老年教育學籍檔案數字化的問題與對策

文 / 羅軍濤

老年教育學籍檔案數字化的問題與對策

文 / 羅軍濤

老年教育學籍檔案數字化能夠有效地發現老年教育中的問題，促進當代老年教育教學的改革，提高老年教育辦學層次。文章通過分析老年教育學籍檔案管理中存在的問題，并提出相應的優化對策，以期完善我國老年教育學籍檔案數字化管理制度。

老年教育；學籍檔案；數字化

我國的老年教育學籍檔案管理一直采用傳統的人工管理方式。隨著我國社會老年人口的激增，老年教育人數也逐年增加，傳統的管理方式已不能滿足當代老年教育需求。并且，傳統的人工方式存在諸多弊端，管理人員工作量的激增導致工作效率低下、保密性差等問題，給老年教育發展帶來了極大的困擾。對于檔案管理工作，我們需要從大量的日常教學活動中提取相關信息，以反映出當前的教學情況。而傳統的人工管理方式操作過于簡陋，容易導致數據丟失、統計錯誤，進而影響教學質量的評估。在新時代，使用電子檔案，將傳統的數據進行數字化，可以有效地利用計算機高速運作的優勢，方便快捷地完成大量的檔案管理工作。這在準確性以及工作效率上是傳統的方式不能比擬的。實現老年學籍檔案數字化能夠有效地將信息進行共享，避免重復勞動，進一步規范教學管理行為。

一、文獻綜述

從計算機的發展史來看，檔案館是最早將計算機應用到實際工作中的部門之一。各種計算機應用系統針對龐大的檔案信息能夠發揮巨大的作用。但是，我國對于建立學籍檔案的數字化起步較晚，大多數的檔案管理工作仍然沿用傳統的人工管理模式。因此，建立全新的數字化檔案管理工作是社會發展的必然要求。通過知網系統對老年的檢索，共有數30000余份跟老年有關的記錄；通過“老年教育”一詞的檢索，總共有2516條記錄；通過對“學籍檔案管理”的檢索，只有一萬篇相關文獻；通過對“學籍檔案數字化”的檢索，發現有256篇論文；而對“老年教育學籍檔案數字化”的搜索，我們并沒有發現有關文獻。我國關于老年教育學籍檔案數字化建設領域的研究仍處于空白。這也表明，我國對老年教育學籍檔案不夠不重視。

二、老年教育學籍檔案現狀

隨著我國社會經濟的不斷發展，人們的生活水平不斷提高，老年人的關愛問題也逐漸受到社會各界人士的關注[1]。隨著老齡人口的逐年增加，我國逐漸進入了老齡社會，老年人教育逐漸興起。但是由于我國老年教育的起步比較晚，我國關于老年教育領域的研究比較匱乏，老年教育學籍檔案管理仍沿用著傳統人工管理方式，在管理方式上仍存在著一些問題。

傳統的學籍檔案管理流程一般為：各個院系形成相對應的紙質學籍檔案材料，由學校的教學秘書按照不同的培養層次進行匯總并整理成檔案卷宗之后，再分別轉交給相關部門，由各個部門對檔案進行審核、簽字、蓋章，移交給學校的檔案室，最后由檔案室進行統一編號歸檔保存。這種管理模式只能在學生畢業相關數據收集齊全之后，才能正式對檔案進行整理，以保證數據的準確性及完整性。但是，在這種傳統的管理模式中，工作任務都是由人工完成，很容易出現信息丟失等問題。傳統的目錄式檔案管理以及紙張保存學籍的方式，不利于信息的調取。在需要相關信息的時候，耗費了大量的時間和人力進行查閱，在這一過程當中，還容易發生檔案的破損或信息的遺失等現象[2]。隨著我國市場經濟的不斷發展，學生在進行國際文化交流、出國深造、移民，以及國內的就業單位文憑核實、報考碩士等方面，都需要出具學籍檔案材料來證明其真實性和可靠性[3]。

據統計，在我國高校檔案管理中，使用次數最多的就是學籍檔案，而這種過度的查詢和利用檔案，加快了紙質學籍檔案材料的損壞程度，不利于對檔案的管理。隨著時間的推移，原始的紙質學籍檔案材料容易收到室溫、環境、保存手段等因素的影響，不利于檔案的保存工作[4]。

三、老年教育學籍檔案數字化建設中存在的問題

（一）成人教育視角

首先，管理模式滯后。在“互聯網+”的新時代，大部分針對老年人教育的學籍檔案管理都認識到了信息化的重要性，并積極地采用數字化學籍檔案管理模式。我國老年教育學籍檔案管理的信息化建設總體水平仍處于起步階段，部分學籍檔案管理工作仍舊沿用傳統的人工檔案管理模式。這種工作模式勞動量大，工作效率不高，準確率也偏低，信息完整度較差。

其次，管理制度不健全。我國并沒有形成一套系統、科學的成人教育學籍檔案管理制度。針對成人高等教育工作而制定的檔案管理規定，僅僅是在學校現有的規章制度上加以改編。但是，成人教育的學籍檔案管理存在特殊性。我國各大成人高校的教育學籍管理制度內容不盡相同，在很多的地方存在明顯的漏洞。

再次，管理隊伍素質有待加強。由于家庭、教育人士以及老年人本身對學籍檔案管理工作的重視不夠，導致校內檔案管理隊伍的綜合素質參差不齊。這不僅表現在檔案工作人員的配置上，而且大部分的工作人員沒有經過系統的培訓，沒有相關意識，導致一些工作人員的操作出現違規行為，嚴重制約了成人教育學籍檔案管理事業的發展。

第四，服務功能弱，缺乏必要的審查監督機制。在當代成人教育學籍檔案管理中，存在不同程度的重收集整理而輕開發利用的傾向，使得原有檔案資料難以開發出新的檔案資源，而這種被動式的服務和不求效益的觀念嚴重阻礙了檔案功能的發揮。因缺乏相應的檔案審查監督機制，學校不重視學籍檔案管理，在進行學籍檔案管理過程中，工作人員只是簡單地對學籍表格進行下發和回收工作，并沒有對所填寫的資料進行檢查和審核。因此，我國的老年教育學籍檔案管理工作普遍出現檔案材料雜亂不實的現象，降低了檔案可信度。

（二）老年教育視角

在老年學籍管理中，普遍存在形式化的陋習。因為管理人員以及家庭人員的意識不高，年輕人工作壓力巨大，教師以及家人沒有足夠重視老年教育學籍問題。

隨著老年教育人數的激增，傳統的檔案管理方式已經無法適應現代社會發展需求，繁瑣的工作程序以及工作量的激增，導致了工作人員容易出現工作上的紕漏。就我國目前的老年教育情況而言，學籍檔案管理的信息化程度不夠，嚴重影響了我國老年大學學籍檔案管理工作的順利進行。

管理學籍檔案的工作人員的積極性低下。學籍檔案管理人員受教育程度普遍偏低，在思維意識上仍停留在傳統觀念里面，對于工作內容的定位不準確，對工作一味地求快，態度不認真。他們只是簡單地對信息的錄入，而關于詳細的老年學生信息檔案卻沒有相關記錄，導致學籍檔案管理信息化程度較低、檔案信息的缺失或不完整等。

（三）終身教育視角

終身教育是指人們在一生當中所接受的各個階段教育的總和。它既包括學校教育、社會教育，也包含了正規教育與非正規教育。終身的這一特性，導致數字化老年教育學籍檔案管理的過程中，存在學生謊報學籍信息的情況；部分學生的學籍信息不完整，信息采集難度偏大，相關工作人員無法對其進行嚴格的審查，嚴重違背了檔案數字化建設準確性、真實性的原則。

四、老年教育學籍檔案數字化建設的優化路徑

（一）增強檔案管理意識

這要求強化檔案管理人員、學生、社會人員對《檔案法》的認知，增強人們對學籍檔案管理工作的認識，糾正人們對檔案管理存在的偏見，培養人們自覺收集、保存、利用檔案的觀念，使我國公民正確認識到檔案管理的重要性；通過對相關的檔案管理人員的專業培訓，在培訓的經費、設備、庫房建設等方面給予支持，改善檔案管理工作人員的工作條件，調動工作人員的積極性和主動性，促使我國學籍檔案管理事業整體水平得到提高。

（二）制定一套切實可行的學籍檔案管理體系

老年教育學校可將校園網絡作為管理運行的環境載體，在學校內鋪設健全的學生學籍檔案信息管理系統，并設置相應的修改權限，將老年教育學籍檔案管理工作系統化。在檔案管理的過程中，老年教育機構的領導層與學籍檔案管理人員應該仔細學習《檔案法》關于檔案管理的條例和規定，增強對學籍檔案收集、管理、保存、利用的相關法律意識，結合自己的實際情況以及社會的實際需求，采用切實可行的學籍檔案數字化管理模式，形成一套規范化的老年教育學籍檔案管理體系。

（三）提高數字化管理隊伍素質

在新世紀，建設新型的學籍檔案管理模式涉及到許多新的知識、技術，加強檔案管理隊伍的綜合素質是建立檔案數字化管理的必要條件。因此，學校應該鼓勵現有學籍檔案管理人員提高管理中的應變能力，以適用學籍檔案信息化、網絡化的實際需求。同時，學校也應借鑒國外一些先進的檔案管理經驗，設法引進既懂學籍檔案管理業務，又具備學籍檔案數字化管理系統開發與維護能力的高級人才，打造一支具有綜合管理能力的精干的學籍檔案數字化管理隊伍。

（四）加大檔案審查力度

為了保證我國學籍檔案管理工作的質量，首先要確保工作的質量，即學籍檔案質量。在進行檔案歸檔管理過程中，我們不僅需要認真審查學生的學籍問題以確保檔案材料的真實、完整、規范，而且應當由教育主管部門定期對學校的檔案管理進行檢查，及時糾正學校在學籍檔案管理過程中出現的問題。檔案管理的工作人員則必須嚴格按照學校或教育部門頒發的相關條例或法規，明確工作人員的責任。管理部門可將其納入到工作人員的目標管理考核當中，真正確保教育學籍檔案的質量。

[1]徐葉黎,鐘秀梅.基層檔案室紙質檔案數字化工作的實踐探討[J].山西檔案,2015,(5).

[2]代麗丹.淺論社區老年志愿者檔案機制的建立[J].山西檔案,2016,(1).

[3]陳淑香.新時期高校檔案信息數字化建設面臨的問題及對策[J].山西檔案,2016,(1).

[4]許敏.高校檔案數字化的原則及安全控制[J].山西檔案,2015,(1).

G270

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1005-9652（2017）03-0087-03

（責任編輯：虞志堅）

羅軍濤（1970-），男，江西南昌人，江西廣播電視大學講師，研究方向：教育管理。