新時期背景下事業單位會計檔案管理問題與對策

文/王 磊

新時期背景下事業單位會計檔案管理問題與對策

文/王 磊

隨著科技的發展，信息技術的發展越來越完善，深入到各行各業。事業單位也適應時代的發展引進了信息技術，這讓事業單位的各項工作實現了信息化，大大簡便了單位的工作，會計檔案管理在使用了信息技術后，對信息的收集、整理和分析都得到大幅度的提高。但是，在新的會計環境下，還要進一步加快會計檔案管理的信息化進程，這樣才能適應時代的發展

每個單位都會建立自己的檔案，事業單位也不例外，檔案是用來記錄單位的各個方面，比如，人事、會計等，通過檔案可以了解單位過去的變遷和人事的變動，通過對變遷和變動的了解可以對單位的演進提供參考和單位組織改革提供基礎。其中的會計檔案是從單位的財務方面記錄單位的發展過程，由于財務工作涉及到單位的各個方面，所有會計檔案是事業單位在改革和發展中不可缺少的參考條件。

一、事業單位會計檔案管理面臨的新時代背景

1.檔案管理工作的意義發生變化

以前，我國對事業單位的財務管理方式是所有的資金有國家統一調撥和管理，到如今，這個狀況發生了改變，改變的原因是因為經濟的轉型進入了市場經濟和國家出臺了一系列的有關事業單位的整改方案，在這樣的環境下事業單位的財務環境必然也發生改變，改變的具體表現是：首先，事業單位的財務不再是全部由國家統一的調配和管理；其次，對于事業單位來說，由于國家不在全部負責單位的財務調配，這使得單位要進一步發展，只有實現財務上的自主和自理。這使得單位的會計檔案在單位的發展中起到巨大推動作用，使得會計檔案的管理具有了巨大的意義。

2.檔案管理工作的方式發生變化

隨著科技的發展，信息技術的發展越來越完善，深入到各行各業。事業單位也適應時代的發展引進了信息技術，這讓事業單位的各項工作實現了信息化，大大簡便了單位的工作，會計檔案管理在使用了信息技術后，對信息的收集、整理和分析都得到大幅度的提高。但是，在新的會計環境下，還要進一步加快會計檔案管理的信息化進程，這樣才能適應時代的發展。

二、事業單位會計檔案管理存在的問題

1.檔案管理工作人員的職業能力有待提高

會計檔案管理工作在新的時代環境下和新的科技技術下有了新的要求，首先，要能為單位的管理和發展提供全面的、詳實的資料；其次，對于信息技術要能靈活應用。這就使得檔案管理人員要對會計工作的各個方面有所了解，同時能應用信息技術對檔案資料進行收集、整理和分析。然而，現在的檔案管理人員依然依靠過去的管理方式對會計檔案進行管理，沒有真正認識到會計檔案的特殊性，也沒有擁有對會計檔案進行分析的能力。并且，沒有真正認識到在新時代會計檔案管理的真正意義，這就要求提高會計檔案管理工作人員的工作能力。

2.檔案管理工作模式有待創新

檔案管理就是對檔案進行收集、整理和保存的過程。目前，對會計檔案的管理，依然是按照傳統的以月、季度和年為周期進行管理，這樣出現會計工作已經進行完了，所對應的會計檔案資料卻沒有送到會計檔案管理方面，造成會計資料的滯后，會造成一些會計工作的誤差所產生的問題，不能通過檔案進行核查。為了避免類似的問題產生，就要對會計檔案的管理進行創新。

三、新時期加強事業單位會計檔案管理的對策

1.更新會計檔案管理思想意識

信息時代的到來，讓信息的管理、保存和轉存的形式發生了改變，信息技術讓信息的傳輸快速化、準確化、標準化，信息的保存和轉移有過去的紙質媒介轉變為電子檔案和電子媒介，對于會計檔案的管理思想意識都要隨之改變，這對會計檔案信息的利用有重大意義，與此同時，對于檔案管理工作人員來說，要根據實際情況的需要改變過去的工作模式，不斷的提高自己的綜合素質，以保證能適應現代化的管理。對單位來說，要根據時代的要求，引進先進的會計檔案管理技術，用于實現對舊制度進行完善改革，讓新技術來帶動工作效力和效益的進步。新技術的引用，要有相應的工作理論和模式的建立，這就要對舊的工作理論和模式進行改革，實現用新的思路來解決問題，提高會計檔案管理的層次。

2.實現會計檔案管理的現代化

隨著計算機技術的普及，為會計檔案現代化管理的實現提供了基礎條件。通過計算機實現了對電子檔案的智能化管理，比如通過計算機進行自動的分類、編輯和統計。通過計算機的附屬設備掃描儀可以把紙質媒介上的文字、圖像等轉化為電子數據，大大加快了數據信息的傳遞。通過互聯網平臺連通，讓電子信息跨地域共享得到實現。這樣，對會計檔案進行管理時，不需要像傳統的管理方式費時、費力、費財，只需通過計算機、網絡和信息平臺就可以實現信息的收集和保存。這里要特別提出的是會計檔案的標準化和規范化是一個長期持續的過程，不能要求一步到位，要有長期堅持的心理準備。并且，會計檔案管理的現代化不能只依靠檔案局進行，要全單位都要了解檔案管理的規定，并依據規定進行資料的編制，從而加快標準化和規范化。

3.提高會計管理人員的素質

事業單位的財務管理工作在科技發達的今天，也隨著社會的發展進入了電子時代，比如，會計電算化等，會計檔案管理也相應的進入了電子時代，并實現了檔案信息的網絡資源共享。檔案管理方式的改變，讓檔案管理人員也要根據實際需求進行改變，具體的改變方法可以通過參加新技術和業務的培訓用于改變對檔案管理的觀念和提高對檔案管理的能力，并且要把培訓的內容應用到實際工作當中去，做到理論聯系實際，是具體工作中提高會計檔案信息化能力。會計檔案管理人員還要不斷的加強其他的素質，比如，業道德素質、業務素質及思想素質，還要對自身的權利和職能深刻和正確理解。這是因為作為會計檔案管理人員在工作中要保證自身的客觀公正。會計檔案的特性是專業性和廣泛性，專業性所針對的是會計的專業，而廣泛性是因為會計工作覆蓋了單位的方方面面，這些特性對檔案管理人員提出了要求，檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業技能，還要有足夠的知識廣度，以便讓會計檔案管理工作能科學、順利的進行。

綜上所述，在社會、經濟和科技高速發展的今天，事業單位也在改變和發展，這是事業單位進行加強會計檔案管理的前提，同時，也是發展進步的結果。在這樣的環境下，工作人員首先要清楚社會發展的趨勢，其次要對自身的職責有深刻的認知，然后，更要根據實際情況改變工作觀念。還有就是計算機已經成為了人們日常生活的一部分，要認識到計算機在工作中的作用，積極的學習、引入并利用計算機技術，用于提高工作效率。但是，對于傳統紙質媒介不能完全的拋棄，要使二者有機結合，用于保障工作的順利進行。

（作者單位：陜西科學技術館）