關于干部人事檔案管理的幾點思考與對策

摘 要：本文通過完善檔案管理制度，加強干部人事檔案的完整性、真實性。建章立制，有章可循，按章辦事，規范操作；轉變觀念、提高認識，加強學習，提高業務素質。創新工作方法和手段，充分運用現代化科學技術，加快檔案管理工作信息化建設的步伐，認真做好干部人事檔案管理工作。

關鍵詞：干部人事檔案；管理；對策

干部人事檔案真實地記載和反映干部個人經歷、政治思想、品德作風、任務能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載。干部人事檔案管理工作是黨和國家干部工作不可缺少的一個重要組成部份，是做好干部工作的基本條件之一，干部檔案管理工作的好壞直接影響到干部工作的效率和質量，涉及到每個干部的切身利益。隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，干部人事檔案工作面臨新的挑戰，檔案管理工作如何與時俱進、加快發展，更好地為黨的組織、人事工作服務，結合檔案管理的實際，就干部人事檔案的管理工作談幾點體會。

1 干部人事檔案管理工作中存在的問題

（一）對干部人事檔案管理的重要程度認識不夠。人事檔案工作是一項默默無聞不起眼的工作，不容易取得明顯成績。長期以來，大部分人包括部分領導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此，一些領導干部往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“用起來需要、說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉”的狀況，這樣必然會導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

（二）干部人事檔案材料收集乏力，基礎建設落后。一是收集歸檔工作制度不健全。收集歸檔制度執行不嚴格，收集歸檔工作不及時，這一問題在無專職人事檔案工作人員的單位中比較突出。二是檔案管理人員檔案管理素養參差不齊。許多干部人事檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。三是檔案管理設備現代化程度低。在設備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設施，也無其他硬軟件設施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復調用原件，陽光多次照射，造成紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

（三）干部人事檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

（四）干部人事檔案利用工作水平較低。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據，其目的在于利用。其作用尚未充分發揮出來。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務開發意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態。這種重管理輕服務的現象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

2 干部人事檔案管理工作的對策與思考

（一）提高認識，加強領導。各級領導干部應高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

（二）加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。人事檔案工作是一項政策性和業務性較強的工作，它集服務性與保密性于一體，因此，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平。檔案員要勤奮學習，提高自身素質與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業建功立業。

（三）健全管理制度，注重人事檔案材料收集。結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫，提高人事檔案管理的制度化建設水平。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

（四）加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

總之，干部人事制度改革的推行，既給人事檔案事業帶來了挑戰，也提供了在改革中創新和前進的機遇。我們應該抓住時機，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照人才市場發展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，走出目前人事檔案所存在的制度困境。

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作者簡介

于菡（1974-），女，山東省乳山市人，本科，畢業于萊陽農學院，研究方向：檔案管理。