大數據時代高校校友檔案的建立與開發利用

郎文香

（安徽科技學院黨委（校長）辦公室綜合檔案室，安徽鳳陽233100）

大數據時代高校校友檔案的建立與開發利用

郎文香

（安徽科技學院黨委（校長）辦公室綜合檔案室，安徽鳳陽233100）

校友檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校的一筆寶貴財富。校友檔案的研究起步晚、基礎弱，最早出現有關校友檔案研究的文章是在2008年。鑒于此，文章以大數據時代為背景，闡述建立與開發利用高校校友檔案的重要意義及如何建立與開發利用高校校友檔案，為今后在實踐中建立和開發利用高校校友檔案提供理論參考。

大數據；校友檔案；建立；開發利用

高校校友檔案主要是指高校各類在校生、應往屆畢業生在校期間及畢業后形成的對本人、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。校友檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校的一筆寶貴財富。胡錦濤同志曾講道：“人才資源是第一資源，而校友資源是學校最富饒的人才資源”。校友檔案詳細記錄了校友在校期間及畢業后的發展情況，因此，可以通過校友檔案挖掘校友資源。建立和利用好校友檔案，無論是對校友本人成長還是對高校發展都具有重要的現實意義。

有關高校校友檔案的研究起步晚、基礎弱。最早出現有關校友檔案研究的文章是在2008年。在中國知網上，以校友檔案為關鍵詞，共檢索到10篇文章；以高校校友檔案為關鍵詞，共檢索到1篇文章；以高校和校友檔案為關鍵詞，共檢索到2篇文章。經過統計，除去重復的文章，共計檢索到11篇文章。史健[1]、王婷婷[2]、陳慧蘭[3]等對高校校友檔案的建立及校友價值的開發利用進行了論述。然而，在當今大數據時代這個特殊的背景條件下，如何建立與開發研究高校校友檔案的文章尚未刊載。

隨著大數據時代的來臨，人們的思維和管理方式也發生了變革，數據量大、類型繁多、速度快、時效高等是這個時代的特點。在此時代背景下，新的數據開發、數據分析、統計技術等手段不斷涌現，這給高校校友檔案的建立和開發提供了新的契機。本文以大數據時代為背景，就建立和開發高校校友檔案的重要意義及如何建立和開發高校校友檔案進行詳細闡述，為今后在實踐中建立和開發高校校友檔案提供理論參考。

一、建立與開發高校校友檔案的重要意義

(一)建立與開發高校校友檔案可以促進母校硬件設施建設

高校校友檔案對校友在校學籍及畢業后的發展情況進行了詳細記錄，通過校友檔案開發校友資源，有利于促進母校硬件設施的建設。國外的一些著名大學，“校友捐贈”已成常態。在我國也有很多校友事業成功后回饋母校的例子，例如，2010年，葉惠全校友捐贈1000萬元人民幣修繕暨南大學經濟學院大樓，2011年，清華大學100周年校慶時，由校友捐資興建的新清華校史館落成開放。

（二）建立與開發校友檔案有助于促進母校教育工作、師資隊伍建設和科研水平的提高

通過查閱校友檔案，可以了解校友在踏出校門后的突出成就，可聘請優秀的校友回校擔任客座教授、兼職教授或研究生導師等。此外，校友中一些成功的企業家會通過建立專項資金的方式支助母校的教育工作。例如，2015年，阿里巴巴集團董事局主席馬云為母校杭州師范大學捐款1億元人民幣，設立了“杭州師范大學馬云教育基金”。[1]因此，通過校友檔案挖掘校友資源，有助于促進母校教育工作和師資隊伍建設。

建立和開發校友檔案有助于促進母?？蒲兴降奶岣?。一方面，可以聘請在科研等學術領域有所建樹的校友為母校相關領域的廣大師生員工作學術報告，為國家基金、省基金等項目申報“問診把脈”；另一方面，高?？梢酝ㄟ^校友資源與該地的企業尋求產學研合作，從而促進科研水平的提高。

(三)建立與開發校友檔案有助于促進大學生就業

建立和開發校友檔案，挖掘校友資源，是促進大學生就業的一種重要渠道。一方面，由校友主管的單位，在畢業季校友可以帶著所需崗位返校，舉辦專場招聘會，在同等條件下校友一般會優先考慮母校畢業生，為畢業生提供就業崗位或實習基地。同時，不定期召集企業中優秀的校友回母校作講座，可以幫助畢業生選擇就業方向，明確就業目標。另一方面，校友中的成功企業家可以建立校友專項基金，支助畢業生創業。例如，2016年，由浙商創投、紫金港資本等校友企業發起的“浙大紫金港未來創新母基金”啟動，擬在未來5年內達到120億元的規模，以支持校友創業。

（四）建立與開發校友檔案有助于提高母校的知名度

母校知名度的提高來自于兩個層面：一是母校本身辦學實力的增強；二是來自于校友及社會媒體對母校的宣傳。通過校友檔案持續跟蹤、關懷校友，增強校友對母校的認同感，校友才能對母校進行大力宣傳。校友對母校的宣傳通常有以下幾種方式：一方面，校友可以通過母校的宣傳影片對母校進行宣傳；另一方面，優秀校友本身的發展情況也是對母校很好的宣傳，增強了社會對該校辦學實力的認可。其實校友對母校的感情及關注，本身也是校友對母校宣傳的一種方式。校友對母校的宣傳，擴大了母校在國內外的知名度和影響力，為母校的招生就業、人才引進等打下堅實的基礎。[2]

(五)建立與開發校友檔案為畢業生走向社會提供可靠憑證

校友檔案是母校與校友之間溝通的紐帶，為校友今后的發展提供強有力的憑證材料。學生在考進大學時，高校就開始建立學生在大學期間的學籍檔案，包括招生錄取大表、學生登記表、學生學籍卡、學生成績表等材料。在校生學籍檔案為校友畢業后走向社會提供直接的現實材料，例如，學生出國留學、考研升學或入伍當兵，都需要出具畢業生在校期間的成績表或招生錄取大表等材料。所以，建立和完善校友檔案為畢業生今后走向社會提供了可靠憑證。

二、大數據時代高校校友檔案的建立

（一）強化建立高校校友檔案的意識

校友是一面鏡子，其在社會中發展的好與壞，與母校的知名度和影響力息息相關。因此，對校友步入社會后的發展情況，母校要進行適當跟蹤，必要時給予適當的幫助。而建立和完善校友檔案則是關心和幫助校友的一個重要渠道。在國外許多知名高校非常重視校友檔案工作，專門成立校友檔案部門。在國內專門成立校友檔案部門的高校還很少，在校生學籍檔案通常和教學檔案一起歸檔保存，而畢業生畢業后的信息資料歸檔保存的也是少之又少。因此，建立高校校友檔案的意識要進一步強化。一是要積極爭取領導對校友檔案的重視；二是把與校友檔案相關的學科納入到大學生公共選修課中來；三是通過大學生的班主任或輔導員不定期召開主題班會，對大學生進行校友檔案思想教育，通過校友檔案教育工作，讓大學生真正意識到校友檔案的重要性，而不是到畢業后留學、考研等需要時才會想起檔案。

(二)加強人員隊伍建設及資金投入

高校校友檔案的建立離不開人、財、物的投入。是否有強大的人員隊伍建設及充足的資金投入，關系到高校校友檔案能否順利建立。例如，校友檔案數據庫的建立，尤其是畢業生成長檔案數據庫的建立，都需要有一支既熟悉檔案業務又懂得現代化管理技術的人員隊伍和充足的經費作保障。再有，校友資源的開發，檔案管理系統的利用與維護等，無一不需要人員的參與及經費的投入。所以，要高度重視建立高校校友檔案所需的人員隊伍建設及資金投入。

（三）建立校友檔案數據庫

高校校友檔案主要包括在校生學籍檔案和畢業生成長檔案兩部分[4]。建立在校生檔案數據庫可以參照《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》進行分類和整理，具體內容主要包括學生入學時的招生錄取大表、學生登記表、學生學籍卡、學生成績表、學生獎懲、畢業信息等材料[3]。在大數據時代背景下，下面的材料也應歸檔：反映大學生在校期間參加重要活動或畢業時班級（院系）的經典照片、視頻；參加各種級別比賽獲得的證書、獎杯、獎牌；申請實用新型專利或發明專利獲得的證書及其他科研成果；參加其他活動獲獎的電子作品等。

畢業生檔案數據庫可以參照《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》中的檔案分類法，校友檔案可按下面的方法進行編目：一級目錄為教學（JX），二級目錄19表示校友畢業后的各類材料，根據需要可設三級目錄。傳統校友檔案要進行數字化掃描，并將所有電子目錄、掃描全文、視頻等錄入到校友檔案管理系統中，以便保存、檢索利用。畢業生檔案數據庫具體內容主要包括：畢業生步入社會后的聯系方式，尤其是固定電話和電子郵箱；工作后的豐富工作經驗或創業經驗；具有重要影響的創作作品、論文著作、專利及其他重要成果；參加各種活動獲獎的榮譽證書及獎杯、獎牌的照片；參加重要社會活動的照片；校友回饋母校的各種材料，例如，校友對母校的捐贈，回學校做學術報告等。

三、大數據時代高校校友檔案的開發與利用

（一）大數據時代高校校友檔案的開發

在校生學籍檔案的開發相對容易一些，主要通過高校檔案館（室）的專職檔案人員及教務處、招生與就業處、各教學學院（部）的兼職檔案人員等對學生在校期間的信息資料進行收集整理。畢業生走向社會后分布在五湖四海，對其信息的收集難度較大，也是開發完善校友檔案的難點所在。建立和完善高校校友檔案中的畢業生成長檔案通常有以下幾種方式：一是專門成立校友辦公室；二是充分發揮輔導員、班主任的聯絡員作用，聯系各地校友；三是成立片區校友聯誼會，定期走訪校友、開展活動；四是建立校友的專門網站，網站內容要豐富，包括設計互動、增加BBS留言及聯系我們等模塊；五是要利用高校的校慶日，邀請校友回母校參加校慶，從而收集校友信息；六是通過學校的論壇、QQ群、微信群等聯系各地校友，特別是著名的校友；七是在校舉行的大型研討會，邀請該專業的杰出校友參加研討。

（二）大數據時代高校校友檔案的利用

傳統的校友檔案查找利用主要是通過手工目錄檢索。在當今大數據時代背景下，數據量大、速度快、時效高等是這個時代的特點。以手工目錄檢索為主的查找檔案方式顯然已不適應時代的發展，這就需要開發校友檔案資源管理系統。

傳統的校友紙質檔案和照片等可以通過掃描成電子版存儲到計算機上，然后將電子目錄及掃描的全文錄入到校友檔案資源管理系統中，而新形成的電子文件、照片或視頻等可通過文檔一體化方式自動歸檔到校友檔案資源管理系統。在校友檔案資源管理系統中，通過輸入關鍵詞，就可以查找相關的檔案信息。檔案管理員在該系統后臺通過授權，校友通過網絡登錄母校的校友檔案資源管理系統就可以在異地查找自己的學籍檔案等相關信息[4]。由此可以看出，校友信息資源管理系統的開發利用，一方面保護了傳統的校友紙質檔案，減少其磨損程度；另一方面節省了時間和空間，提高了校友檔案的查找利用效率。

四、結語

綜上所述，筆者認為，為了更好地建立和開發利用高校校友檔案，挖掘校友資源，一是要充分認識建立和開發高校校友檔案的重要意義；二是要切實增強建立高校校友檔案的意識；三是要加強人員隊伍建設和資金投入；四是要有開發利用高校校友檔案的工作方案，只有做好以上幾點才能使高校校友檔案工作取得更大的成效。

[1]史健.高校校友檔案的建立與管理研究[J].中國外資,2014，(4):267-267.

[2]王婷婷,汪建武.高校校友檔案價值與建設新探[J].蘭臺世界,2010，(11):54-54.

[3]陳惠蘭.建立高校校友檔案管理體系為校友工作服務[J].科技創新與應用,2012，(21):299-300.

[4]程術兵.基于校友檔案管理與利用研究[J].蘭臺世界,2015,(17):76-77.

Establishment and Development of University Alumni Archives in the Era of Big Data

LANG Wen-xiang
(Anhui Science and Technology University,Fengyang 233100,China)

Alumni archive is an important part of archives in universities,and is the precious wealth.Alumni archive was researched lately,and the foundation of research was weak,the first reports of alumni archival research was in 2008.In view of this,based on the big data era as the background,the significance of the establishment and development of university alumni archive was elaborated in detail and how to establish and develop university alumni,the establishment and development of university alumni archive can provide theoretical reference for the future in practice.

big data;alumni archives;establishment;development

G647.24

A

1009-3583（2017）-0172-03

2017-05-03

郎文香,女，遼寧葫蘆島人，碩士，安徽科技學院黨委（校長）辦公室綜合檔案室館員，主要研究方向為高校檔案管理。

（責任編輯：徐國紅）