論檔案業務建設科學化

文·晉曉輝

論檔案業務建設科學化

文·晉曉輝

檔案工作科學化，就是全面掌握并自覺遵循檔案工作特點和規律，規范、有序、優質、高效地進行各項業務建設。

一、抓好業務建設是檔案部門的主要職責和任務

檔案業務建設，包括檔案資源體系、利用體系、安全體系三大體系建設和檔案事業管理各個環節，涵蓋檔案館工作，檔案室工作，企事業單位檔案工作，農村、城市社區及家庭檔案工作等不同層面。檔案工作是一項專業性很強的工作，檔案局館是黨和國專業職能部門，檔案業務建設是是檔案部門的重要職責和主要任務。檔案工作的方針政策要通過業務工作貫徹落實；檔案事業的規劃、管理、推動要通過業務工作來實現；檔案的完整接收、安全保管、開發利用要通過業務工作進行。抓好檔案業務建設，也是實現檔案工作科學化的主要途徑重要標志。

全面推行文檔一體，館室結合，理順了文檔、館室關系。機關文書處理部門、檔案室、檔案館室是檔案形成和管理三個階段，檔案館的基礎在檔案室，檔案室的基礎在機關文書處理部門，由于缺乏必要的協調，重復勞動比較普遍，造成人力、物力浪費。在文書處理階段，文件形成不規范，材料收集不齊全，甚至不能及時整理歸檔，給檔案室造成被動。檔案室、檔案館的整理標準規范不統一，檔號編制、案卷分類排列、檢索工具編制不銜接，檔案室的基礎工作不能為檔案館所充分利用，檔案館還要做大量的整理工作，使得檔案工作在低水平上不斷重復。在90年代，全省推廣文檔一體、館室結合的做法。檔案部門參與每年的文書處理工作檢查，對文件處理和材料齊全完整情況進行通報。在省直機關，把省檔案館的需求，通過業務指導工作反饋到機關檔案室。在統一館室整理標準和各項業務工作要求基礎上，指導與管理部門共同檢查案卷質量，館、室檔案標準一致，卷號銜接，無需整理加工，避免重復勞動，提高了工作效率和質量。

積極推進檔案信息化建設，取得階段性成果。隨著國家和社會信息化的飛速發展，電子政務快速推進，電子公文大量產生，檔案信息化建設既是檔案工作的發展方向，也是檔案部門必須面對、無法回避的重要工作。

二、選準著力點，實現業務工作現新突破

檔案事業與經濟發展和社會進步息息相關，檔案業務工作也有階段性的重點和問題，必須唱響主旋律，疏通主渠道，選準著力點，實現新突破。

疏通主流渠道，抓主營業務，強根固本。檔案館接收和征集檔案，必須按級別和區劃進行。每一個館都有自己的特定對象、區域范圍和接收內容，應當收的一定要收，使屬于國家所有的檔案都有自己正確歸宿，不管是二級單位、三級單位，都不能遺漏。改為股份制企業的機關和事業單位，改制前檔案屬國家所有，改制后的可協商，對黨和國家有意義的檔案，或接收，或寄存，要依法進行管理。不應當接收的，也不要濫收，不能打亂科學管理秩序，隨意增加管理成本。檔案館檔案來源主渠道是各級機關和單位，重點是各機關和單位的主營業務檔案。對于接收執行難的單位，要實施執法監督、行政作為、業務商洽三管齊下的綜合措施。要理直氣壯的采取行政和法律手段，建立規范有序的工作機制，樹立檔案局有理、有節、有力的單位形象。

圍繞中心，抓住重點，突破瓶頸。業務指導是檔案行政管理的主要形式和手段，指導工作要圍繞中心，突出重點，抓住反映趨勢性，具有典型性，帶有普遍性的問題，務實、高效開展工作。一要圍繞重點開展工作。在加強檔案工作指導的同時，還要利用檔案為國家戰略的實施及時服務。二要抓住趨勢性問題的開展工作。如，全面了解電子文件形成、管理和歸檔情況。避免電子文檔機關丟失，進館掃描，造成浪費。三要抓住亟待解決的普遍性問題進行突破。如，2000年后，文書立卷改革，館室檔號如何銜接和管理，各級檔案館都面臨這個問題，要研究出可操作的方案和辦法。四要抓首腦機關，引領全局；抓綜合部門，帶動系統；抓檔案大戶，提高效益，使有限的指導力量收到事半功倍的效果。

推行工作、學習、研究三位一體的科學方法。業務學習、業務實踐、業務研究三位一體，相得益彰。業務學習要結合實際工作進行，學術研究要圍繞解決實踐問題開展，采取學習、業務工作、學術研討三位一體的做法，以學習的態度，研究的精神，對待每一項業務工作的開展，重大業務項目，都應事先論證，科學規劃，規范操作，及時總結。既有工作成績，又有學習的收獲，還有學術探討和科學研究成果，一舉三得，提高工作品位和工作能力，激發學習熱情和研究興趣，實現檔案業務工作科學化。

（作者單位：山東醫學高等專科學校）