互聯網+時代的檔案工作探析

胡玉娥

襄陽市中醫醫院，湖北襄陽 441000

互聯網+時代的檔案工作探析

胡玉娥

襄陽市中醫醫院，湖北襄陽 441000

該文著重闡述當前互聯網時代的檔案專業發展如何規避風險，最大限度的應用好互聯網平臺，加大檔案專業互聯網知識的培訓和應用，對檔案信息在收集、運行、傳遞過程中存在的風險和問題提出了粗淺的見解和相應的解決措施，希望互聯網時代的檔案工作人員共同努力，在新型檔案信息服務平臺上，更快、更便捷地應用檔案信息大數據，優化檢索服務，最大限度地發揮檔案的利用價值。

互聯網；發展趨勢；信息安全

李克強總理2015年在兩會中答記者問時說，“最近互聯網上流行的一個詞叫‘風口’，我想站在‘互聯網+’的風口上順勢而為，會使中國經濟飛起來。”“互聯網+”是趨勢和潮流。當前“互聯網+”運營模式已發展運行成熟，我國網民的規模和互聯網普及率均排列在世界前列，當前網民對互聯網的依賴度和信任度逐年增強。作為從事檔案工作的人員在充分利用互聯網平臺，滿足網民在“互聯網+檔案”方面的需求有無限發展空間和平臺。如何順勢而為做好“+”號后面的醫院檔案工作具有非常大的深度和廣度。抓住這一歷史時機占據主動，為檔案工作人員的工作提供了非常大的便利，也為檔案工作者在變被動服務為主動服務，在挖掘、傳承與創新上賦予了新的使命。

1 檔案互聯網+建設的發展趨勢

檔案互聯網+建設是在各級檔案部門的整體規劃下，結合傳統的管理方式，將信息技術全方位應用于檔案工作中，實現檔案信息資源數字化、網絡化、局部共享化[1]。檔案互聯網+建設的價值是檔案信息資源建設，基礎是應用現代網絡信息技術，目標是為社會提供利用檔案資料的信息資源。檔案互聯網+信息化的進程也帶動了現代化辦公，電子文檔，檔案接收，存放，管理，使用等一體化的信息管理模式的發展。極大地提高了各類檔案管理水平，同時，信息化對檔案管理工作也提出了更高更多的要求，只有順應檔案互聯網+時期信息化發展的趨勢，才能進一步地轉變管理模式，提供更快捷，高效的檢索、應用服務。只有按照國家檔案部統一管理，共同研發可以共享應用的板塊，開展科技攻關項目對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從而為各類人員提供優質的服務。在互聯網+領域中，網絡是信息傳輸、接收、共享的虛擬平臺，通過它把各個點、面、體的信息聯系到一起，從而實現這些資源的整合與共享。

2 檔案互聯網+人才隊伍建設

落實檔案工作互聯網+服務，檔案專業的互聯網人才是做好工作的保障。檔案互聯網信息化建設的技術主體是技能管理人員，管理人員不僅要具備過硬的檔案技能專業素質，還要有較強的信息化技能，注重信息時代的網絡安全問題[2]只有這樣才能更好地辨識、掌握檔案信息。在對此類人員選擇上要求其不僅要掌握計算機操作，圖像處理，數據庫建設，數據錄入，網絡管理，網頁制作等方面的職業知識，還需要相關的檔案業務技能知識等。可以通過專業院校和部門培養一批適應于新時期需求的檔案專業網絡需要的系統分析人才、數據分析與板塊開發人才、網絡設計與檔案網絡管理人才。最快捷、有效的是讓現有的從事檔案工作的人員參加檔案專業現代化培訓和業務培訓，抓好檔案專業人員的在職培訓，通過進修、參加學術研討會等形式，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平同時鼓勵所有檔案人員進行自學的方式有目的、有規范地選擇性更新知識，制定檔案互聯網工作人員學習新技術，鉆研新技能的獎勵、懲罰措施從而提高從業人員的責任感、使命感、榮譽感和責任心。

筆者認為，“互聯網+”檔案工作人員應具備的以下基本專業能力。①是要敢于嘗試、敢于開拓、富于創新。檔案工作人員首先克服檔案人因循守舊、固步自封的思維和習慣轉化為檔案數字化思維的方式。“互聯網+”時期的檔案工作人員在傳統的檔案收集、轉遞、鑒定、編纂等方面要敢于從開放的檔案信息網站上收集、整理、著錄、整合各種信息資源，從而進行詳盡、簡要的檢索、分類、編目、以便不同時期不同類別的人群提供高效、優質、快捷的利用。②是開展工作時要能不拘一格，放眼全局。“能”應用更多的是“資質”。是能搭上“互聯網+”這個平臺的，進行鑒定、解密。能從信息大平臺海量的信息中篩查、取用精華。能用豐富的檔案資源，源源不斷輸送，從而吸引“顧客”光顧挑選。③要會用電子郵件、微博、網頁與檔案利用者進行互動交流搞好服務。并做好所有的環節、階段相應的儲存、保管、更新、交流及保密。吸引利用者參與檔案主題活動、模塊，加強與檔案專業軟件開發群體及媒體的合作，探索更適合用戶利用的平臺。④“互聯網+”檔案工作人員應具備較強的安全防范和應急處理能力。

3 檔案互聯網+環境下檔案安全問題

3.1 在儲存過程中的安全隱患及防護

在儲存的載體保護上，光盤、磁盤作為電子檔案載體，在存放的柜、架使用鐵皮柜，在庫房建設中注意防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防磁等九防措施，按照控制庫房的溫度、濕度為宜，并進行定期通風；定期檢測和拷貝，檢測應每年進行1次，可以應用多重備份，重要的文件更需異地異質備份以免發生數據丟失致使網站遭到攻擊。光盤、磁盤作為日前剛絡環境下最基奉的存儲介質，光盤、磁盤自身的質量也決定著檔案的真實性、可靠性，在購買時一定要符合國家檔案規定的標準。用來作為電子檔案的光盤必須具備只讀性，即只能供使用者讀出信息。

3.2 在運行過程中的安全隱患及防護

由于電子文件的運作環境需要進行網絡化傳輸和開放時的共享，在此環節會造成較多的不安全因素。在網絡上的信息傳輸時任何信息都是經過重重網站分段、轉遞、過濾、篩查后呈現在訪問者面前。在此過程中任何中介站點均可以攔截、讀取甚至破壞信息。如不采取措施，會讓一些保密文件破壞和泄密。防護可采取的措施有①采用加密方式。對于一些在國家規定的保密時間和范圍內的檔案信息，采用加密技術可以確保電子檔案內容的不公開。如設置管檔和用戶人員身份認證登陸口令，按照涉密要求選擇性的發布運行檔案信息。電子檔案的加密可采用綜合、分層防護，從而提高計算機運行體系的整體安防。②重視前期環節控制。檔案工作瑣碎繁雜，從文件材料到形成檔案有一個周期，基層檔案管理部門和管檔人員需要從基礎上做好文件材料的收集、整理和利用各環節的工作。不斷強化行文的規范，按照檔案管理要求上制訂的文件傳閱、簽署、歸檔流程、掌握各個環節的要領，讓每份有價值文件材料均能一一收集、歸檔、傳輸，確保檔案信息化后其展現的內容可以發揮最大、最優的價值，這些檔案信息化建設的基礎就能發揮檔案數字化的實用性和有效性。

4 互聯網+時代的檔案公共服務創新

首先要構建檔案信息大數據平臺并優化檔案上午信息檢索服務。檔案管理員在對信息進行管理的過程中，對于雜亂無章多余的信息進行增選、分類；提取關鍵詞，方便檔案使用人員通過微信、QQ用百度、搜狗等各種搜索方式，查詢到自己想要了解到的內容。通過設置簡明的欄目板塊介紹檔案網站信息網頁內容，設置用戶參與欄目與檔案使用者進行交流。通過聲音、圖像、視頻等展示檔案信息，提高用戶接受信息的速度和閱讀興趣。用戶不僅可以觀 看檔案信息，還可以對檔案信息做出評論、鑒別，來提高檔案信息的精確和完整性。檔案信息人員一定注重檔案信息的時效性。在移動互聯網、大數據、云計算等科技不斷發展的背景下，基層檔案的資源、用戶、產品、檔案價值鏈不斷進行更新，根據使用群體的需求調整方向、范圍及前瞻性的資料，否則檔案的應用產生效益就非常有限，會導致在數字檔案館上，沒有人去關注或查看，讓檔案失去保管和信息化的價值，造成資源的浪費。

5 防治連接互聯網檔案的計算機遭受各種干擾和病毒的破壞

當前計算機病毒是網絡發展的最大威脅，它不僅可以攻擊、竊取、毀壞檔案信息，嚴重的可使網絡部分或全部癱瘓[3]。隨著互聯網的發展病毒的種類、數量、傳播的途徑，傳播的方式和速度是花樣百出，造成的破壞和影響非常嚴重。因此所有的涉檔人員都要有網絡安全監管意識，在每臺電腦都要設置預警、防火墻系統，安裝殺毒軟件，并及時進行檢測、更新，有效地防止病毒感染到計算機。對重要的需長期保存的文件檔案做好定期備份，涉及國家或單位內部秘密的計算機信息系統，不直接與國際互聯網或其它公共信息網站互相連接。

[1]林杰.面向互聯網+時代的檔案信息公共服務[J].山西檔案，2016（1）：42-44.

[2]魏金嬌.數字檔案信息安全管理問題與對策研究[J].蘭臺世界，2017（6）：32-34.

[3]潘建華.大數據背景下檔案信息共享平臺安全性研究[J].山西檔案，2016（3）：73-75.

R197.324

A

1672-5654（2017）10（a）-0052-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.28.052

胡玉娥（1970-），女，湖北襄陽人，碩士，副研究館員，主要從事醫院檔案管理。

2017-07-09）