城鄉(xiāng)建設(shè)檔案整理技術(shù)的比較

文·杜錦

城鄉(xiāng)建設(shè)檔案整理技術(shù)的比較

文·杜錦

進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國建設(shè)工程事業(yè)發(fā)展迅速。城鄉(xiāng)建設(shè)是一項系統(tǒng)化的工作，也存在較大的難度，為了使城鄉(xiāng)建設(shè)具備科學(xué)有效的數(shù)據(jù)信息支撐，做好城鄉(xiāng)建設(shè)檔案整理工作非常重要。檔案整理，是將歷史原貌的維護(hù)作為基礎(chǔ)目標(biāo)，進(jìn)一步在檔案實踐管理工作當(dāng)中，將零散形成的文件通過檔案整理，構(gòu)建起有效的歷史聯(lián)系，進(jìn)一步為相關(guān)建設(shè)工作提供必要的檔案信息支持[1]。近年來，在網(wǎng)絡(luò)信息逐步發(fā)展的背景下，城鄉(xiāng)建設(shè)系統(tǒng)的檔案整理工作也逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)電子方向管理。為了提高檔案整理管理的質(zhì)量，有必要關(guān)注一下檔案整理技術(shù)的應(yīng)用。

一、檔案整理技術(shù)的主要內(nèi)容分析

在城鄉(xiāng)住房建設(shè)工作當(dāng)中，檔案整理非常重要的一項工作，對于檔案工作人員來說，在日常檔案工作開展過程中，需要了解檔案整理涉及的技術(shù)，并掌握相關(guān)技術(shù)內(nèi)容。

（一）全面整理技術(shù)內(nèi)容

全面整理指的是在檔案整理過程中需從全方位角度考慮，對與檔案相關(guān)的所有內(nèi)容進(jìn)行整理，因此也稱之為全過程整理。全面整理工作的開展需具備一定的條件，即一相關(guān)企業(yè)或機(jī)構(gòu)的檔案工作健全；二相關(guān)企業(yè)或機(jī)構(gòu)的檔案工作能夠順利、有序地開展；三在未進(jìn)行系統(tǒng)化處理的檔案中較為適用[2]。比如部分沒有通過系統(tǒng)化處理的歷史檔案，又比如企業(yè)或者機(jī)構(gòu)在檔案工作開展不順利的情況下，又存在一定數(shù)量的沒有通過系統(tǒng)化處理的檔案等，在上述情況下便可以采取全面整理技術(shù)，從而確保檔案整理工作的優(yōu)化及完善。

（二）局部整理技術(shù)內(nèi)容

局部整理指的是針對現(xiàn)已收入檔案室，雖然通過系統(tǒng)化處理，但是仍舊存在不合格的情況，針對這部分不合格的檔案進(jìn)行局部整理。嚴(yán)格意義來說，局部整理主要針對不合格的部分檔案采取修正、調(diào)整措施，可以讓檔案得到完善，避免檔案不合理問題的出現(xiàn)，比如：缺失、片面、遺漏等等[3]。從檔案整理實際工作來看，局部整理可以在一定程度上節(jié)省檔案整理的工作量及時間，并達(dá)到完善檔案的目的，最終使檔案信息得到有效保護(hù)。

（三）指導(dǎo)性整理技術(shù)內(nèi)容

我國相關(guān)法律條例中，明確指出檔案部門有必要在檔案整理工作中實施指導(dǎo)性整理措施，以此使歸檔文件的質(zhì)量得到有效保障，同時使檔案管理的要求得到有效滿足。嚴(yán)格意義上來講，指導(dǎo)性整理是由文書或者業(yè)務(wù)部門進(jìn)行的，由檔案部門相關(guān)工作人員針對歸檔文件進(jìn)行指導(dǎo)性整理。指導(dǎo)性整理在全面整理和局部整理層面上看，具有補(bǔ)充的特征，能夠進(jìn)一步使檔案整理得到完善。值得注意的是，指導(dǎo)性整理人員需具備豐富且專業(yè)的理論知識及技巧能力，從而確保能夠完全勝任此項工作。

二、檔案整理技術(shù)的類型及比較分析

上述分析，讓我們對檔案整理技術(shù)涉及的內(nèi)容有了一定的了解。在網(wǎng)絡(luò)信息逐步發(fā)展的背景下，現(xiàn)代檔案整理工作也轉(zhuǎn)向了電子整理，因此進(jìn)一步涵蓋了元數(shù)據(jù)檔案整理和非元數(shù)據(jù)檔案整理兩大技術(shù)類型。

（一）檔案整理技術(shù)類型

1.元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。在元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的應(yīng)用下，可應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)，使“電子政務(wù)”得到有效實現(xiàn)，進(jìn)一步使“電子政務(wù)平臺”成為日常行政管理的基本工具。對于元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)來說，能夠使文件實體整理和檔案歷史聯(lián)系整理實現(xiàn)有效分離，進(jìn)而使檔案整理體現(xiàn)出多元的特點(diǎn)。

2.非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。從我國檔案管理工作來看，非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，指的是檔案實體整理和檔案歷史聯(lián)系整理相互分離的一種檔案整理技術(shù)。可以使檔案歷史聯(lián)系的多維化得到有效實現(xiàn)，最終形成由文件的實體結(jié)合與檔案歷史聯(lián)系的記錄兩種物質(zhì)實體共同構(gòu)成檔案。

（二）檔案整理技術(shù)比較

一方面，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)和非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)比較，有一定的共同點(diǎn)，即均需要遵循尊重歷史的原則，并實現(xiàn)文件實體整理以及檔案歷史聯(lián)系整理技術(shù)的分離。另一方面，從兩種檔案整理技術(shù)的不同來看，隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用，同時隨著自動化的發(fā)展，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)要比非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)高。但是，從我國發(fā)展元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)來看，存在較多的阻礙因素，因此有必要將部分元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的高自動化要求舍棄，在不改變檔案工作機(jī)制的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步促進(jìn)電子檔案文件與實物混合的管理方式。總而言之，不能簡單地以計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用程度為依據(jù)，對檔案整理技術(shù)的長短進(jìn)行判斷。

由于在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)發(fā)展的背景下，我國城鄉(xiāng)房屋建設(shè)過程中利用元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的情況較多，因此以元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)為例，在城鄉(xiāng)房屋建設(shè)檔案整理工作過程中，便可以積極開展業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā)，從前期檔案登記備案到對檔案接收、檔案查閱等進(jìn)行驗收；與此同時開展統(tǒng)一平臺建設(shè)，使業(yè)務(wù)全過程在一個系統(tǒng)中展現(xiàn)出來，從而隨時能夠掌握建設(shè)工程各業(yè)務(wù)工作在哪些環(huán)節(jié)、人員管理范疇，進(jìn)一步了解檔案進(jìn)展情況[4]。此外，還可以構(gòu)建檔案服務(wù)中介微信群或QQ群，各單位建設(shè)檔案交流微信群或QQ群，及時上傳各類文書表格范本，實現(xiàn)在線咨詢等業(yè)務(wù)，并進(jìn)一步充分利用互聯(lián)網(wǎng)、電話、短信、函件等形式提供審批項目的受理、咨詢、送達(dá)等服務(wù)，從而提升檔案整體服務(wù)水平。

檔案整理的技術(shù)內(nèi)容主要有全面整理、局部整體以及指導(dǎo)性整體等，在實際檔案整理工作開展過程中，會涉及元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)和非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的選擇。通過分析研究，發(fā)現(xiàn)元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)更適合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息時代的發(fā)展。因此，在城鄉(xiāng)房屋建設(shè)工程開展過程中，可以利用元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，提高檔案整理工作的質(zhì)量，進(jìn)一步促進(jìn)城鄉(xiāng)房屋建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。

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[1]趙春苗.檔案整理技術(shù)的比較研究[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2014，08:245.

[2]張葆霞，岳玲玲.現(xiàn)代檔案整理技術(shù)的判斷標(biāo)準(zhǔn)[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2013，18:127-129.

[3]熊豆豆.高校檔案整理存在問題及對策[J].中國檔案，2016，01:54-55.

[4]周曉梅.全新視角下的檔案整理認(rèn)識[J].中外企業(yè)家，2015，36:170.

（作者單位：濱州市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局）