加強軌道交通工程檔案現場管理的實踐與思考

張 駿/杭州市地鐵集團有限責任公司

軌道交通工程文件材料來源眾多，其中最主要的文件材料來源是勘查、設計、施工、監理單位。如杭州地鐵1號線項目文件材料總量為22122卷，其中勘查、設計、施工、監理四大類參建單位形成的文件材料數量占其中的86%。可見，做好各參建單位檔案管理工作，是軌道交通工程檔案管理的重中之重。如何做好軌道交通工程檔案管理，筆者結合實際工作提出，首次工地例會是軌道交通工程檔案現場管理的第一步，并作如下分析。

1 軌道交通工程檔案管理特點分析

在軌道交通工程各類參建單位中，咨詢服務單位和勘查、設計單位形成的文件材料類型比較統一，管理相對容易。而施工和監理單位的檔案管理與前幾類單位相比，難度要大得多，具體表現在：

一是施工、監理單位文件材料來源廣、種類多、數量大。如施工單位形成的文件材料有管理資料、技術資料、測量和監控資料、材料資料、質量檢查和驗收資料等；監理單位形成的文件材料有施工管理資料、安全控制資料、質量控制資料、進度控制資料、造價控制資料、驗收資料等。二是施工、監理人員能力、素質參差不齊，各單位對檔案工作重視程度差異較大。加上現階段施工、監理單位人員流動程度較勘查、設計單位更大，檔案人員變動愈加頻繁，導致各施工、監理單位檔案管理水平波動很大。三是施工、監理現場辦公環境和辦公條件相對惡劣，檔案保管條件較差，導致文件材料原始質量容易受影響。四是大型項目分標段數量龐大，分布面積大。以杭州地鐵為例，所涉土建工程部、安裝工程施工部、監理部等單位近100家，近期三期項目開工后數量還要翻一番。這些項目部和監理部分散在全市各個區、縣，管理難度極大。

2 檔案人員參與首次工地例會的必要性

為做好施工、監理單位的檔案管理工作，必須加強相關單位檔案的現場管理。實踐表明，做好首次工地例會檔案交底，就是檔案現場管理重要的第一步。《杭州地鐵工程現場安全質量管理規定》（杭地鐵工程〔2014〕70號）規定：“工程開工前，業主代表應及時組織召開第一次工地會議。公司相關部室應提前向勘察、設計、施工、監理、監測等單位宣貫公司的各項管理制度。施工、監理單位分別介紹現場組織管理機構。監理單位說明監理內容，明確程序要求及監理例會制度。”

檔案人員參加首次工地例會的必要性體現在以下三個方面：其一，首次工地例會參會單位比較齊全，勘查、設計、施工、監理、第三方監測等項目單位負責人都到會，通過一次會議，能向所有的相關單位進行檔案工作宣貫。其二，首次工地例會參會單位人員管理層級較高，按照要求應是項目負責人，因此檔案工作宣貫的對象包括項目經理、總工、總監、總監代表等，而不僅僅是資料、檔案人員，這樣有利于各單位重視檔案工作引起并布置落實。其三，有利于建設單位檔案管理人員在項目初期參建單位剛進場時就和各單位負責人互相熟悉，盡快建立工作聯系。

3 首次工地例會檔案交底的主要內容

一是向各單位告知杭州地鐵集團工程檔案管理體制、歸口管理部門和檔案人員的聯系方式。

二是明確檔案工作交底的對象。檔案交底應該面向各參建單位，不僅針對施工項目部、監理部，還針對勘察、設計單位和第三方咨詢單位。強調勘察、設計單位在建設過程中的檔案工作職責，除了要提交勘察成果和施工圖，還要提交建設過程中的技術聯系單、設計變更文件、施工圖更改資料等，這些也同樣是勘察、設計檔案的組成部分。

三是要求各單位內部應建立工程檔案管理組織架構。施工、監理項目部應指定一名領導（項目經理、副經理或總工）負責檔案工作，按標段配備專職檔案資料員，并保持人員相對穩定；勘察、設計單位項目部也應按線別配備專職檔案資料人員；檔案人員變動時應該做好工作交接。

四是要求各參建單位參照建設單位的工程檔案管理辦法，并結合本單位合同工作內容，建立本單位工程檔案管理規章制度。

五是向各單位告知杭州地鐵項目工程檔案管理適用的標準、規范和管理制度。包括：《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）、《城市軌道交通工程檔案整理標準》（CJJ/T180-2012）、《杭州市城市軌道交通工程檔案歸檔范圍》（杭建辦發〔2011〕576號）、《杭州市地鐵集團地鐵建設工程文件歸檔管理辦法》（杭地鐵〔2014〕133號）等。

六是向各單位告知杭州地鐵工程劃分的依據和標準，下發規定資料編制統一格式的工程文件統一用表。

七是要求各單位建立檔案室，配置檔案工作設施、設備。建設過程中各類來往文件、技術文件，包括設計、施工、監理都應及時收集、制作目錄清單，并裝盒裝柜、妥善保管。

八是向各單位告知文件歸檔套數要求，即分別向建設單位、市城建檔案館和運營單位提交一套竣工檔案，同時還應提交一套符合進館要求的電子檔案（包括竣工圖）。電子檔案可以在紙質文件整理完成后掃描，并符合建設單位和市城建檔案館的要求。

九是向各單位告知文件材料歸檔時間要求，即在單位工程驗收后三個月內完成各單位工程文件的編制和移交歸檔工作。

十是告知各單位根據杭州地鐵集團的結算支付管理辦法，竣工文件的移交完成情況跟結算支付掛鉤，不僅是施工、監理單位，包括勘察、設計單位的結算支付也跟工程檔案工作有關。在每筆合同工程后期的結算支付時，合同管理部門都會征求檔案管理部門的意見，檔案管理部門具有一票否決權。

十一是告知各單位檔案工作的檢查指導貫穿項目整個建設過程。檔案管理部門既對各參建單位進行檔案專項檢查，還會參加集團組織的質量安全大檢查，檔案工作的檢查情況也在全線全網質量安全檢查通報中予以反映。

十二是要求施工單位預留足夠套數的新施工圖，工地現場可以使用復制版本，以滿足竣工圖編制套數的需要。

十三是明確關于工程文件材料管理的具體要求，如文件材料歸檔范圍明細、文件制成材料的要求、文件簽署的要求、收集和預整理的要求、工程影像材料的要求等，考慮到首次例會的參會人員多為項目、監理部主要管理人員，這些內容可以簡略敘述，也可以在后期對檔案人員的專項交底中再予以宣貫。

4 首次工地例會交底應注意的事項

首次工地例會涉及建設單位各專業部門，交底內容繁多，留給檔案部門的時間也十分有限。檔案人員應該在會前充分做好準備，將各項要求形成系統化的PPT演示稿和文字材料，在會上演示PPT并在會后將文字材料發放到各單位相關人員手中，以提高宣貫的針對性和效果。檔案人員應該熟悉各類工程文件內容，特別對各類型參建單位在以往工程文件、檔案形成、管理方面存在的問題要心中有數，便于在會上強調重點并答疑解惑。