機關事業單位檔案管理工作的難點及解決對策

竇曉梅

摘 要：機關事業單位檔案管理對機關事業單位的發展有重要作用。本文首先分析了機關事業單位檔案管理工作的重要性，然后歸納了機關事業單位檔案管理工作的難點，最后闡述了加強機關事業單位檔案管理工作的對策。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；制度；現代化；服務

1 機關事業單位檔案管理工作的重要性

（一）有利于促進機關事業單位發展

在機關事業單位內部，檔案管理工作已經成為重要的工作，它不僅是單位員工信息資料的記錄，而且是事業單位發展的基礎。規范化的檔案管理是衡量事業單位管理能力的標準之一。事業單位檔案管理工作的水平高低，直接決定著事業單位領導能否清楚了解本單位的具體運行狀況，能否做出正確的決策。因此，加強機關事業單位檔案管理工作，提升檔案管理的規范化程度尤為重要。同時，加強機關事業單位檔案管理，提升檔案管理理念，探索新形勢下有效的檔案管理途徑，如實高效地將本單位的發展狀況反映出來，不僅能促進社會經濟的健全發展，而且對于提高機關事業單位的市場競爭力，促進機關事業單位健康發展有重要的作用。

（二）可以為機關事業單位的后期管理提供參考依據

機關事業單位的檔案資料不僅包含員工的各項信息，而且包含了單位發展中所取得的成果和總結，以及單位發展的全過程，是對單位集中管理的體現。通過對機關事業單位檔案信息的查詢和應用，能夠為機關事業單位后期的管理工作提供參考依據。同時，機關事業單位的檔案資料是單位發展和自身建設的重要記錄資料，是機關事業單位信息材料的總體匯總，對機關事業單位健康持續發展有重要的促進作用，因此，加強機關事業單位檔案管理工作尤為重要。

2 機關事業單位檔案管理工作的難點

（一）檔案管理人員素質有待提高

部分機關事業單位沒有配備合格的工作人員來專門從事檔案管理工作，因而只能讓其他工作人員身兼數職，或是通過招聘臨時整檔人員來應對檔案管理的工作需要。專業人員不足的現狀，導致這些人員在繁雜而專業的檔案工作面前力不從心，錯誤百出，檔案管理工作較為混亂。同時，即便是在配備有足夠專職人員的情況，檔案管理工作人員的工作態度也直接影響到檔案管理工作的實效。部分檔案管理工作人員工作中抱著消極應付的態度，缺乏責任心和崗位自豪感，導致檔案無法整齊歸類，或是及時更新。又或是，在檔案管理人員變動的時候，沒有做好交接工作。以上這些都不利于檔案的充分利用。

（二）機關事業單位內部缺乏科學規范的檔案管理和利用制度

規章制度和工作流程是機關事業單位工作順利開展的依據。然而，目前部分機關事業單位檔案管理還只是停留在依靠各個部門自己來進行管理的階段，導致檔案分散在各科室，缺乏統一高效利用的制度。此外，在檔案管理方式還停留在傳統的“信袋式”管理的階段，不能做到科學的專業管理，導致對信息的提取和利用較為困難。并且原有的紙質檔案管理方式和設備還存有不足。

（三）機關事業單位的檔案信息化管理程度不高

隨著互聯網以及網絡技術的應用日益普遍，社會的日常辦公以及檔案管理工作的面貌也為之一變。電子檔案較紙質檔案更能夠實現便利高效的管理，且保存量大，方便利用。部分機關事業單位已經實現了檔案的信息化管理，但是在檔案的保密制度建設上還有待加強。

3 加強機關事業單位檔案管理工作的對策

（一）健全檔案管理制度，明確檔案管理職責

首先，機關事業單位要依據自身發展的狀況建立一套完善詳細的檔案管理制度，合理劃分各個崗位人員的職責，嚴格依據檔案管理的制度進行檔案管理工作，嚴禁杜絕違法違紀行為。

其次，機關事業單位檔案管理人員要遵循“統一領導、分級管理”的原則，

遵守領導的安排，對檔案信息進行分級管理，依據制度要求進行分類管理，保證檔案管理的規范化。同時要將檔案管理工作列入重要日常工作中，在單位內部建立專門的檔案規范化管理小組，制定健全詳細的工作計劃，明確依據工作計劃開展工作，保證檔案規范化管理的有序進行。

（二）提升檔案管理工作者素質

由于檔案管理工作自身具有綜合性特征、專業性特征以及復雜性特征，檔案管理工作的這些特征要求工作者必須要具備很高的能力和素質，檔案管理人員不僅要具備專業技能和知識，還要有很高的責任心和政治素養，可以說，檔案管理工作者自身素質直接影響到檔案管理工作的質量和水平。因此，機關事業單位必須要注重提升檔案管理工作者的素質。機關事業單位要盡可能避免檔案管理工作者頻繁變動，使檔案管理隊伍具有很強的穩定性。此外，機關事業單位要加強檔案管理工作者的培訓和教育，促使工作者具備良好的綜合素質。由于檔案管理工作需要堅持與時俱進，所以，機關事業單位對工作者進行培訓和考核，促使工作者對原有知識進行不斷總結和更新，注重提升工作者的職業道德，提升工作者的職業道德觀念以及榮譽感，這些均能夠從本質上提升機關事業單位檔案管理工作的水平和質量。

（三）加大檔案管理資金投入

想要提升檔案管理工作的水平和質量，不僅要在思想上和觀念上高度重視檔案管理工作，還要在物質上對檔案管理工作進行支持。因此，事業單位必須要加大資金投入，促使檔案管理工作的基礎設施得以逐步完善，更加有序、安全以及科學的存放檔案資料。

首先，要求事業單位的領導層要高度重視檔案管理工作，對檔案管理工作的作用、重要性以及地位進行高度重視，為檔案管理部門撥放充足的資金，逐漸完善檔案室基礎設施。促使檔案管理部門建設檔案庫房，做到防火防潮，還要購買檔案柜。這樣可以對檔案進行妥善的保存，杜絕發生檔案材料損壞等情況。其次，要求檔案管理工作者必須要對檔案室基礎設施進行及時的檢查，包括檔案柜、空調、滅火設施等，一旦設施出現損壞，必須要及時上報，申請維修。

（四）充分運用現代化的設備，提高檔案管理的現代化程度

隨著社會經濟和科技的發展，計算機技術已經逐漸普及，通過計算機進行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的效率，而且可以促進檔案分類，為單位發展提供更加全面的資料信息。機關事業單位可以建立檔案共享平臺，通過檔案共享平臺進行檔案的查詢和登記工作，可以方便對檔案資料的利用。還可以通過計算機加強檔案信息的搜集力度，記錄更加全面清晰的檔案信息，爭取讓檔案信息涵蓋圖像、影音和文字等信息，提升檔案信息的全面性。另外，要加強對單位檔案管理人員的現代化知識培訓，提升檔案管理工作人員的積極性和效率，讓檔案管理人員通過現代化的設備進行檔案信息的完善，提升工作的效率和質量。

（五）開展檔案管理的創新服務，提升檔案管理的服務意識

檔案管理人員要摒棄傳統的管理理念和服務理念，積極開展新形勢下的創新性服務理念，提高服務意識。可以依據目前網絡方便、快捷的優勢進行檔案信息的自主查詢功能、分類查詢功能的開展，對檔案信息進行及時的更新和補充，充分發揮檔案信息的有效性和準確性，為領導決策提供參考依據。也可以改變傳統的檔案管理模式，采用與單位發展相符的檔案管理模式，將單位發展的實際狀況融合進檔案管理制度的制定中，提升檔案管理的效率。檔案管理人員只有創新管理理念，轉變保守思想，開拓新的檔案管理方式，創新服務意識，才能提高檔案管理的效率和質量，促進檔案管理工作更上一層樓。

4 結語

綜上，機關事業單位要依據本單位具體的發展狀況建立全面的檔案管理體系，并針對目前檔案管理工作中存在的問題找出相對應的解決辦法，同時要提升檔案管理人員的素質和積極性，積極推進機關事業單位檔案管理的標準化和規范化進程，為機關事業單位高效發展提供保障。

參考文獻

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