蘭臺(tái)如醫(yī)

文·海燕

蘭臺(tái)如醫(yī)

文·海燕

大學(xué)畢業(yè)到檔案局工作，一晃就是20年，20年來一直從事檔案接待利用工作。干的時(shí)間越長(zhǎng)，越覺得這份工作跟醫(yī)生很相近。因?yàn)闄n案的接待利用也要像中醫(yī)診斷病人一樣“望聞問切”，也要有醫(yī)者仁心和精湛的技術(shù)。

首先，檔案的接待利用工作要有“望聞問切”的基本功。所謂“望”就是從查檔者衣著、形象、神態(tài)等，初步判斷出他們查找哪方面的檔案，是學(xué)籍，還是職級(jí)，還是工作查考？一般工作查考是單位的檔案員或者工作人員，查閱職級(jí)問題一般是中年以上，遇到提拔或者職稱晉升才會(huì)用到，而查閱學(xué)籍或招工、下鄉(xiāng)之類的檔案，一般是為解決自己的學(xué)歷、工齡問題的個(gè)人……如此等等，有了初步判斷，下一步到哪個(gè)全宗去查找，自己先有個(gè)譜。“聞”，就是要耐心地傾聽查檔者的訴求，通過初步的交流弄清楚他們想要查找的問題，進(jìn)行初步的判斷。然后是“問”，就要問清楚查檔者沒有說到提到的一些線索，像醫(yī)生一樣，問得越清楚，對(duì)病情的判斷越有利，越利于下一步的查找調(diào)卷。“切”就是把握以上情況和線索，綜合判斷他們要查找的檔案資料到底去哪個(gè)全宗、用什么檢索方式查找。就像醫(yī)生該開處方了，需要用什么儀器去檢查、做什么治療、開什么藥一樣。

其次，檔案的接待利用工作要有如醫(yī)者的仁心。到檔案館來查閱檔案資料，一般都是遇到了需要解決的問題，不論是個(gè)人待遇問題，或者是職級(jí)問題，或者是學(xué)歷證明、工齡續(xù)接問題，還是學(xué)術(shù)論文寫作中需要補(bǔ)充資料，都是來尋求我們幫助的。所以，我們要用如醫(yī)者的仁心，耐心、細(xì)心、誠(chéng)心地為每位利用者查找所需的檔案資料，盡量滿足他們的需求。

耐心，就是盡可能做到在工作中不與所查的檔案資料擦肩。曾有縣區(qū)的兩個(gè)年輕人，想幫他們的祖父查找1998年左右填寫的享受勞模待遇的審批表，要求查閱1994年其祖父被評(píng)為“優(yōu)秀拔尖人才”的有關(guān)表彰文件。我在目錄數(shù)據(jù)庫中輸入“拔尖人才”作為關(guān)鍵詞，并未查找到表彰文件。但我注意到審批表上三個(gè)不起眼的手寫的小字“地勞模”，便以“勞模”、“勞動(dòng)模范”為關(guān)鍵詞搜索，只查到會(huì)議記錄中“審定地區(qū)職工勞動(dòng)模范名單”的一條記錄，確實(shí)有其祖父的姓名，但不是正式表彰文件，不能作為享受勞模待遇的依據(jù)。我便順著“職工勞動(dòng)模范”的線索，查找到地區(qū)工會(huì)檔案中的“地區(qū)職工勞動(dòng)模范審批表”，但當(dāng)時(shí)填報(bào)的名字和現(xiàn)在身份證上的名字不一致。最后終于從行署文件中查到“關(guān)于表彰地區(qū)職工勞動(dòng)模范的決定”，并為其出具證明。他們被我們的耐心細(xì)致、不厭其煩而深深感動(dòng)，一直說我們比他們還耐心。我告訴他們，這對(duì)我們來說很平常，因?yàn)檫@是我們的職責(zé)。

細(xì)心，就是不放過每一個(gè)細(xì)小的線索，也不被假象所迷惑。有一次，一個(gè)單位的工作人員帶著文號(hào)來查找他們的機(jī)構(gòu)編制文件，通過計(jì)算機(jī)檢索文件編號(hào)，找到文件卻不是他要查找的。他說文號(hào)沒錯(cuò)，是從另外一個(gè)文件上抄下來的。我又換了關(guān)鍵詞檢索，查到了他所需要的文件，但文號(hào)與他提供的差了一個(gè)數(shù)字。所以，在平時(shí)的利用中，我們還要細(xì)心地去撥開迷霧、去偽存真，留下有用的線索，多方查找，才能查找到真正有用的文件。

誠(chéng)心，就是像對(duì)待自己的親人朋友般對(duì)待每位利用者，如醫(yī)者以人道主義精神搶救病人一樣，竭盡全力去為利用者查找。有一分希望，則百分努力，而不是簡(jiǎn)單地就回復(fù)“沒保存”、“查不到”。要從相關(guān)的全宗、或者職能相近的全宗、上級(jí)主管部門查找，自己多跑些腿，多費(fèi)些時(shí)間，鍥而不舍地順著蛛絲馬跡深入查找，有時(shí)確實(shí)能找到所需檔案。即便是自己館內(nèi)沒有，也要耐心細(xì)致地解釋清楚，必要時(shí)建議“轉(zhuǎn)院”，到有關(guān)部門去查找。這樣，即使查找不到，利用者也會(huì)心存感激。曾經(jīng)有幾位被精簡(jiǎn)下放的老同志來查閱有關(guān)資料，我們盡心竭力為他們查找，雖然最終沒有找到他們需要的登記表，但他們被我們的熱情服務(wù)所感動(dòng)，一直說“我們跑了那么多部門，沒有一個(gè)部門像你們檔案館一樣熱情的。”縱使我們不能幫助他們，也要給與溫暖。

最后，接待利用工作要有如醫(yī)者的精湛技術(shù)。接待利用工作，看似簡(jiǎn)單，貌似中學(xué)生都會(huì)做，其實(shí)，真的沉下心去做，卻有好多學(xué)問，有干好和干不好之分，猶如有良醫(yī)也有庸醫(yī)。良醫(yī)者，藥到病除。接待利用做得好，也能快速準(zhǔn)確地檢索到所需的檔案資料，使利用者滿意而歸。庸醫(yī)者，則是馬馬虎虎，甚至加重病情。檔案利用如是，如果只是寥寥草草地查找，找不到所需資料又沒有耐心地解釋清楚，難免使利用者滿腹怨言而去。所以，平時(shí)練好基本功非常重要，熟悉掌握館藏情況和檢索工具情況，哪個(gè)全宗有什么職能，有什么檢索工具，在哪個(gè)庫房存放，用什么檢索工具能最快最準(zhǔn)確地查到檔案。并且隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和在檔案管理中的應(yīng)用，還要熟練使用計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，以便建立目錄數(shù)據(jù)庫及數(shù)字檔案館，從而及時(shí)快速精準(zhǔn)地查找檔案。基本功扎實(shí)，就能在最短的時(shí)間里調(diào)閱檔案，節(jié)約利用者的寶貴時(shí)間，提高我們服務(wù)的滿意度。

這就是我們，在檔案系統(tǒng)像醫(yī)者一樣盡心盡力幫助需要幫助的人。當(dāng)然，我們的付出也終會(huì)有收獲。當(dāng)我們看著留言簿上一句句感謝的話語，接到一個(gè)個(gè)反饋的電話，看著一個(gè)個(gè)滿意而去的背影，我們也會(huì)涌起“幫助別人，快樂自己”的成就感，如醫(yī)者看著一個(gè)個(gè)治愈出院的病人而欣慰。記憶特別深刻的是泰安的一位80多歲的老年婦女，解放前參加革命，因找不到相關(guān)佐證材料，相關(guān)待遇一直得不到落實(shí)，抱著試試看的心情來到菏澤市檔案館。我們經(jīng)過耐心的查找，從革命歷史檔案中找到了一份“工作人員登記表”，其中有她的名字，記載了其參加革命的時(shí)間。老太太激動(dòng)地說：“這可解決了我的大難題了。要不是看你年輕，我就給你跪下謝謝你了”。看她如此激動(dòng)，我也為能幫助她而感到由衷的高興。

蘭臺(tái)如醫(yī)，有苦有樂。我們或許不會(huì)驚天動(dòng)地，但有些人卻可因我們小小的幫助而解決大問題，縱使苦累，無怨無悔！

（作者單位：菏澤市檔案局）