針對醫學人員的理論知識與實踐技能予以補充、更新及提高，完善知識結構，提升專業技術能力。其目的是使衛生技術人員在整個職業生涯中，保持高尚的職業道德，不斷提高專業工作能力和業務水平，提高服務質量，適應醫學科學技術和衛生事業發展的需要，更好地為人民健康服務。參加繼續教育也是衛生專業技術人員應享有的權利和應履行的義務。現代化管理是利用現代化網絡技術和資源，對檔案資料進行整理與歸納，讓檔案資料最大程度地發揮其作用。目前我國醫院繼續教育檔案管理由于各種原因，缺乏標準的管理模式和管理體系，使檔案管理處于不健全的狀態，不能準確反映衛生專業技術人員職業生涯的繼續教育狀態。該研究根據其存在的問題，進而探討可行的解決對策，以期為醫療機構改善繼續醫學教育檔案的管理提供建議,進而推進繼續醫學教育培訓項目建設、促進繼續醫學教育的發展。

1 現代化醫院繼續教育檔案管理的建設意義

現代化醫院繼續教育檔案管理，在繼續教育檔案管理中發揮主導作用，主要有3個方面。①對醫護工作者的檔案進行現代化管理，積極開拓檔案管理的路徑，還可防止檔案管理中出現的誤差等。②能提供完整的數據信息，通過使用搜索引擎，可以在設定的時間區域和條件區域下，即時顯示出有關人員的完整資料。③檔案管理工作與醫院繼續教育工作接軌。由此可見，在現代化醫院繼續教育管理工作中，要總結經驗，讓檔案管理與醫學發展相配合，通過有效落實現代化醫院繼續教育管理工作，在節約物資、空間等的基礎上，提升管理者的工作效率，并為醫護工作者提供優質服務，最終有利于實現醫院繼續教育檔案的現代化建設的最有效使用。

2 當前存在的問題

2.1 醫院資金投入較少

近年來，繼續教育逐漸普遍化，而且規模不斷壯大，但大部分醫院更傾向于醫療設備的投入，忽視管理資金投入。雖然一些醫院改變了傳統觀念，但在檔案管理投入資金方面還是很有限。管理設施與設備過于老舊，加上配套設施不完善，不具備擴展工作的能力。其次，管理軟件不適合檔案管理工作的發展，未能及時更新處理，且軟件功能過少，無法開展軟件管理工作。在現代化檔案管理建設中，需要配備專業的設備，若沒有軟件與硬件的支撐，會妨礙管理工作有序開展。鑒于此，檔案室投入資金是現代化醫院繼續教育檔案管理的重要部分。

2.2 自身原因與專業限制

例如一些專科醫院認為自身專科性很強，進而減少醫護人員培訓或是進修的機會，尤其是護理及藥理等專業人員，加上醫院不能提供相關培訓和授課，都是按照以往經驗來管理，未達到科學檔案管理水平要求。醫院對檔案管理收錄方式不正確，檔案資料歸類復雜，導致檔案資料信息的丟失。這些都對檔案管理工作有一定的局限性，對此應盡量完善醫院檔案管理措施，從而突破專業限制。

2.3 管理工作者素質問題

從目前現狀來看，大多數管理人員素質很低。①由于大部分管理者年齡較大，工作知識過于老舊，對現代化管理理解能力不足。②大部分管理者是從其他部門調來或者是兼職，對檔案管理工作較為片面化，而且對現代化管理技術使用率較少。③大多數醫護工作者把繼續教育當作任務，以考核過關為主要目的，待職稱晉升后便停止學習。在調查中發現，大部分醫護工作者未取得學分，參加學時短、學分高的劣質培訓，不符合實際。還有部分醫療專業技術人員通過非正規途徑取得學分證書，需要管理工作者予以分辨剔除。上述情況對現代化繼續教育檔案管理有巨大影響。

2.4 缺乏檔案管理工作的意識

管理范圍模糊、內容不明確是很多醫院檔案存在的主要問題。同時，很多醫院的檔案管理制度標準還沒有完善和統一。但在現代化的發展中，檔案的性質和內涵都在不斷延伸，而醫院檔案更是如此。基于很多醫院管理模式和標準的缺乏，對檔案的管理也是根據醫院的理解來獨立完成，導致檔案管理中缺乏很多重要、必要的檔案內容。另外，一些檔案管理都是由各個科室自己完成，不僅不利于檔案的利用和分享，還不能有效確保檔案的安全性和完整性。如果每個科室都需要兼任一份管理工作，勢必需要有人來專門負責，其不僅是對醫療資源的浪費，還不利于工作效率的提高。

3 完善對策

3.1 調整檔案管理方向

在日常管理工作中，醫院在成立繼續教育管理制度的同時，應顧及醫院本身發展狀況，考慮醫院繼續教育檔案的方向，改變傳統管理思想，以現代化管理為發展路徑。注重數碼化、信息化發展，完善檔案管理建設，培養專業管理人才，除了培養學生之外，還應培養醫院各科室人員，加強醫護人員對管理工作的認識能力，提高重視。在重視的前提下才能很好地開展相關工作，讓繼續教育檔案管理方向發生改變，不局限于常規模式，從而科學化、合理化的管理，讓醫院繼續教育檔案管理更完善化，有利于操作[1]。另外，采用現代化網絡技術，智能化系統的合理使用，可以改變常規管理模式，例如，對患者的病歷進行查看時，利用電子文檔模式；以HLT、IHE為基礎建立交互平臺，可以實現信息系統的整合，不僅能節約空間，還可更好地分類、匯總、歸納等，從而提高醫院檔案管理人員的工作效率，是以現代化網絡技術為發展方向的重要體現。

3.2 構建檔案管理信息體系

在構建繼續教育檔案信息期間，涉及到系統的設計與結構。數據庫設計分為檔案簡明表、個人資料表、工作者簡明表、個人學分表等形式。在登錄頁面，按照賬號密碼管理對人員管理與限制，在系統主頁，有對應的眉欄用來輸入個人資料，在規定時間內到相關科室確認。系統功能劃分有辦公、個人資料、學分輸入、學分考核與統計學分析，辦公區域有留言板與公告欄，學分輸入含有學術會議、學術論文、專題講座等，個人資料含有完整資料信息與學分情況，學分考核含有考核結果與獎勵結果[2]。例如：ERP信息管理系統的運用，OA信息互動平臺的推廣，可以全方位記錄醫務工作人員參加繼續教育的情況，并自動整理各科室工作人員參加繼續教育后的成績，以便領導、負責人等時刻關注。

3.3 加強檔案管理人員培訓工作

為了讓繼續教育檔案管理人員提高依法歸檔的意識，《檔案法》的學習是必不可少的，同時，醫院要大力宣傳繼續教育檔案管理工作，讓所有醫務工作者都能對繼續教育檔案管理的必要性、意義有充分認識，并了解到日常工作與繼續教育檔案的相關聯系，為繼續教育檔案管理工作提供最大的支持。目前，我國《檔案法》有明確的規定，所有的檔案必須確保安全性和完整性，并以“統一領導，分級管理”的方式來進行管理，為社會提供有力價值。為了避免一些醫務工作者缺乏檔案法制意識，醫院可以定期安排管理工作者進行相關培訓，提高管理人員自身素質及工作效率。在培訓期間，還需要注重培養管理者的創新精神，有助于工作者對管理提出一些金點子。例如：注重現代化設備、軟件的應用，如數碼照相機的使用方法、計算機操作技能、數據統計方法等；定期召開計算機培訓班，幫助檔案管理人員學習現代辦公技能，如Excel、Word等的多種功能，以及客戶設備的自動化操作等。在引進技術人才情況來看，醫院應在網絡技術較好的人群中挑選，有利于管理工作有序進展，在培訓情況來看，通過對內部人員進行崗前培訓，采用多媒體上課模式，或是網上自學模式，拓展繼續教育路徑，將考核結果與績效獎金掛鉤。

3.4 積極引進現代化管理設備

首先，加大對繼續教育檔案管理的資金投入，積極更新并引進現代化管理技術和設備，其中包括有：①空調設備；②滅火設備；③去濕設備等，其都是提高繼續教育檔案管理效用的基礎條件。其次，注重繼續教育檔案的開發，對繼續教育檔案的有效利用是檔案管理的主要目標。所以，相關管理工作者必須意識到自身的工作性質，特別是服務意識需要提高，將繼續教育檔案信息資源通過多種渠道和途徑進行開發，將繼續教育檔案的作用充分發揮出來，為醫療事業、教學事業和醫學研究提供參考作用[3]。比如對不同專題進行編寫，以保證信息的時效性和全面性，醫院還可以通過檔案的反饋信息來加強檔案的管理，提高各級醫院對檔案信息的共享，為提高社會效益發揮出有效作用。

3.5 確保檔案管理的統一標準

醫院加強建設繼續教育檔案，要滿足現代化信息建設需求，規范化的標準是主要準則，其標準規范的內容主要指幾個方面的內容:①業務性標準規范；②管理性標準規范；③技術性標準規范。標準規范不僅能對管理工作效率進行有效衡量，還是保證檔案管理規范的基礎。所以，繼續教育檔案管理人員除了要對相關現代化管理理念、法規進行學習以外，還需要對國家的政策、法規有初步的認識，并將工作中遇到的相關問題及時和上級管理部門進行溝通和協調，為醫院繼續教育檔案管理的標準統一提供參考意見，以全面完善醫院的檔案信息資源庫。

4 結語

綜上所述，現代化醫院繼續教育檔案管理工作的有序開展，是當前各個醫院關注的重點對象，應該加強現代化檔案管理建設，提高管理人員綜合素質及工作能力，才能真正促進醫院現代化發展，最終提高醫院整體管理水平。

[1]陳瑤.醫院技術人員繼續教育檔案管理研究[J].卷宗,2016,6(2):520.

[2]袁靜.醫療機構繼續教育檔案管理存在的問題與對策[J].辦公室業務,2013(15):178-179.

[3]王桂蓮.醫院繼續教育檔案的網絡信息化管理及應用[J].環球市場信息導報,2012(7):23.

Study on File Management of Continuing Education in Modern Hospital

TAN Xu
Jinan Center Hospital Affiliated to Shandong University,Jinan,Shandong Province,250013 China

Continuing medical education is a lifelong education,focuses on the study of new theories,new knowledge,new techniques and new methods after graduation.With the development of modern medical technology,people's consciousness of health is becoming stronger and stronger.The requirements for hospital staff are also increasing.Therefore,continuing education is a required course for clinical workers,and the major concern of hospital.It is definitely important to strengthen the file management of continuing education in modern hospital.The article tries to analyze and explore the file management of continuing education in the modern hospital,to emphasize the importance of this work,and to improve the professional level of health care workers.

Modern hospital;Continuing education;File management

R197.32

A

1672-5654（2017）07（c）-0019-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.21.019

2017-04-29）

譚旭（1981-），女，山東濟南人，碩士，助理館員，主要從事繼續教育檔案管理。