醫院科研檔案的網絡管理平臺建設

文 / 邱名金

醫院科研檔案的網絡管理平臺建設

文 / 邱名金

醫院科研檔案網絡管理平臺建設可以提高檔案管理效率，在促進醫院科研工作中發揮出重要作用。醫院科研檔案網絡管理平臺的建設內容包括數字化管理平臺、信息數據庫、官方網站等。為了促進醫院科研檔案事業的發展，使檔案管理網絡管理平臺建設達到新的水平，醫院需要采取一定的保障措施，包括安全策略的落實、訪問權限的設置、領導層認識的到位等。

醫院科研檔案；網絡管理平臺；數字化管理

醫院科研檔案真實記錄了醫院的科研成果以及日常科研活動，對于促進醫院的創新發展至關重要。在傳統檔案管理模式下，由于時間與空間的限制，醫院科研檔案很難發揮出最大價值。隨著互聯網技術及信息技術的快速發展，醫院科研檔案網絡管理平臺建設成為一個重要的研究課題。

一、醫院科研檔案網絡管理平臺的優勢

在當前的檔案領域，醫院科研檔案是一種較為特殊的檔案形式。由于只限定在醫院科研活動的范圍內，醫院科研檔案并不像其它檔案那樣有著廣泛的用途。但是對于醫院來說，醫院科研檔案包括科研活動中的文字、圖片、影像、數據資料等，依然有著較高的保存價值。這些原始記錄能夠為醫學研究提供理論和實踐上的依據。醫院科研檔案主要有五種類型：醫院在開展病理分析中的實驗資料、醫學技術的專利證明和轉讓資料、醫生及科研人員在國內外公開發表的專著與學術論文、各項基金課題資料、已被鑒定的相關科研成果等[1]。

傳統的醫院科研檔案管理模式主要依靠人工方式進行管理，不但效率低下，出錯的概率也非常高，這也影響到該類型檔案管理的長足發展。目前，醫院科研檔案的網絡管理平臺建設引起了各大醫院的重視。我國三甲及以上醫院，已經有86%開始進行醫院科研檔案網絡管理平臺建設，并將其納入到醫院信息化建設的戰略中，取得了較好成效[2]。由于過去很長一段時間內，醫院科研檔案都是用書面資料形式進行保存，難以進行信息資源共享，跟不上檔案開放管理的發展步伐。而通過網絡管理平臺進行醫院科研檔案管理，能改變傳統意義上的管理形態，突破時間和空間的限制，充分利用互聯網為相關人員提供檔案信息服務，使醫院科研檔案管理更加高效、快捷。此外，醫院科研檔案數字化還能有效優化檔案管理結構，為醫院節省物理儲存空間，降低檔案遺失的風險，促進醫院科研檔案的可持續發展。

二、醫院科研檔案網絡管理平臺的構建

在醫院科研檔案網絡管理平臺建設的過程中，由于每一所醫院的具體情況不同，所以網絡管理平臺的建設內容也有所差異。醫院應結合自身實際，按照相關的標準構建具有自身特色的網絡管理系統。

（一）構建醫院科研檔案的數字化管理平臺

數字化管理平臺建設是醫院科研檔案信息化發展的基礎，在功能上負責檔案信息數據的錄入、檢索、備份、修改以及刪除等工作。在醫學科研活動中會產生較多的文字信息和資料，這些數據都需要專人進行錄入，以實現數字化轉換。但相對于以前的手工錄入來說，當前的技術可以使用高速掃描儀或者其它采集設備進行快速錄入，使文字信息資料的采集水平達到一個新的層次。此外，醫院還可以通過備用服務器、光盤等備份方案，使醫院科研檔案得到更加準確、及時、妥善的歸檔。在網絡數據庫、磁介質載體等模式下，醫院科研檔案管理的安全性大為提高，有效延長了檔案壽命。醫院科研檔案數字化管理平臺的使用者主要是醫院檔案管理人員，出于系統安全及從業者的素質考慮，我們在構建該平臺的過程中，需要做好一定的安全預防措施，防止病毒入侵以及檔案數據被隨意篡改。

一是加強硬件設施的建設。醫院科研檔案數字化管理平臺的硬件主要有服務器、計算機、網關設備、儲存介質等，其中最重要的就是服務器建設。服務器承擔著系統運行的重任，要有良好散熱性、防塵性、防潮性；承載架要有一定的避震功能，可以進一步提高服務器的機械強度，實現抗電磁干擾[3]。服務器還要配備UPS不間斷電源，即便在突發性停電的情況下，也能維持一定時間的運轉。還有漏電保護、過載保護等功能都是服務器建設不可或缺的環節。無論是服務器、計算機，還是網關設備、儲存介質，都應對熱插拔進行支持，從而確保系統應用具備連續性。硬件的電源、接地設施、信息通訊路線、網絡接口等，都應設計好電磁兼容模式和防雷措施，進一步提高硬件的安全性。

二是加強軟件建設。醫院科研檔案數字化管理平臺本身就是一個軟件系統，在軟件建設中，要強化數據庫建設。一般來說，在軟件制造商選擇方面，醫院應盡量使用品牌度高、口碑好、售后服務強的軟件公司產品，確保該平臺的安全運行。此外，醫院科研檔案數字化管理平臺應支持在線無干擾升級，即便在升級時也能正常使用。軟件系統還應具備較強的開放性和兼容性，可以支持多形態的主機系統，使醫院科研檔案網絡管理平臺能夠融入到醫院一體化管理系統中。

三是正確使用防火墻。在網絡安全問題層出不窮的情況下，維護系統安全刻不容緩。防火墻就是一項被大量采用的防護措施。在當前的服務器防護措施中，防火墻無疑是一種具備經濟性、有效性、實際性的措施，但它并非萬能。網絡安全現象時刻在動態變化，而防火墻只是一種靜態措施。為了提高醫院科研檔案管理平臺的安全性，我們在采用防火墻的同時，還應結合其它防護措施，使檔案管理平臺的安全性達到一個新的層次。

（二）構建醫院科研檔案的信息數據庫

數據庫是維系醫院科研檔案管理平臺正常運轉的核心。在醫院科研檔案管理平臺建設中，一些原始的文字、圖片、視頻等檔案將實行數字化轉換，存入數據庫內。這需要制定嚴格的紙質資料數字化轉換制度，采取有效的技術手段，以確保數字檔案信息的完整性和真實性。數字檔案的信息數據管理主要有數據庫環境管理、檔案目錄管理、檔案分類管理、卷宗密級管理等，有著嚴謹的工作流程，包括建庫、掃描、處理、交接、備份等，都是信息數據庫建設不可缺少的環節[4]。當前的數據掃描方式一般是光電掃描，速度快、信息覆蓋全面。但它掃描出來的數據文件較大，需要進一步壓縮并轉換格式，以符合數據庫儲存標準。例如，word文檔在掃描之后，可以轉換成PDF格式，更適合數據庫保存，而一些影像資料則應采取壓縮的手段，盡量降低數據信息所占的容量。

從總體上看，醫院科研檔案信息數據庫的構建主要有以下幾種類型。一是課題項目數據庫，用于儲存醫學科研的各項課題信息，包括申請人名字、課題編號、課題名稱、立項時間等。通過的每一項課題都應及時歸檔，存入課題項目數據庫。二是醫學專著及學術論文數據庫，用于儲存科研人員及其他醫護人員公開發表的各類專著論文信息，包括作者名字、刊物名稱、發表時間等。三是專利證明和轉讓資料數據庫，用于儲存本院的科研專利和技術轉讓信息，包括新技術名稱、實驗資料、技術協議書、專利名稱及編號、申請人、批準時間等。四是已鑒定的科研成果數據庫，用于儲存本院已鑒定完成的各項科研成果信息，包括科研成果編號、名稱、鑒定時間、應用內容等。

（三）建立醫院科研檔案官方網站

醫院科研檔案網絡管理平臺信息傳播的最有效形式，就是通過官方網站建設，實現對外開放，形成強大的服務鏈路覆蓋，方便相關用戶的查詢，不斷提高檔案信息查詢服務的質量[5]。醫院應本著“簡單易用、美觀大方、功能齊全”的原則，建立起實用性較強的醫院科研檔案官方網站，加入用戶注冊、信息流轉、檢索查詢等功能，在確保檔案管理安全的前提下，實行人性化服務策略，使官方網站成為醫院科研檔案網絡管理平臺強有力的配套措施。網站設計要充分考慮到醫院科研檔案的保密性、真實性、專業性，要注重人機交互體驗，發揮出界面友好的特色，各項信息服務應用到位，確保用戶能夠準確、快捷地通過醫院科研檔案網絡管理平臺查詢到所需的信息，促進醫院科研檔案管理的可持續發展。

三、醫院科研檔案網絡管理平臺的安全保障

醫院科研檔案網絡管理平臺建設是一項長期而系統的工程，為了使該平臺建設順利完成并安全運行，需要采取一定的保障措施，主要包括安全策略的落實、訪問權限的設置、領導層認識的到位等。

（一）充分落實安全策略，提升網絡管理平臺的安全性

醫院科研檔案網絡管理平臺建設需要采取一定的安全策略。首先，系統開發要采用最新、可靠的網絡安全技術，以強化網絡管理平臺的安全性。網絡安全是醫院科研檔案管理平臺開發運行的基礎，但是解決這一問題較為困難。醫院需要建立起一支專門負責網絡安全技術研究的隊伍，從根本上解決網絡管理平臺的安全問題。其次，系統開發要配套嚴格、規范的醫院科研檔案管理制度，無論是歸檔、保密，還是儲存、查詢等制度，都需要以檔案信息安全管理為前提，從制度上確保網絡管理平臺的運行安全。最后，要構建良好的防護環境和監督環境，為檔案系統運行建立起最后一道防線，例如，醫院保衛科可以對平臺運行的安全監控、系統管理員設置重要主機的防護密碼等。

（二）設置必要的訪問權限，使系統安全得到有效保障

雖然“檔案資源共享”是醫院科研檔案網絡管理平臺建設的核心目標，但是這種共享并非是無限制的。為了保障醫院科研檔案的有效管理，我們需要對相關用戶的訪問權限進行設置。只有具備一定的權限才能訪問該范圍內的信息。這種分級保護是行之有效的系統安全保障措施。在醫院科研檔案網絡管理平臺建設的過程中，我們應按照實際情況，給各類用戶設置相應的訪問權限。例如，系統管理員可以設置成最高權限，醫院領導及檔案管理人員次之，一般醫護人員的訪問權限最低。此外，我們還要按照系統訪問權限的不同，設置檔案資料下載、復印等相關權限，實時跟蹤每一份檔案的實際利用情況，進一步保障檔案管理系統的安全。

（三）提高醫院領導層的認識

醫院科研檔案網絡管理平臺建設需要得到醫院領導的高度重視。領導層應正確認識到該類型檔案管理的網絡管理平臺建設能夠促進醫院的長遠發展，并及時納入到醫院整體發展戰略中，充分發揮出醫院科研檔案的積極作用。領導層還要加強醫院科研檔案網絡管理平臺建設的投入力度，包括基礎硬件投入、軟件開發投入、人才配備投入等。檔案信息化發展是一項長期的變革工程，目前有一些醫院的檔案管理人員在思想上并未完全接受，依然習慣采取傳統管理模式[6]。從信息化的角度看，這給醫院科研檔案網絡管理平臺建設帶來了一定影響。因此，醫院領導層要做好科學的人才配備，強化本院檔案管理人員的信息化業務培訓，有效提升醫院科研檔案網絡管理水平。

[1]朱紅娟.淺談醫院檔案信息化建設中的問題與對策[J].檔案管理,2016(4):88-89.

[2]潘峰,叢玉梅.加強三級甲等綜合性醫院的檔案管理[J].中國檔案,2017(7):76-77.

[3]金愛芳.數字化技術在醫學檔案管理中的應用對策[J].山西檔案,2015(1):76-78.

[4]浦曉雯,夏開建,張軍朝.基于大數據驅動的醫院檔案管理數據分析方法與應用決策[J].山西檔案,2016(5):78-80.

[5]張愛曾.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].檔案管理,2015(6):91.

[6]陶水龍.大數據視野下檔案信息化建設的新思考[J].檔案學研究,2017(3):93-99.

（責任編輯：虞志堅）

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1005-9652（2017）05-0065-03

邱名金（1988-），女，海南澄邁人，海口市中醫醫院助理館員，研究方向：人事檔案管理。